Portfolio Experience - podsumowanie

 Portfolio Experience - podsumowanie
Dzień 9 kwietnia 2014 na długo zapisze się w pamięci osób związanych z zarządzaniem portfelem projektów jako data pierwszego w Polsce wydarzenia ściśle zorientowanego na tematykę PPM i PMO. Tego dnia w Hotelu Bristol w Warszawie odbyła się pierwsza konferencja Portfolio Experience, organizowana przez firmę WHITECOM Project Experience.

Do czasu otwarcia konferencji o godzinie 9:00 przybyli prawie wszyscy zapisani uczestnicy, po kilku minutach dołączyli spóźnieni. W sumie przybyło 80 osób, łącznie ze speakerami. Choć może się to wydawać niewielką liczbą w porównaniu do innych wydarzeń związanych z zarządzaniem projektami, pamiętajmy, że były to osoby bezpośrednio związane z PMO i zarządzaniem portfelem projektów w swoich organizacjach, a ponad połowa z nich była menadżerami portfela projektów!

Prócz szczególnej tematyki, konferencja miała też dość wyjątkową formę – uczestnicy siedzieli przy dużych, okrągłych stołach, po 8-10 osób przy każdym, co stwarzało nietypową w warunkach konferencyjnych atmosferę, w której dużo łatwiej było nawiązywać kontakt z innymi praktykami z branży, i na bieżąco komentować wypowiedzi prelegentów. Choć – biorąc pod uwagę dobór wystąpień przez organizatorów – trudno było znaleźć chwilę na komentowanie w trakcie tych bardzo ciekawych i rzeczowych przemówień.

Organizatorzy konferencji Portfolio Experience 2014, mając na celu zintegrowanie polskich menadżerów portfela projektów oraz szefów PMO, bardzo postarali się, aby wydarzenie było wartościowe dla słuchaczy. Po krótkim rozpoczęciu w wykonaniu prezesa firmy WHITECOM Project Experience – Macieja Bodycha – rozpoczęło się nagrodzone brawami wystąpienie znanego na całym świecie Alfonso Bucero z Hiszpanii. Alfonso jest konsultantem w obszarze zarządzania projektami i portfelem projektów, prowadzi szkolenia i prace doradcze na całym świecie, i od lat współpracuje z firmą WHITECOM Project Experience. W swoim barwnym, poprzecinanym anegdotkami i żartami wystąpieniu skupił się na tym, jak zdobyć wsparcie zarządu organizacji dla zarządzania portfelem projektów, podpierając to swoimi doświadczeniami ze swojej, trwającej już wiele lat, kariery zewnętrznego konsultanta.

Alfonso w swojej prelekcji zwrócił uwagę na wagę zarządzania portfelem dla kierownictwa organizacji; na przykładzie jednego ze swoich klientów wskazał, iż nie wszyscy mogą mieć świadomość potrzeby funkcjonowania PPM, niektórzy mogą nie być do tego przekonani i bardzo ważne jest „sprzedanie” im tej potrzeby. Według Alfonso, bardzo istotne jest pokazanie rzeczowych argumentów za wdrożeniem PPM i to na różnych poziomach, np. dla Kierowników Projektów, aby byli świadomi, że ich projekty nie są jedynymi w organizacji i jaka jest ich pozycja w stosunku do innych przedsięwzięć.


Świadomość organizacji odnośnie procesów zarządzania portfelem projektów jest szczególnie ważna dla powodzenia np. raportowania, oraz dalszego rozwoju poziomu dojrzałości projektowej. Kończąc swój wykład, prelegent zwrócił uwagę na skutki swoich działań po stronie opisywanego klienta: 40% rozważanych projektów zdecydowano się nie uruchamiać i wyeliminowano je z portfela, poprawiła się komunikacja między departamentem inżynierii i jednostkami biznesowymi, zmieniło się podejście do procesów portfelowych, pojawiła się w nich proaktywność. Alfonso podkreślał, że dla odpowiedniej promocji portfela projektów jego menadżer musi być prawdziwym pasjonatem; jego entuzjazm odnośnie tego, co robi, musi być wręcz zaraźliwy. Należy być również nieustępliwym i nie poddawać się przy początkowych porażkach. Kierownik portfela, czy szef PMO musi być też bardzo cierpliwy – wdrażanie dobrych praktyk PPM na najwyższym poziomie organizacji jest zajęciem długotrwałym, a współpraca z osobami z różnych obszarów organizacji – trudna.

