Korzyści digitalizacji w firmie

pixabay.com
pixabay.com
Współcześnie funkcjonujące przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują w swojej działalności nowoczesne technologie. Mają one na celu usprawnić pracę, przyspieszyć realizację projektów, a także zmniejszyć koszty prowadzenia biznesu. Wszechobecna cyfryzacja wymusza na właścicielach przedsiębiorstw podejmowanie decyzji o digitalizacji. Tylko jaka jest różnica między jednym i drugim pojęciem? I jakie korzyści digitalizacja może przynieść organizacji?

Aby móc poruszyć temat korzyści, jakie niesie ze sobą digitalizacja, należy najpierw wskazać różnice w pojęciach cyfryzacja i digitalizacja, czyli ucyfrowienie. Otóż pierwsze z pojęć ma zdecydowanie szersze znaczenie i może odnosić się do większych obszarów, jak na przykład dział firmy, całe przedsiębiorstwo lub nawet cały kraj. Cyfryzacja polega na wdrażaniu infrastruktury sieciowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę, dostęp i tworzenie zasobów w formie elektronicznej.

Ucyfrowienie z kolei, to przekształcanie zasobów z formy fizycznej, najczęściej papierowej, ale również zdjęciowej czy dźwiękowej, na formę cyfrową, elektroniczną. Może to polegać na skanowaniu papierowych dokumentów i umieszczaniu ich w dedykowanym miejscu, na przykład dysku wspólnym organizacji.Podsumowując więc, firma może zostać poddana cyfryzacji, której jednym z elementów składowych jest transfer zasobów z wersji fizycznej na cyfrową, czyli właśnie digitalizacja. Jest ona więc pojęciem o węższym znaczeniu, realizowanym w ramach cyfryzacji ale nie tylko.

Znając już różnice pomiędzy pojęciami, warto zastanowić się nad korzyściami, jakie digitalizacja może przynieść przedsiębiorstwu. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na koszty. Digitalizacja, w początkowej fazie wdrażania, pociąga za sobą koszty zakupu odpowiedniego oprogramowania, przeszkolenia pracowników. Jednak po jakimś czasie można zauważyć oszczędności w postaci mniejszej ilości zużywanego papieru, tonera itp. Po drugie, oszczędza się również czas, który przed digitalizacją potrzebny był na przeglądanie stosów umów i faktur. Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów na dysk wspólny, wystarczy wpisać odpowiednie hasło lub przefiltrować wyniki wyszukiwania. Idąc dalej, bardzo ważna zaletą digitalizacji jest możliwość ciągłego kontrolowania dostępu do dokumentów oraz ustawienie odpowiednich zabezpieczeń i stopni dostępu do poszczególnych dokumentów. Ponadto, dostęp do nich można mieć wszędzie tam, gdzie jest dostęp do komputera, lokalizacja przestaje więc mieć znaczenie.

Nowoczesne przedsiębiorstwa praktycznie nie mają już wyboru pomiędzy digitalizacją i pracą na standardowych dokumentach. Prędzej czy później przeprowadzenie digitalizacji będzie konieczne, wymagają tego współczesne realia, konieczność stałego dostępu do dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy. Nie należy więc zbytnio zwlekać z podjęciem decyzji o digitalizacji przedsiębiorstwa, im szybciej się tego dokona, tym łatwiej będzie pracować i jednocześnie wprowadzić w firmie oszczędności. A o to przecież chodzi w biznesie.

Źródło

nf.pl