Złe i dobre nawyki kierownika projektu

Istnieje kilka czynności, które są tylko z pozoru ważne dla procesu zarządzania projektem. Wydają się one ważne ale tak naprawdę nie są:

  • E-mail – ile czasu dziennie spędzasz na wysyłaniu e-maili? Może nawet do kilku godzin. Ciągle narzekamy na ilości e-maili, które wysyłamy i odbieramy, ale tak naprawdę podoba nam się to. Możemy usiąść przy biurku, pić kawę, wyglądać na zajętych i czuć, że coś osiągnęliśmy.
  • Papierkowa robota – wykonywanie papierkowej roboty to druga czynność, która wydaje się ważna. Wypełnianie formularzy itp., zabiera dużo czasu, ale nie powinniśmy pozwolić, aby pochłonęło większą część naszego dnia.
  • Spotkania - niektóre firmy przesadzają z ilością spotkań, tak jakby jedna osoba nie była w stanie podjąć decyzji, więc do przedyskutowania tego zaciągają 5/6 osób. Czasem warto zaoszczędzić ten czas i podjąć niektóre decyzje samemu.
  • Przesada ustalonych procesów – Niepotrzebne procesy, które ktoś ustalił lub same się pojawiły. Czasami ludzie, działy a nawet firmy będą podążały za ustalonymi procesami, tracąc rozsądną perspektywę.


Na czym w takim razie powinien się skupić kierownik projektu?

  • Czy projekt zostanie zakończony na czas? - Zamiast czytać emaile i chodzić na niepotrzebne spotkania, spotkaj się z ludźmi odpowiedzialnymi za wykonanie najważniejszych zadań projektu. Sprawdź status projektu, zapytaj jakie przeszkody napotkali, które mogą opóźnić projekt.
  • Czy projekt mieści się w budżecie? - Przejrzyj raporty finansowe. Czy wszystko mieści się w budżecie? Jeśli nie, jest to ważny obszar, którym należy się zająć.
  • Czy projekt jest wciąż potrzebny? - Zawsze pamiętaj aby sprawdzać czy projekt jest wciąż potrzebny w firmie. Projekty, które zajmują dużo czasu mogą stać się niepotrzebne. Strategia firmy może się zmienić co wykluczy potrzebę wykonania projektu.
  • Czy udziałowcy są zadowoleni i poinformowani? - Zadaniem kierownika jest upewnienie się, że udziałowcy są poinformowani i zadowolenia, muszą wiedzieć co dzieje się w projekcie, łącznie ze złymi wiadomościami.


Źródło

www.projectmanager.com