Sztuka Negocjacji w Zarządzaniu Projektami

Na co powinien zwrócić uwagę kierownik projektu, kiedy jest zaangażowany w negocjacje podczas realizacji projektu?

Ciągłe zarządzanie ryzykiem i udziałowcami zależy w pewnym stopniu od zdolności kierownika do negocjacji z ludźmi, które doprowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Należy pamiętać, że zamierzony rezultat nie koniecznie jest najlepszym rezultatem, ale leży w granicy tolerancji, które zostały ustalone przed rozpoczęciem negocjacji.

Jako kierownik projektu można być przyzwyczajonym do zajmowania się zarządzaniem ograniczeniami ale też przeciwnymi sobie poglądami, agendami i interesami. Aby rozwiązać te konflikty często jesteśmy zmuszeni do negocjacji.

Zanim rozpoczną się negocjacje, spróbuj zanalizować swoją rolę – czy jest to:
  • Obserwator
  • Aktywny uczestnik, próbujący osiągnąć cel osobisty
  • Aktywny uczestnik, próbujący doprowadzić do zgody pomiędzy dwoma lub większą ilością uczestników


Istnieje wiele poglądów na temat negocjacji, ale osobiście polecam spróbować, kiedy to możliwe, utrzymać dobre relacje z uczestnikami negocjacji. Jeśli sytuacja nie jest bardzo ekstremalna, należy być świadomym faktu, że być może będziecie musieli pracować razem w przyszłości. Literatura często odnosi się to sytuacji win-win, w której obie partie są zadowolone z rezultatu, który może nie jest idealny.

Aby znaleźć punkt wspólnego zadowolenia, należy spędzić odpowiednią ilość czasu analizując różne poglądy zainteresowanych. Należy również wziąć pod uwagę autorytet, władzę i wpływy. Porozmawiaj lub spotkaj się z zaangażowanymi, spróbuj zrozumieć ich perspektywę. Im więcej informacji zbierzesz, tym bardziej pomoże ci to ustalić swoją pozycję i zrozumieć najbardziej prawdopodobne reakcje.

Należy również spędzić trochę czasu na analizę tego, jakie są wyższe i niższe limity tolerancji wokół negocjowanej pozycji. Bądź świadom twojego poziomu autorytetu i dowiedz się, gdzie możesz szukać dalszego pozwolenia, jeśli potencjalnie ustalona pozycja wymaga zgody z zewnątrz.

Weź też pod uwagę wpływ i konsekwencje niepowodzenia. Może to wpłynąć na czas, koszta i jakość i może wymagać interwencji sponsora.

Negocjacje są często długim procesem i zalicza się do nich planowanie, dyskusje, dopasowywanie, pertraktacje i zgodę. Zawsze formalnie poinformuj o zgodzie, na wypadek gdyby kiedyś została ona zakwestionowana. Bądź etyczny w negocjacjach i świadom wpływów kulturowych, które musisz wziąć pod uwagę.

Źródło

www.publictechnology.net