O czym pamiętać zarządzając wieloma projektami?

Czas od stworzenia produktu do chwili, kiedy będzie gotowy do sprzedaży (ang. time to market) to jeden z najważniejszych parametrów, jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Jednakże dziś projekty są dużo bardziej skomplikowane i dynamiczne niż kiedykolwiek wcześniej i coraz bardziej popularne wśród kierowników projektów jest zarządzanie kilkoma projektami jednocześnie.

Zarządzanie wieloma projektami, budżetami, zasobami i harmonogramami naraz wymaga pewnych szczególnych umiejętności. Jeśli zarządzanie tymi składowymi na wielu poziomachnie jest wykonane poprawnie, to mogą pojawić się duże trudności.

Oto kilka rad dla zarządzających wieloma projektami:
  • Idealny Kierownik Projektu: Właściwe zarządzanie wieloma projektami sprowadza się do właściwego kierownika projektu. Kierownik wielu projektów musi być w stanie zaadaptować się do różnych zespołów i inicjatyw, które są powiązane ze sobą w różnych projektach. Powinien mieć umiejętności i zdolność komunikowania się oraz dobrego zarządzania wszystkimi informacjami, powiązanymi z projektami, a także zlecać zadania pomiędzy zespołami/projektami. Inne kluczowe umiejętności to zdolność szybkiego zebrania zespołu, kiedy pojawia się potrzeba.
  • Zlecaj: Poprzez zlecanie zadań dobrze wykwalifikowanym ludziom pod sobą, staniesz się bardziej efektywny w zarządzaniu projektami. Mimo że wielu kierowników projektów może być sceptycznie nastawiona do takiego podejścia, pozwoli to kierownikowi spędzić czas na ważniejszych zadaniach, które w innym wypadku nie zostałyby prawidłowo wykonane. Jeśli kierownik nie zleca, ryzykuje złe zarządzanie częścią lub całym projektem.
  • Komunikuj: Zespoły projektowe są zazwyczaj porozrzucane w różnych lokalizacjach, co może utrudnić komunikację pomiędzy nimi. Bardzo ważne jest, szczególnie gdy zarządzasz wieloma projektami w tym samym czasie, zapewnienie, że kanały komunikacyjne są drożne. Dobrą praktyką będzie ustalenie dziennego harmonogramu lub przynajmniej cotygodniowych spotkań pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami, aby utrzymać dobrą komunikację.
  • Jeśli nie planujesz, odnosisz porażkę: Bardzo łatwo uniknąć słabego planowania, jeśli poświęci się dostateczną ilość czasu na sporządzenie planu oraz jego regularne aktualizacje. Taka praktyka jest nawet ważniejsza, kiedy zarządza się wieloma projektami. Na przykład wymagania zasobowe powinny być zdefiniowane dużo większym wyprzedzeniem.
  • Trzymaj swoje projekty razem: Zarządzanie wieloma projektami za pomocą różnych narzędzi na pewno spowoduje stratę cennego czasu i zasobów. Zredukuje również Twoją zdolność spojrzenia na sprawę z większej perspektywy. Poprzez posiadanie zintegrowanego oprogramowania do zarządzania, możesz zarządzać swoimi procesami w tym samym miejscu. Zaoszczędzi to czas oraz dostarczy pewnych zasad, które pomogą zintegrować wszystkie projekty.
  • Uważaj, gdy ustalasz terminy: Bądź realistą, kiedy ustalasz terminy ostateczne dla projektów, szczególnie przy wielu naraz. Powinieneś postarać się rozłożyć je w czasie, abyś nie musiał zajmować się kilkoma terminami ostatecznymi w tym samym czasie.
  • Skończ je: Projekty się kończą – w końcu. Jednakże, kuszące może być przyspieszenie zakończenia projektu, szczególnie, gdy jest ich wiele. Po włożeniu w nie pracy i czasu szkoda byłoby zepsuć projekt przez pośpiech. Dlatego ważne jest, aby całkowicie skupić się na projekcie aż do samego końca,


Stosowanie się do tych rad nie rozwiąże wszystkich problemów, jakie mogą pojawić się przy zarządzaniu wieloma projektami, ale pomoże kierownikowi projektu zarządzać nimi efektywnie w wyznaczonym czasie i budżecie. Jednakże, jako kierownik projektu pamiętaj, że ważne jest, aby zwrócić uwagę, gdy masz zbyt dużo pracy- zbyt dużo projektów do zarządzania. Inaczej możesz skończyć ze zbyt dużą liczbą projektów, z których część się nie uda i zniszczysz swoją reputację jako kierownika projektu.

Źródło

Cora Systems: "What To Keep in Mind When Managing Multiple Projects", PM Hut 4 sierpnia 2013