Skuteczna Komunikacja w Zarządzaniu Projektami

Jeśli chodzi o efektowną komunikację w projekcie, kierownik projektu musi pamiętać, że komunikacja musi być ciągła i włączać wszystkich uczestników projektu. Niektóre analizy muszą być przeprowadzone przed rozpoczęciem projektu, a niektóre procesy muszą ruszyć, aby zapewnić nieprzerwaną komunikację. Najpierw spójrz na aspekty organizacyjne. Czy organizacja ma już system komunikacji, na przykład wewnętrzny email lub codzienne krótkie spotkania? Jeśli nie pracowałeś nigdy dla tej firmy, porozmawiaj z członkiem zespołu i dowiedz się, czy mają jakieś rady lub uwagi.

Jednym ze sposobów na stworzenie różnych kanałów komunikacji jest równanie n(n-1)/2. Na przykład Susan, Joe i Samantha są w tym samym podzespole. Istnieją więc trzy kanały komunikacji. Jednakże, dodaj jeszcze jednego członka, Mateo, i powstaje sześć kanałów, a nie cztery, jak można mylnie założyć. 4(4-1)/2=6.

Zwróć uwagę na to ilu członków zespołu posiadasz i ile kanałów komunikacji tworzą. Jest to pomocne, ponieważ brak komunikacji może być powodem wielu błędów w projekcie. Na przykład – rozmowa toczyła się pomiędzy tobą a Matego na temat możliwości przyjścia nowego członka zespołu SME aby pomógł w IT, ponieważ zauważyłeś opóźnienie. Masz nadzieję, że pomoże to Mateo w wykonywaniu jego pracy, jednak on czuje się urażony bo uważa, że jest w stanie ją sam wykonać. Zamiast ci o tym powiedzieć, żali się Susan. Susan mówi o tym Joe i już po krótkim czasie każdy członek zespołu myśli, że nie wierzysz, że Mateo może wykonać swoją pracę bez pomocy. Nie taka była twoja intencja. Uważaj na kanały komunikacji i bądź zawsze świadom, że informacje rozprzestrzeniają się szybko i często są źle rozumiane.

Warto używać RACI (responsible, accountable, consulted, informed) – odpowiedzialny, skonsultowany, poinformowany. Metoda ta pozwala na zapewnienie, że przynajmniej jedna osoba zarządza każdą z kategorii i pomaga innym w zauważeniu ich roli w pomocy odpowiedzialnej osobie w wykonywaniu pracy. Pomaga to też w zapobieganiu komunikacji niepotrzebnej, która tylko przeszkadza.

Innym sposobem jest przygotowanie analizy udziałowców. (Pamiętaj, udziałowiec to każdy, na kogo projekt ma jakiś wpływ lub kto ma wpływ na rezultat projektu). Zrób kartę z listą udziałowców i prawdopodobnym wpływem, jaki będą oni mieli na projekt. Istnieje wiele sposobów na stworzenie mapy udziałowców. Pamiętaj aby nikogo nie pominąć.

Kolejnym sposobem na polepszenie komunikacji w sprawie problemów jest stworzenie diagramu szkieletu ryby. Pozwala on naszkicować problemy oraz ich powody. Pomaga to w procesie komunikacyjnym, ponieważ pozwala zobaczyć kto jest odpowiedzialny za rozwiązanie problemu.

Jeśli chodzi o komunikację na spotkaniach, pamiętaj aby mądrze zarządzać czasem. Pamiętaj też, że komunikacja to w dużej części słuchanie. Słuchaj uważnie podczas wszystkich spotkań – tych dużych i tych w cztery oczy. Zadawaj pytania, abyś w pełni rozumiał co druga osoba ma na myśli. Te narzędzia pomogą przyspieszyć i usprawnić komunikację w projekcie, co ma duży wpływ na sukces danego projektu.

Źródło

www.pmhut.com