Rozliczanie podróży służbowych w firmach transportowych

 Rozliczanie podróży służbowych w firmach transportowych
Podstawą działalności firm transportowych z branży logistyki są oczywiście podróże. Samochody dostawców nieustannie krążą, nie tylko po Polsce, ale również po Europie. Każda taka podróż generuje pewne koszty, które trzeba rozliczyć. Niestety, ilość rozwiązań opłacania płatnych odcinków dróg w Polsce jest ogromna, co zdecydowanie utrudnia pracę i kierowcom, i osobom odpowiedzialnym za rozliczenia w przedsiębiorstwach logistycznych.

Pomimo nałożenia na kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku ujednolicenia systemów opłat drogowych, taki jednolity system przez ostatnie lata nie został wypracowany. W związku z tym powszechne są sytuacje, w których podróżując przez kilka państw unijnych, w każdym z nich potrzebne są inne urządzenia pokładowe, w Polsce na przykład viaToll. Na szczęście istnieją rozwiązania tej problematycznej sytuacji, jakim są niespersonalizowane konto karty, służące do pokrywania kosztów przejazdów drogami płatnymi w elektronicznym systemie poboru opłat. Dla firm z branży transportowej i logistycznej to doskonałe rozwiązanie. Jak to działa?

Niespersonalizowane konto karty działają na zasadzie kont z odroczoną płatnością (post-pay), dzięki czemu nie jest wymagane gromadzenie przez użytkowników odpowiedniej ilości środków na koncie. Na potrzeby klienta tworzone jest saldo zawierające wykaz wszystkich podróży po płatnych odcinkach dróg, które należy uregulować do końca wyznaczonego w umowie terminu. Dzięki temu rozwiązaniu płatność można odroczyć nawet do 59 dni, w najbardziej korzystnych warunkach. Taka możliwość jest szczególnie istotna dla małych i średnich przedsiębiorstw, w których trudno zachować płynność finansową.

W przypadku niespersonalizowanych konto kart zadbano również o względy bezpieczeństwa. Karty są umieszczane w urządzeniach pokładowych i mogą służyć tylko i wyłącznie w celu dokonywania poboru opłat. Proces przebiega w pełni automatycznie, nie wymagając od kierowcy żadnego działania. Co więcej, w przypadku kradzieży lub zagubienia karty, wydawca nie obarcza użytkownika żadnymi konsekwencjami finansowymi. Żadna transakcja budząca wątpliwość nie jest wliczana do bilansu, czeka na wyjaśnienie ze strony użytkownika karty.

Posiadanie takiej karty zdecydowanie ułatwia również pracę przy rozliczaniu podróży służbowych. Na koniec ustalonego terminu wysyłane jest do firmy zbiorcze zestawienie wszystkich podróży odbytych płatnymi odcinkami dróg. Upraszcza to obsługę księgową i ogranicza biurokrację. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają również wgląd do konta poprzez Internet.

Źródło

nf.pl/manager