Sekretarka i jej rola w podróży służbowej szefa

Przygotowanie podróży służbowej szefa jest jedną z ważnych ról jego sekretarki. To ona troszczy się o wybranie środków transportu, zarezerwowanie i opłacenie biletów podróżniczych, rezerwację hoteli, mając na uwadze preferencje szefostwa. Ponadto, uzgadnia ona miejsca i godziny wszystkich spotkań będących celem podróży, jak również przygotowuje pełną dokumentację niezbędną do przeprowadzenia tychże.

NA PRZEKÓR NIEPOWODZENIOM

Dokumentacja przygotowana przez sekretarkę powinna być ułożona w takiej kolejności, w jakiej następują po sobie spotkania; każde spotkanie to inny zestawdokumentów, nie powinno być w nim żadnych braków.

By zapobiec zgrzytom w komunikacji kulturowej (w wypadku podróży za granicę), sekretarka powinna zaczerpnąć informacji o aktualnej sytuacji danego kraju oraz jego kulturze. Do zadań sekretarki należy również troska o aktualny paszport lub wizę.

PODCZAS NIEOBECNOŚCI SZEFA

Sekretarka ma obowiązek zapisania wszystkich adresów i telefonów, pod którymi można szefa zlokalizować w wypadku konieczności skontaktowania się z nim. Przed wyjazdem jednak szef ustala, czego te konieczności mogą dotyczyć. Często asystentka dostaje od szefa zlecenie kontroli wykonywania wszystkich jego dotychczasowych nakazów.

Źródło

www.portaldlasekretarek.pl