Sprawna obsługa korespondencji

Nadzór nad procesami przychodzącej i wychodzącej korespondencji jest jednym z zadań office managera. Alternatywnym rozwiązaniem w tym obszarze jest skorzystanie z działalności firmy zewnętrznej. Przedsiębiorstwa mają zróżnicowane potrzeby w zakresie obsługi korespondencji pocztowej. W biurach średniej wielkości o sposobie obsługi poczty decyduje office manager.

POCZTA PRZYCHODZĄCA

Aby sprawnie przyjąć pocztę przychodzącą, doręczaną najczęściej przez listonosza w godzinach porannych, należy wyznaczyć odpowiednią osobę i przygotować jej instrukcję prawidłowego postępowania z listami. Zajmowanie się korespondencją przychodzącą można powierzyć firmie zewnętrznej, co w niektórych przypadkach przyczyni się do przyspieszenia jej dostarczania. Wybierając outsourcing, biura oszczędzają na kosztach związanych z zatrudnieniem pracowników.

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

Każdy list nadawany przez poszczególnych pracowników powinien być pakowany przez nich samych i oznaczony trybem nadania. Jeżeli w grę wchodzi pakowanie korespondencji seryjnej, zbiera się ją w jednym miejscu do zapakowania. Jeżeli przedsiębiorstwo zadecydowało o pakowaniu samodzielnym, warto zastanowić się nad zakupem urządzenia kopertującego.

Mirosław Geneja, dyrektor ds. rozwoju w firmie Traffica mówi:

W zależności od skali wysyłek, ich powtarzalności, celowe jest zdefiniowanie sposobu pakowania i trybu nadania poszczególnych rodzajów wysyłek seryjnych, jak również stworzenie ogólnej procedury nadawania poczty. Przygotowanie książek nadawczych służących korespondencji rejestrowanej (paczki, listy polecone), można powierzyć pracownikom posiadającym rezerwy czasowe na pracę w skupieniu, w ramach wykonywanych obowiązków. Najczęściej zadanie to realizuje recepcjonistka, która w wielu przypadkach jest w stanie listy przygotować i nadać. Należy przy tym pamiętać, że wysyłanie pracownika na pocztę w czasie pracy – w środku dnia, jest rozwiązaniem nieefektywnym, narażającym m.in. na pokusę wydłużenia czasu wolnego, natomiast wysyłanie po pracy powinno być zrekompensowane w taki sposób, aby nie wpływało demotywująco na pracownika. Nie po to tworzone są plany motywacyjne, aby je w ten sposób podkopywać.

Należy też pilnować aktualności umów z pocztą. Zazwyczaj zawarcie czy aneksowanie umowy wymaga spełnienia wymaganych formalności i może potrwać kilka tygodni.

Kreując procedurę nadawania korespondencji, trzeba ustalić ostateczną porę przekazywania jej do recepcji, jak również określić zapasy minimalne i maksymalne dla kopert, papierów firmowych itp. W procedurze można określić narzędzia niezbędne do realizacji wysyłek (waga pocztowa, kopertownica, miara do określania wielkości przesyłek, cenniki i drugi pocztowe).

KORZYŚCI OUTSOURCINGU

W obsłudze korespondencji pocztowej świetnie sprawdza się outsourcing. Jest to rozwiązanie bardzo atrakcyjne pod względem ekonomicznym. Koszt usługi odbioru korespondencji z biura, wraz z jej przygotowaniem przez zewnętrzną firmę zaczyna się od stu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Problemem może być tylko brak zaufania co do bezpieczeństwa i wiarygodności firmy zewnętrznej, jednak, w analogicznej sytuacji, większość przedsiębiorstw nie ma oporów przed oddaniem rachunkowości do zewnętrznego biura rachunkowego, któremu powierza tajemnice przedsiębiorstwa i przekazuje dokumentację, za którą odpowiada przed organami kontrolnymi. Aby uniknąć konfliktowych sytuacji niewątpliwie warto jest przyjrzeć się firmie, z której usług chcemy korzystać, poczynając od sprawdzenia referencji. W okresie testowym można powierzyć jedynie jakąś część korespondencji, która nie wymaga specjalnej dyskrecji.

Źródło

Efektywna obsługa korespondencji pocztowej