Udany projekt wymaga skutecznej komunikacji

 Udany projekt wymaga skutecznej komunikacji
Zazwyczaj główną przyczyną niepowodzeń projektów jest brak zaangażowania kadry zarządzającej oraz samych uczestników. Tymczasem, na sukces projektu ogromny wpływ ma również właściwie prowadzony proces komunikacji pomiędzy pracownikami. Zapewne w wielu firmach znaleźć by można przykłady projektów, które nie zostały zrealizowane tylko dlatego, że osoby za nie odpowiedzialne nie potrafiły się skutecznie porozumieć. A do sukcesu potrzeba tak niewiele.

Zgodnie z wynikami raportu The Standish Group International, tylko 32% projektów kończy się sukcesem. Aż 44% projektów kończonych jest po wielkich trudach, często z dużym opóźnieniem, przekraczając budżet. 24% projektów wcale nie zostaje zrealizowanych, zostają zwyczajnie zawieszone w trakcie realizacji i już nigdy się do nich nie wraca. Bardzo dużą odpowiedzialność za te liczby ponosi niewłaściwa komunikacja pomiędzy uczestnikami projektu. Aby więc zmienić ten stan rzeczy warto przestrzegać kilku podstawowych zasad komunikacji w zespole projektowym.

Jedno miejsce do przechowywania dokumentów i komunikowania

Komunikacja mailowa wcale nie jest najlepszym rozwiązaniem podczas realizacji projektów. Często wymagają one bardzo intensywnej wymiany informacji, która prowadzona jest pomiędzy wieloma uczestnikami. W wyniku tego bardzo łatwo wpaść w chaos komunikacyjny, przeoczyć ważną informację, bądź też włączyć w konwersację osoby do niej nieupoważnione. Ponadto, przesyłanie wielu plików w załącznikach maili nie jest wcale wygodnym rozwiązaniem. Dlatego też warto pomyśleć nad jedną platformą komunikacyjną, udostępnianą wszystkim zaangażowanym w projekt, wyposażoną w miejsce zapisywania plików. W Internecie nie brakuje takich rozwiązań, wystarczy tylko wybrać taką platformę, która najbardziej spełni oczekiwania zespołu.

Indywidualne preferencje dotyczące komunikowania

Każdy zespół projektowy ma indywidualne potrzeby komunikacyjne. Aby je spełnić należy wspólnie wypracować plan komunikacyjny, w tworzenie którego zostaną zaangażowani wszyscy członkowie zespołu. Być może wyda się to stratą czasu, jednak poświęcenie kilku chwil na opracowanie takiego planu otwiera drzwi do swobodnej i efektywnej komunikacji podczas całego projektu. Dobrze przygotowany plan komunikacji powinien określać między innymi: role poszczególnych członków zespołu, odpowiedzialność za wykonywane zadania, częstotliwość i sposób przeprowadzania spotkań, narzędzia komunikacji.

Klient członkiem zespołu projektowego

Uczynienie klienta członkiem zespołu projektowego jest bardzo dobrym pomysłem na usprawnienie i przyspieszenie prac. W ten sposób na bieżąco można się porozumiewać z klientem, odnosić się do jego uwag, wypracowywać wspólne rozwiązania, satysfakcjonujące obie strony. Co więcej, transparentność działań zmniejsza ryzyko niezadowolenia ze współpracy.

Te trzy proste kroki mogą zdecydowanie usprawnić proces komunikacji w zespole projektowym. Wskazane powyżej dane statystyczne wcale nie muszą być stałe, niewiele potrzeba, aby większość projektów mogła zakończyć się pełnym sukcesem.

Źródło

4pm.pl