Powszechne problemy w zarządzaniu projektami

Projekt musi być dokładnie przebadany i zaplanowany, aby zdefiniować jego wielkość, cele, budżet i inne ważne elementy, zanim rozpocznie się realizacja projektu. W ramach realizacji mogą pojawić się różne problemy, które należy szybko i efektownie zlikwidować. Jeśli nie stanie się to szybko, może to negatywnie wpłynąć na projekt, a nawet doprowadzić do jego porażki.

W fazie planowania i badania, możliwe ryzyka powinny zostać przeanalizowane a rozwiązania powinny być zaplanowane wcześniej. Dzięki temu w razie wystąpienia takich problemów można szybko się nimi zająć.

Dodatkowo, wiele niespodziewanych problemów może się pojawić. Powinny one zostać zidentyfikowane i udokumentowane, a wykwalifikowani członkowie zespołu powinni znaleźć dla nich rozwiązania. Projekt powinien zostać podzielony na mniejsze moduły, dzięki czemu w razie pojawienia się problemów, mogą one zostać łatwo rozpoznane w każdym z modułów i niezależnie oraz efektywnie rozwiązane.

Inną ważna sprawa to członkowie zespołu, którzy powinni być wykwalifikowani i wytrenowani tak, aby sprostać wyzwaniom i wykonywać zadania im powierzone. Ich trening powinien być skończony na czas, to znaczy przed rozpoczęciem projektu. Inaczej mogą oni zapomnieć lekcje, w razie, gdy trening był przeprowadzony za wcześnie.

Innym problemem jest brak motywacji i zainteresowania u członków zespołu względem zadań im przeznaczonych. Morale są niskie, zainteresowanie spadło i nie chcą wykonywać swoich zadań. Obowiązkiem kierownika projektu jest motywowanie pracowników. Można obiecać im nagrody oraz chwalić ich kiedy dobrze wykonają pracę.

Kolejną sprawą jest słaba jakość wykonywanych zadań. Członkowie mogą być zbyt słabo wytrenowani, przez co nie są w stanie sprostać postawionym im wyzwaniom. Brak efektownej komunikacji to inny problem, często pojawiający się podczas realizacji projektu. Jeśli sponsor straci entuzjazm lub zainteresowanie może to zniszczyć projekt. Niezwykle ważne jest więc, aby utrzymywać dobrą komunikację ze sponsorem i dostarczać mu tygodniowe i miesięczne raporty.

Brak właściwego budżetu lub brak jasności przy definiowaniu i udokumentowaniu celów i odpowiedzialności może być poważnym problemem. Nie wiadomo wtedy jakich zasad należy się trzymać.

Powyższe problemy pomoże rozwiązać odpowiednie oprogramowanie, służące do zarządzania projektem oraz zorganizowany i wykwalifikowany kierownik projektu.

Źródło

www.pmhut.com