Pięć powodów, dla których warto wdrożyć workflow

 Pięć powodów, dla których warto wdrożyć workflow
W czasach silnej konkurencyjności, dla organizacji ważna jest efektywność. Zależy ona od wielu czynników. Jednym z nich jest jakość współpracy i tempo realizacji prac zespołowych. Dlatego w wielu przypadkach cennym narzędziem jest workflow. Na czym polega?

Workflow to zautomatyzowany w całości lub części proces biznesowy, w trakcie którego dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane pomiędzy uczestnikami procesu w celu umożliwienia wykonania czynności w sposób zgodny z panującymi regułami.

Workflow pozwala redukować koszty operacyjne. Jak? Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, informatyzacji obiegu dokumentów i przypisaniu pracownikom odpowiednich ról w pracy nad zadaniami. Samemu wdrożeniu workflow towarzyszy optymalizacja procesów – tworzone są m.in. ścieżki obiegu dokumentów, mapy procesów oraz role i uprawnienia użytkowników w ramach realizacji poszczególnych działań. W szczególności system przydaje się w pracy grupowej nad dokumentami, których powstawanie składa się z kolejnych etapów (np. wnioskami, ofertami czy folderami) oraz różnego rodzaju pracach projektowych. Wspiera również pracę w środowiskach rozproszonych, w których zachodzi wiele równoległych procesów lub pracownicy pracują zdalnie.

Przedstawiamy pięć podstawowych powodów, dla których warto wdrożyć workflow:

1. Standaryzacja procesów

Wdrożenie workflow pozwala ustalić reguły i standardy pracy w ramach określonych procesów. Przejrzyste zasady pracy pozwalają kierownictwu precyzyjniej komunikować pracownikom rolę, jaką odgrywają w firmie i w poszczególnych zadaniach.

2. Efektywność

Ustalenie ról pracowników w procesach pozwala lepiej harmonogramować zadania. System porządkuje pracę, np. przydzielając na każdy dzień zadania do wykonania, co w praktyce daje bardzo pozytywny efekt indywidualnego dyscyplinowania. Co więcej, kontrola przepływu pracy pozwala kolejkować i alokować zadania w zależności od stopnia obłożenia pracą. Ma to szczególnie znaczenie w rozproszonych środowiskach pracy – ponieważ usprawnione jest zdalne zarządzanie pracą jednostek, jak również w organizacjach, w których zespół ma do wykonania wiele powtarzalnych, podobnych lub identycznych zadań – ponieważ praca jest efektywniej alokowana.

3. Bezpieczeństwo

Wykorzystanie narzędzi workflow zwiększa bezpieczeństwo organizacji wynikające z lepszej kontroli pracy oraz ochrony dokumentów. W pracy zespołowej nad jednym dokumentem kluczowe jest jego wersjonowanie. Dzięki workflow nie mnożą się kolejne wersje, nie ma też możliwości, by czyjś udział w powstawaniu dokumentu został bezpowrotnie utracony. To samo dotyczy udziału w procesach – system rejestruje każdą aktywność użytkownika, pracodawca zatem może w łatwy sposób zweryfikować i ocenić działania każdej z osób pracujących w workflow.

4. Lepsze zarządzanie wiedzą

Workflow może służyć jako baza wiedzy, która nie ginie z organizacji wraz z odejściem pracownika. Dostęp do wiedzy wspomaga przysposabianie do pracy nowych pracowników. Workflow pracuje na bazie danych, którą stanowi repozytorium dokumentów, plików, danych, użytkowników i wykonanych przez nich operacji. System nie tylko archiwizuje dane, ale także w zależności od potrzeb organizacji może wspierać zarządzanie nimi.

5. Elastyczna współpraca

Narzędzia workflow charakteryzuje duża elastyczność w zakresie możliwości dostosowania do specyfiki pracy – sposobu, w jaki firma zorganizowała procesy biznesowe oraz obieg dokumentów. Na etapie wdrożenia w systemie poza logiką procesów ustalane są algorytmy wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy raportowania.

Źródło

kocham-biuro.pl