Spotkania firmowe zakończone sukcesem

 Spotkania firmowe zakończone sukcesem
W trakcie spotkania biznesowego zauważasz potajemne ziewanie, nerwowe zerkanie na zegarek, ogólne zniechęcenie i znużenie wśród uczestników? Podlegli Tobie pracownicy nie wykazują jakiejkolwiek chęci do zaangażowania i aktywnego wzięcia udziału w spotkaniu? Jeżeli tak dzieje się w Twojej firmie, oznacza to, że podczas planowania spotkania, popełnione zostały błędy, których skutki są widoczne gołym okiem. Co więc należy wziąć pod uwagę, organizując firmowe spotkanie?

W pierwszej kolejności Ty, jako menedżer, odpowiadasz za właściwy dobór pracowników, którzy mają w spotkaniu uczestniczyć. Aby wyboru dokonać poprawnie, konieczne jest precyzyjne zaplanowanie tematu spotkania. Gdy już zostanie ustalony, z kilkudniowym wyprzedzeniem, poinformuj pracowników o spotkaniu i jego temacie, dając im tym samym możliwość merytorycznego przygotowania się.

Kolejny krok, który powinien być wykonany jeszcze przed samym spotkaniem, to sprawdzenie miejsca spotkania oraz tego, czy spełnia ono wszystkie warunki, aby przyjąć w nim pracowników. Wydaje się to być może dość oczywiste i błahe, jednak dla przebiegu spotkania ma kluczowe znaczenie. Ważne jest zapewnienie odpowiedniej ilości przestrzeni dla każdego uczestnika, umożliwienie sporządzania notatek, jeśli jest taka potrzeba, warto również zatroszczyć się o rzutnik i ekran. Dobrze jest, jeśli miejsce spotkania jest widne, najlepiej z dostępem do światła dziennego i świeżego powietrza. Tak zwana „gęsta atmosfera”, w tym przypadku spowodowana nieodpowiednimi warunkami, jest jedną z głównych przyczyn nieudanych spotkań.

Należy również szanować czas swój i osób zaproszonych na spotkanie. Organizując zebranie, należy określić jego ramy czasowe oraz delikatnie, aczkolwiek stanowczo zaznaczyć, iż spóźnienia nie będą mile widziane. Tego samego jednak musisz wymagać od siebie. Spóźniając się na spotkanie, które sam organizujesz, niepotrzebnie irytujesz pracowników, którzy od samego początku będą do Ciebie negatywnie nastawieni.

Już w trakcie spotkania staraj się, aby przebiegało ono zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Jako moderator dyskusji nie pozwalaj na zbytnie odbieganie od tematu, utrzymuj pracowników w skupieniu, a gdy zauważysz objawy spadku koncentracji, zrób kilkuminutową przerwę. Prowadź spotkanie tak, aby na jego końcu móc przedstawić konkretne wnioski. Dzięki temu pracownicy nie potraktują spotkania jako straty czasu, wręcz przeciwnie, wyjdą z niego w pełni usatysfakcjonowani, z pozytywnym nastawieniem na kolejne.

A gdy już wszyscy rozejdą się do swoich codziennych obowiązków, w spokoju odtwórz w pamięci przebieg całego spotkania, analizując każdy jego fragment. Zwróć uwagę na wszelkie niedociągnięcia, dzięki czemu kolejne, zaaranżowane przez Ciebie spotkania, staną się nie tylko efektywne i pożyteczne, ale także przyjemne.

Źródło

ark-doradztwo.pl