Jeśli zdarzyły się osoby, które przybyły na konferencję nie do końca wyspane, to występ Alfonso na pewno wszystkich obudził, i stworzył grunt pod kolejne prelekcje. Drugi ciekawy wykład wygłosiła konsultantka z Irlandii, Gabrielle O’Donovan. Jej ponad 20 letnie międzynarodowe doświadczenie i wyspecjalizowanie w obszarze zarządzania zmianą w organizacji pozwoliło zwrócić uwagę zebranych na bardzo ważny aspekt dojrzałego zarządzania portfelem projektów, jakim jest umiejętne połączenie organizacyjnych procesów akceptacji zmiany z elementami zarządzania portfelem. Prezentacja Gabrielle reprezentowała bardzo wysoki poziom merytoryczny, ale była to jednocześnie wiedza stosunkowo niszowa, nawet w gronie kierowników portfeli - przedstawiane przez nią tezy mogły być zastosowane głównie w firmach o bardzo wysokim poziomie dojrzałości zarządzania projektami i portfelem projektów. Zwracała w niej uwagę na wartość wspólnego języka w organizacji odnośnie zarządzania zmianą i zarządzania portfelem projektów. Wskazała na różnice pomiędzy jednym i drugim, np. w obszarze Key Performance Indicators. Dla osób związanych z obszarem zarządzania projektami liczą się takie wskaźniki, jak: czas, jakość, koszt, zakres, ryzyko czy korzyści, podczas gdy zarządzanie zmianą rozumie KPI jako aspekty techniczne, możliwości poszczególnych osób, czy zdolność całej organizacji. Różnice w rozumieniu słów, bądź różnice w nazewnictwie występują też na poziomie dokumentacji projektu czy dokumentacji zmiany. W gruncie rzeczy możliwe jest ustandaryzowanie dokumentacji w obu tych obszarach, i Gabrielle promowała pogląd, w którym to połączenie organizacyjnego zarządzania zmianą i zarządzania portfelem projektów jest w stanie ograniczyć liczbę nieudanych projektów.

Po krótkiej przerwie wystąpił Kanadyjczyk chińskiego pochodzenia, Johnny Mo. Prezentacja Johnnego bardzo skupiła uwagę widowni, posiada on bowiem tytuł „Distinguished Toastmaster”, który przyznaje się najlepszym mówcom zrzeszonym w organizacji Toastmaster International. Johnny odszedł nieco od twardej tematyki procesów portfela projektów, a skupił się na zainspirowaniu przybyłych do działania. Sposób, w jaki prezentował swój temat, a także wzruszający film, który włączył na koniec swojego wystąpienia, wywołał na sali wielkie emocje, i poruszył chyba każdego. Od strony merytorycznej Johnny mówił dużo o roli komunikacji w projektach i portfelu projektów, i zwrócił uwagę na to, że kwestia właściwej komunikacji jest ostatnio marginalizowana, co widać nawet po umieszczaniu informacji na jej temat w kolejnych edycjach standardu PMBOK® Guide. Komunikacja bowiem, jak głosi standard, została uznana za jeden z najważniejszych powodów porażek lub sukcesów w projektach.

