Planowanie szkoleń pracowników

 Planowanie szkoleń pracowników
Odpowiednio przeszkolony i kompetentny zespół pracowników to jeden z ważniejszych warunków dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. Jednak wielu właścicieli polskich firm o to nie dba lub o tym zapomina – zauważają eksperci od zarządzania. „To błąd. Od właściwego doboru szkoleń, sposobu ich przeprowadzenia, a także od wniosków uzyskanych z analiz szkoleń zależy przyszłość, a nawet sukces przedsiębiorstwa” – twierdzi Monika Grabowska z Macrologic SA, polskiego dostawy systemów klasy ERP.

Ekspert nie ma wątpliwości: jeśli firma chce mieć kompetentny oraz efektywny zespół, musi mieć w swoich szeregach specjalistów, którzy prawidłowo zaplanują szkolenia i wybiorą te, które będą zgodne ze specyfiką działalności przedsiębiorstwa. „Odpowiedni wybór kursów dla pracowników to wyzwanie, zwłaszcza dla działów HR, na których barkach najczęściej spoczywa to zadanie. Tym bardziej, że osoby zarządzające bardzo często wymagają, aby działania, które są podejmowane w firmie przyniosły wymierny zwrot uzasadniający poniesione koszty. Na szczęście, istnieje kilka sposobów na przygotowanie takiego planu szkoleń, który pozwoli zarówno na rozwój kluczowych kompetencji pracowników, jak również na opracowanie najbardziej realnego budżetu.” – podkreśla Monika Grabowska z Macrologic SA. Co zatem powinien uwzględniać dobrze przygotowany plan szkoleń?

Pięć kluczowych elementów planu szkoleniowego

Przede wszystkim firma powinna zdiagnozować swoje potrzeby szkoleniowe. Najbardziej wiarygodnym źródłem takich informacji w przedsiębiorstwie jest ocena okresowa pracownika. Jej rezultaty w prosty sposób wiążą się z konkretnymi oczekiwaniami, a tym samym z celami planowanego szkolenia. Za pomocą diagnozy luk kompetencyjnych pracownika w szybki i łatwy sposób możemy otrzymać wskazówkę, z jakiego zakresu potrzebne jest szkolenie.

Układając plan szkoleniowy należy pamiętać o obligatoryjnych szkoleniach wynikających z przepisów prawa pracy, BHP czy ochrony środowiska. Szczególnie trzeba mieć na uwadze te kursy, które związane są z procesem adaptacji nowych pracowników oraz te wynikające ze specyficznych wymagań na danym stanowisku. Trzeba też uwzględnić możliwość zorganizowania szkoleń „ad-hoc”, ponieważ wiele z pracowniczych kursów to efekt bieżących zgłoszeń kadry kierowniczej lub decyzji podjętych w oparciu o zmieniające się realia rynkowe. W harmonogram powinny zostać włączone też szkolenia, które z różnych powodów nie zostały zrealizowane wcześniej, a były zaplanowane w poprzednich okresach. W wielu przedsiębiorstwach dochodzi bowiem do przesunięć w ich realizacji, co często wynika z braku odpowiednich środków w firmowym budżecie lub po prostu z braku czasu.

Niezwykle ważną częścią składową prawidłowo przygotowanego planu szkoleniowego jest także jego analiza pod kątem możliwości finansowych oraz dostępnych zasobów ludzkich w firmie. „Przygotowanie planu, który optymalizowałby wszystkie potrzeby oraz uwzględniał możliwości dostępnego budżetu to bardzo trudne zadanie. Dlatego w wielu organizacjach proces ten jest wspierany narzędziami informatycznymi ułatwiającymi wybór odpowiednich tematów szkoleń, dostawców, a także dobieranie zasobów niezbędnych do ich realizacji” – zauważa Monika Grabowska z Macrologic.

Jak przeprowadzać szkolenia?

Przedsiębiorcy planując szkolenia powinni brać również pod uwagę dostępność pracowników i możliwość ich udziału w takich kursach. „Przy organizacji szkoleń z dużą liczbą uczestników zazwyczaj ustalanych jest kilka terminów w różnych lokalizacjach. Dzięki temu każdy ma możliwość wyboru dogodnej daty oraz najbardziej pasującego mu miejsca planowanego kursu” – mówi ekspert Macrologic. Jak podkreśla, coraz częstszą praktyką w polskich firmach staje się nagrywanie szkoleń, a następnie udostępnianie ich pracownikom. Pozwala to zmniejszyć zaangażowanie czasowe pracowników, a tym samym obniżyć koszty kursów. „Udostępnianie nagranych szkoleń stało się szczególnie popularne w organizacjach rozproszonych, gdzie zebranie pracowników na dwu- czy trzygodzinne szkolenie wiązałoby się z ogromnymi kosztami dojazdu, czasami nawet noclegu czy wynajmu sali. Umieszczenie nagrania na portalu dla pracowników daje możliwość powrotu do niego w dowolnym momencie, a także pozwala na zapoznanie się z jego zawartością w odpowiednim dla pracownika czasie” – zaznacza Monika Grabowska.

Systemy informatyczne jako pomoc w ocenie efektów szkolenia

Bardzo ważnym elementem całego procesu szkoleniowego jest ocena wiedzy nabytej przez pracownika podczas szkolenia. Zazwyczaj to zadanie przedsiębiorcy zlecają firmie, która je przeprowadziła. W tym celu najczęściej wykorzystywane są ankiety oraz rozmowy weryfikujące. Zdarza się też, że po szkoleniu wiedza weryfikowana jest za pomocą egzaminu. W niektórych firmach oceny efektów szkolenia dokonuje bezpośrednio przełożony pracownika.

Jak zauważa ekspert spółki Macrologic, wiele polskich przedsiębiorstw stara się proces oceniania efektów szkolenia uprościć i uporządkować. Pomagają im w tym systemy informatyczne pozwalające rejestrować w jednym miejscu wszystkie informacje o szkoleniu, jego ocenie i opinii przełożonego. „Taki sposób działania pozwala na budowanie bazy najlepszych firm szkoleniowych, a także na uzyskanie informacji o wynikach przeprowadzonego szkolenia” – podkreśla Monika Grabowska.

Więcej na ten temat można dowiedzieć się z e-bookamacrologic.pl