Zarządzanie wirtualnym zespołem

 Zarządzanie wirtualnym zespołem
W dobie praktycznie nieograniczonej komunikacji z całym światem, coraz częściej spotkać się można z tworzeniem wirtualnych zespołów projektowych, składających się z osób pochodzących z różnych państw, często i różnych kontynentów. Zarządzanie takim zespołem to nie lada wyzwanie, bywa, że członkowie wirtualnych zespołów nigdy nie spotykają się twarzą w twarz, ich kontakt ogranicza się wyłącznie do rozmów telefonicznych, czatów, maili, telekonferencji. Jak efektywnie pracować w takim zespole?

Tworząc wirtualny zespół projektowy należy szczególnie silną uwagę zwrócić na istotne różnice istniejące pomiędzy jego członkami. W grę wchodzą chociażby takie problemy, jak bariera językowa, odmienność kulturowa, czy nawet praca w różnych strefach czasowych. Do zarządzania takim zespołem należy odpowiednio się przygotować. Oto kilka najważniejszych działań:

Poznanie się – zdając sobie sprawę, iż zespół będzie pracował wyłącznie wirtualnie, bardzo ważne jest wzajemne poznanie się wszystkich członków. Dlatego też podczas pierwszych spotkań lider zespołu powinien opowiedzieć o sobie i poprosić o to samo pozostałe osoby. Bardzo ważne jest, aby jak najwięcej rozmów odbywało się w formie telefonicznej lub wideokonferencji. Czaty i maile są wygodne i szybkie, ale nie pozwalają właściwie poznać człowieka, wiele na przykład można wyczytać z tonu głosu lub mimiki twarzy.

Zaufanie – brak rzeczywistych spotkań zespołu utrudnia nawiązanie kontaktu, a przez co również i zyskanie zaufania w oczach współpracowników. Ważne jest więc ustalenie jednej platformy komunikacyjnej, na której umieszczone będą wszystkie wytyczne odnośnie projektu: czas realizacji, terminy, obowiązki poszczególnych osób itd. Pracując w przejrzysty sposób, można uniknąć posądzeń o niewywiązywanie się z obowiązków, niewłaściwe podejście do pracy. Dzięki temu zespół będzie mógł sobie zaufać.

Motywowanie – wiele osób ma barierę przed wypowiadaniem się w wirtualnym świecie. Niektórzy mają problem z prowadzeniem rozmowy z osobą, której nie widzą przed sobą, wiedząc ponadto, że inni jej słuchają. Lider takiego zespołu powinien zachęcać nieśmiałe osoby do działania, prowadzić z nimi indywidualne rozmowy telefoniczne, a podczas spotkań całego zespołu zadawać im pytania, by zmusić do mówienia i przełamania bariery.

Integracja – to, że zespół jest wirtualny, nie oznacza, że jego członkowie nie mogą lepiej się poznać, a nawet zintegrować. Zadaniem lidera wirtualnego zespołu jest umiejętne prowadzenie spotkań, wprowadzanie do nich luźnych tematów rozmów, których w multikulturowym zespole na pewno nie zabraknie.

Wirtualny zespół projektowy to specyficzny, aczkolwiek coraz bardziej popularny model współpracy. Podczas pracy w takim zespole szczególnego znaczenia nabierają umiejętności miękkie pracowników, jak empatia i budowanie relacji. Ogromne znaczenie odgrywają także wykorzystywane narzędzia komunikacji. Najlepszym rozwiązaniem są te, maksymalnie skracające dystans pomiędzy członkami zespołu, jak wideokonferencje i rozmowy telefoniczne.

Źródło

4pm.pl