W „trudnym” momencie każdej konferencji, czyli na chwilę przed obiadem, wystąpił nasz rodzimy mówca, znany z wystąpień telewizyjnych i licznych publikacji dr Olgierd Annusewicz. Prezentacja Olgierda skupiona była na wewnątrzorganizacyjnej promocji projektów dla kierowników portfela projektów i szefów PMO. Wystąpienie było bardzo ciekawe, choć zdecydowanie bardziej projekto- niż portfelocentryczne. W zdecydowanej większości dotyczyło też aspektów miękkich zarządzania, padały pytania dotyczące ogólnego obrazu zarządzania: Gdzie jesteśmy? Dlaczego tam? Dokąd chcemy iść? Jak tam dojść? Którędy najkrócej? itd. Podobnie jak Johnny Mo, Olgierd podkreślał wagę komunikacji w organizacji, jako podstawie współpracy z interesariuszami. Zwracał uwagę, że forma, częstotliwość i treść komunikacji powinna być rozpatrywana od strony „odporności” na zmianę nastawienia interesariuszy, budowania „image’u” portfela projektów, czy zdobywania wsparcia odpowiednich osób. Interesariusze portfela powinni być angażowani w spotkania kick-off różnych projektów, ciekawą praktyką jest też wysyłanie informacji do organizacji o uruchamianiu ważnych projektów bezpośrednio przez prezesa bądź członka zarządu; informacje dotyczące portfela projektów powinny pojawiać się nawet w firmowej gazetce, zaś zgodnie z obecną modą można prowadzić… blog portfela, np. na intranetowym SharePoincie.

Po obiedzie swoją prezentację miał dr inż. Wiesław Kosieradzki, prezes firmy P2Ware, która była Złotym Sponsorem konferencji Portfolio Experience 2014. Pan Wiesław prezentował nową generację oprogramowania do zarządzania portfelem projektów i studia przypadków jego wdrożenia. Wielu osobom prezentacja bardzo się podobała i spędzili oni potem trochę czasu przy stoisku P2Ware. Oprogramowanie funkcjonujące na rynku pod nazwą P2Ware Project Manager 7 posiada szereg interesujących funkcjonalności, które o ile spotykane są w produktach konkurencji, to na pewno nie w ramach jednego narzędzia, co właśnie było celem firmy P2Ware. Program może z powodzeniem zastąpić narzędzia do harmonogramowania, kalendarz, arkusz kalkulacyjny, czy edytor tekstu, przynajmniej w kontekście obsługi projektu. Bardzo interesująca okazała się też jego odmiana serwerowa, umożliwiająca zarządzanie portfelem projektów.

Prelegent, prócz prezentacji narzędzi, zwrócił uwagę na kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu portfelem projektów; jako kolejny mówca podkreślił wagę komunikacji, i w oparciu o biblijny przykład wieży Babel wskazał, że nawet, kiedy jest dostępny budżet, są wolne zasoby, a technologia jest znana i opanowana, to bez wspólnego języka nie można zarządzać ani projektem, ani programem, ani portfelem projektów, i wszelkie działania muszą zakończyć się porażką. Jednocześnie podkreślił, że nie istnieje metodyka zarządzania portfelem idealnie dopasowana do każdej organizacji – każdy musi ją skroić do swoich potrzeb.

Następne wystąpienie wygłosił Mariusz Chudy, Kierownik Wydziału Zarządzania Projektami w Orange S.A. Było to studium przypadku transformacji PMO w departamencie Business Solutions Delivery (obszar B2B). Mariusz w swojej prezentacji zaprezentował podejście tej transformacji - od czego zaczęło budowę PMO, tj. zapewnienia odpowiedniego „kolejkowania” zgłoszonych inicjatyw z wielu portfeli, zarządzania dostępnością PM-ów oraz Architektów. Określił to jako fundament dobrze działającego PMO, i dopiero w dalszej kolejności planowane jest wdrożenie elementów podejścia Agile, specjalistycznego Centrum Kompetencji w ramach PMO, czy tzw. „Integrated Delivery”. Bardzo ważne kwestią jest to, że omawiane biuro projektów ma określoną i zatwierdzoną strategię rozwoju, co w warunkach wielu organizacji może wyeliminować liczne problemy, np. w związku ze zmianami kadrowymi, czy planowaniem budżetu. Prezentacja Mariusza była bardzo ciekawa i wzbudziła wiele pytań, które potem przerodziły się w dyskusję przy okrągłych stołach. Był to – prócz obiadu i przerw kawowych – najlepszy moment do nawiązania nowych znajomości wśród praktyków z branży.

