Okiełznać ryzyko

 Okiełznać ryzyko
Ryzyko wpisane jest w większość ludzkich działań. Umiejętność mądrego zarządzania ryzykiem jest niezwykle istotna przy wykonywaniu projektów. Często bowiem definiując projekt podkreśla się jego unikalność, niepowtarzalność. Przy realizacji takich przedsięwzięć, możliwość, że coś pójdzie nie tak, jest większa niż przy zastosowaniu sprawdzonych rozwiązań. Jak zatem podczas pracy nad projektem okiełznać ryzyko?

Dla kierownika projektu ryzyko oznacza możliwość wystąpienia niepewnych zdarzeń, które mogą wpływać na proces zarządzania lub uzyskiwane rezultaty. Ryzyko charakteryzuje się tym, że często jest nieznane – nie można przewidzieć wszystkich problemów, które uniemożliwią realizację danego projektu. Nie znaczy to jednak, że osoba zarządzająca projektem jest bezradna wobec potencjalnych trudności. Od jej wiedzy, wyczucia i umiejętności przewidywania zależy, czy uda się jeśli nie całkowicie wyeliminować ryzyko, to chociaż zmniejszyć jego poziom i tym samym negatywne skutki. By móc określić sposoby rozwiązania możliwych problemów w realizacji projektu, trzeba przede wszystkim dokładnie je zdefiniować. Ryzyko w projekcie ze względu na źródło je wywołujące można pogrupować na kilka kategorii:

1. Ryzyko techniczne odnosi się do technicznych aspektów jakościowych lub ilościowych produktów projektu. Jako przykładowe przyczyny generujące ryzyko techniczne można wymienić: wyższe normy wydajnościowe, nowe standardy branżowe, zmiany technologiczne, złożoność technologiczną lub niesprawdzone technologie.

2. Ryzyko związane z zarządzaniem projektem wynika: z nieodpowiedniej jakości planu realizacji projektu, ze słabego wykorzystania specjalistycznej wiedzy, z nieefektywnego wykorzystania czasu lub zasobów oraz błędnie zaplanowanego budżetu.

3. Ryzyko organizacyjne może mieć różne przyczyny, np.: słaba infrastruktura, niejasne cele organizacyjne, niespójne oszacowanie czasu, kosztów i zakresu projektu, nieodpowiednie lub nieciągłe finansowanie realizacji. Ryzyko organizacyjne może wynikać również ze zmiany priorytetów zleceniodawcy, z jakości przygotowania realizacji projektu – możliwość przegrania przetargu z innym oferentem lub rezygnacji z podpisania umowy przez zleceniodawcę.

4. Ryzyko zewnętrzne wynika z problemów prawnych, klęsk żywiołowych, ze zmienności celów klienta lub zmian regulacyjnych.

Jak zarządzać ryzykiem?

Pierwszym krokiem w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, powinna być jego identyfikacja, czyli zorganizowane działanie prowadzące do rozpoznania rodzaju niepewnych zdarzeń, ich przyczyn i skutków. Następnie trzeba oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia określonych problemów oraz ocenić ich wpływ na projekt. W trakcie wdrażania projektu zarządzanie ryzykiem polega na: ciągłym monitorowaniu i kontrolowaniu zidentyfikowanego ryzyka, identyfikowaniu nowego ryzyka, kontroli wdrażania zaplanowanych działań zmniejszających ryzyko oraz ocenie ich skuteczności przez cały cykl życia projektu. Dlaczego warto zastanawiać się nad ryzykiem, zanim wystąpią pierwsze niepożądane symptomy? Efektem działań identyfikujących ryzyko, powinno być np. ustalenie planów awaryjnych (improwizowanych) oraz działań korygujących. Wyróżnia się cztery podstawowe strategie reakcji na ryzyko:

• Strategia „unikanie ryzyka” polega na takiej modyfikacji planu projektu, która spowoduje wyeliminowanie zidentyfikowanych niepewnych zdarzeń lub zmniejszy ich skutki w przypadku wystąpienia. Jako przykłady działań w tej strategii można wymienić: zwiększenie czasu przeznaczonego na realizację projektu, zwiększenie zasobów, stosowanie sprawdzonych technologii zamiast nowatorskich czy unikanie niesprawdzonych wykonawców.

• Strategia „przeniesienie ryzyka na inny podmiot” polega na przekazaniu odpowiedzialności za skutki wystąpienia ryzyka innemu podmiotowi. Strategia ta jest najbardziej skuteczna w przypadku ryzyka finansowego, np. ubezpieczenia, gwarancje należytego wykonania kontraktu, poręczenia.

• Strategia „łagodzenie ryzyka” oznacza takie działania, które prowadzą do zmniejszenia prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia niekorzystnego zdarzenia do akceptowalnego poziomu.

• Strategia „akceptacja ryzyka” może mieć zastosowanie w przypadku, gdy nie udało się znaleźć innej odpowiednio skutecznej reakcji na ryzyko. Najczęściej stosowanym zabezpieczeniem w tej strategii jest tworzenie rezerwy w zasobach projektu (czas, środki finansowe, zasoby rzeczowe), przeznaczonej do wykorzystania w przypadku zaistnienia niekorzystnego zdarzenia.

Kto nie ryzykuje, ten nie wygrywa

Ryzyka nie da się całkowicie wyeliminować. Umiejętność mądrego zarządzania ryzykiem stała się koniecznością, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie jeden nieprzemyślany krok może generować olbrzymie straty. Strategia, jaką zastosuje w tej kwestii kierownik projektu, powinna zależeć od indywidualnego przypadku. Na pewno warto wcześniej zastanowić się nad alternatywnymi sposobami działania w przypadku wystąpienia niekorzystnych zdarzeń. Jeżeli osoba zarządzająca projektem będzie mieć w głowie wyjście B i C, łatwiej zarykuje. O tym, że warto podejmować ryzyko, świadczą liczne projekty, które mimo początkowych trudności, odniosły spektakularny sukces. W biznesie bowiem kto nie ryzykuje, ten nie wygrywa.

Źródło

Wirkus Marek, Roszkowski Henryk, Dostatni Ewa, Gierulski Wacław, „Zarządzanie projektem”, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2014 r.