Wsparcie komunikacji projektowej

pixabay.com
pixabay.com
Rosnąca w szybkim tempie liczba realizowanych w firmach projektów, coraz częściej czyni koniecznym wdrażanie usprawnień w komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Wymuszane jest to także przez zawiłość prowadzonych projektów, do realizacji których zaangażowanych zostaje coraz więcej osób z różnych działów. Dlatego też niezbędne okazują się nowoczesne narzędzia informatyczne, dzięki którym można sprawniej zaplanować harmonogram prac i na bieżąco go realizować. Oto najważniejsze etapy wdrożenia narzędzi informatycznych, odpowiedzialnych za usprawnienie komunikacji przy projekcie.

Pierwszym i jednocześnie najważniejszym etapem wdrażania narzędzi informatycznych, który determinuje całe ich późniejsze działanie, jest zdefiniowanie problemu. Tylko dobrze znając problem można znaleźć odpowiednie rozwiązania. Na tym etapie, już po poznaniu kluczowego problemu, należy również wskazać osobę odpowiedzialną za wdrożenie nowego narzędzia. Najczęściej jest to pracownik działu IT, który wespół z najbardziej zainteresowanymi, krok po kroku realizuje kolejne etapy.

Etap drugi to rozpoznanie potrzeb kierowników projektów i pozostałych osób znajdujących się w zespole projektowym. Jest to równie ważny etap, gdyż tylko poznanie potrzeb osób bezpośrednio zainteresowanych wdrażanym narzędziem może w przyszłości przynieść oczekiwane rezultaty. To właśnie kierownicy projektu będą na co dzień korzystać z nowego rozwiązania, dlatego też warto wsłuchać się w ich sugestie i życzenia. Na tym etapie poznaje się również specyfikę projektu. Należy pamiętać, że im bardziej zawiły projekt, tym bardziej profesjonalnego narzędzia będą potrzebować kierownicy, aby móc sprostać wszystkim wymaganiom.

W kolejnym etapie, po wcześniejszym zbadaniu możliwości finansowych, można przejść do badania rynku w celu znalezienia najbardziej odpowiadającego potrzebom produktu. Analiza dostępnych narzędzi jest istotna, zarówno pod kątem ich funkcjonalności i adekwatności do przedsiębiorstwa, jak i ceny. Mając już wybrane narzędzie warto jeszcze przed jego ostatecznym wdrożeniem przeszkolić pracowników, którzy jako pierwsi będą mieli styczność z nowym programem. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych błędów podczas korzystania z narzędzia oraz zmniejszy opór pracowników wobec wprowadzanych zmian.

Po wdrożeniu następuje ostatni etap, czyli wsparcie powdrożeniowe, do którego zalicza się dodatkowe szkolenia dla pracowników, dostosowywanie narzędzia do wewnętrznych potrzeb firmy, naprawę błędów i utrzymywanie licencji. W praktyce jednak etap ten jest często pomijany, co wynika z kilku powodów, na przykład z braku zabezpieczonych na ten cel funduszy lub zwyczajnej niewiedzy osób odpowiedzialnych za wdrożenie o istotności tych elementów.

Wdrażając narzędzia informatyczne, mające na celu usprawnienie komunikacji podczas realizacji projektu, warto pamiętać, iż to oprogramowanie ma być dostosowane do potrzeb osób z niego korzystających, a nie na odwrót. Ta zasada powinna przyświecać wszystkim osobom odpowiedzialnym za wdrażanie nowych narzędzi informatycznych w firmie.

Źródło

4pm.pl