Po tym case study i grupowych dyskusjach, przyszedł czas na najważniejszy punkt programu konferencji, czyli wręczenie nagród PMO Award. Nagrody PMO Award są wręczane corocznie w dwóch kategoriach – Najszybciej rozwijającego się PMO i Najbardziej dojrzałego PMO. Do konkursu mogą aplikować wszystkie organizacje mające w swoich strukturach PMO, a nawet kilka PMO w ramach jednej firmy. Biura Projektów zgłaszają swoje uczestnictwo w konkursie na specjalnych formularzach, w ramach których opisują swoje osiągnięcia w ostatnim roku. Opisy dostarczane przez różne organizacje potrafią w swojej objętości dochodzić nawet do 20 stron, co pokazuje zaangażowanie zespołów w walce o zwycięstwo. Ale – nie oszukujmy się – nie tylko prestiż się w PMO Award liczy. Zwycięzcy konkursu otrzymują dwa darmowe szkolenia dla zespołów, lub audyt mierzący dojrzałość projektową i określenie dalszych kierunków rozwoju PMO, przygotowane przez głównego organizatora konferencji i sponsora nagród, firmę WHITECOM Project Experience.

W ramach tegorocznej edycji konkursu PMO Award zwycięzcami zostali: w kategorii Najszybciej rozwijającego się PMO - TUiR Warta S.A. , w kategorii Najbardziej dojrzałego PMO: Provident Polska S.A.. Nagrody wręczone przez Radę Programową w składzie: Maciej Bodych, prezes firmy WHITECOM Project Experience, Witold Henrysiak, prezes Project Management Institute Poland Chapter, Krzysztof Tomkiewicz, prezes fundacji Governica, dr Jerzy Stawicki, partner w JSProject, oraz Michał Rączka, dyrektor IT w Grupie Allegro, odebrali w imieniu swoich organizacji pani Karolina Mitraszewska (Provident Polska S.A.) oraz pan Przemysław Romaniuk (TUiR Warta S.A.).



Po krótkiej przerwie kawowej rozpoczął się ostatni moduł konferencji, z dwoma weteranami anglo-amerykańskiej sceny PPM: Brytyjczykiem Paulem Hodgkinsem i Amerykaninem Johnem Berghoutem. Paul większość swojego życia przepracował w firmie Siemens, gdzie trafił zaraz po skończeniu liceum (jak sam to określa, wpadł do „łapaczki” – ang. „catcher”) i przeszedł tam zdecydowaną większość ścieżki kariery od szeregowego pracownika do dyrektora wsparcia sprzedaży, przewodząc ostatecznie wieloletniemu programowi PM@Siemens, o którym opowiadał w ramach swojej prelekcji. Poruszył problematykę wirtualnego PMO, oraz skupianiu się na usystematyzowaniu metodyki zarządzania projektami w ramach ogromnej firmy, jaką jest Siemens, sypiąc przy tym z rękawa licznymi przykładami ze swojego wieloletniego doświadczenia. Paul opowiadał, że program PM@Siemens został uruchomiony ze względu na liczne odchylenia od kosztów i korzyści deklarowanych przy uruchamianiu projektów, i miał na celu m.in. usystematyzowanie wiedzy na temat zarządzania projektami w całej organizacji. Było to bardzo ważne przedsięwzięcie, gdyż około 50% przychodów firmy Siemens generowane jest przez projekty. Co około 3 lata wydawana jest nowa wersja papierowej (co wg. Paula jest bardzo ważne) książki z dobrymi praktykami dla kierowników projektów, a każda kolejna edycja jest grubsza od poprzedniej. Siemens stworzył pewien wewnętrzny produkt, który pracownicy czytali nie z przymusu, a z potrzeby, i produkt ten był w stanie ich potrzebę wiedzy zaspokoić; kolejne edycje wydawane były ze względu na liczne oddolne sugestie i informację zwrotną od użytkowników, i podręcznik rósł „sam”. Edycja z 2009 roku poruszała takie tematy, jak procesy portfelowe w Siemens, kontrola projektu, prowadzenie zamówień do projektów, zarządzanie kontraktami, zarządzanie jakością w projektach, czy ścieżki rozwoju kierownika projektu w Siemens.

Prelegent w swoim wystąpieniu zwrócił też uwagę na takie istotne elementy jak podejście firmy Siemens do projektów, jak definiowano projekty, jakie były kategorie, co było istotne w procesie priorytetyzacji i dodawania projektów do portfela. Podkreślił, że stanowiska związane z zarządzaniem projektami i portfelem projektów nie polegają na wykonywaniu zwykłej pracy. W rozumieniu Paula jest to profesja, pewien „fach”, i utrzymywanie organizacji w takim przekonaniu pozwala na zbudowanie lepszych ścieżek kariery i obniżyć stopień rotacji pracowników. Warto tu zwrócić uwagę, że Paul Hodgkins jest postacią tak istotną dla brytyjskiego środowiska PM i PPM, że w 2009 roku został nominowany przez Project Magazine jako jeden z 10 najbardziej wpływowych kierowników portfela projektów w Wielkiej Brytanii.

Ostatnim z prelegentów był Amerykanin pracujący dla brytyjskiego banku Barclays John Berghout. John w oparciu o swoje ponad 15-letnie doświadczenie w takich firmach jak CapGemini, JP Morgan czy właśnie Barclays (w którym jest dyrektorem d.s. zmiany i transformacji) opowiadał o przekładaniu strategii organizacji na portfel realizowanych projektów, ale utrzymał wszystko w kontekście stale zmieniającego się świata. Prezentacja była bardzo inspirująca, wręcz otwierająca oczy na pewne sprawy, a istotnie przyczyniającym się do tego jej elementem był film „World after Midnight”, którego przesłaniem było to, że powinniśmy tak planować nasze strategiczne działania, aby nie przespać radykalnej zmiany technologicznej, cywilizacyjnej, czy społeczno-kulturowej. Dziś nic nie stoi na przeszkodzie, aby wielki bank wszedł na rynek telefonów komórkowych, czy sieć sklepów uruchomiła własny fundusz inwestycyjny, i mając na względzie takie możliwości, trzeba odpowiednio budować portfel projektów, przy otwarciu na innowacje. John akcentował wartość podejść „zwinnych” w realizacji projektów, wskazując, że wg. badań nawet 50% tzw. kluczowych funkcjonalności nigdy nie jest wykorzystywanych przez końcowego użytkownika oprogramowania. Według niego oznacza to, że w każdym projekcie powinniśmy skupiać się na MVP – Minimal Viable Proposition, czyli ograniczaniu zakresu projektu do minimum, przyspieszeniu wdrożenia, ograniczania kosztów, i maksymalizowania korzyści. Zastosowanie takiego podejścia już na poziomie budowy Roadmapy portfela projektów jest w stanie uwolnić budżet i zasoby na pewne projekty innowacyjne, na które nigdy nie starczało środków.

Ostatnie wystąpienie nie było jednak końcem atrakcji – na zakończenie konferencji odbyła się loteria w oparciu o ankiety konferencyjne, z których rozlosowano darmowe uczestnictwo w przyszłorocznej edycji, a także 10 darmowych książek brytyjskiego wydawnictwa Gower. Osoby, które wypełniły ankiety ze stoiska firmy WHITECOM Project Experience wzięły również udział w losowaniu darmowych wejściówek na szkolenia z zarządzania portfelem projektów lub programem, oraz podstawowe lub zaawansowane szkolenie PMO.

Wydarzenie skończyło się w bardzo pozytywnej atmosferze, a ankiety dość jednoznacznie wskazują, że uczestnikom konferencja bardzo się podobała, i chcieliby uczestniczyć w kolejnej edycji… która oczywiście się odbędzie w 2015 roku. Szczegóły Portfolio Experience 2015 będą przedstawione już niebawem na stronie www.portfolioexperience.pl.

Z tego miejsca należą się też podziękowania dla Sponsorów wydarzenia: Gold Sponsor, czyli firmy P2Ware, Silver Sponsor, firmy ATCG, partnerów wydarzenia: Project Management Institute Poland Chapter, fundacji Governica, Studenckiemu Kołu Naukowemu Zarządzania Projektami, stowarzyszeniu AgileWarsaw, a także naszym partnerom medialnym, czyli Magazynowi Zarządzanie Projektami, ITWIZ, oraz 4PM.pl. Szczególne podziękowania należą się też zespołowi konferencyjnemu i wolontariuszom.