Koniec z papierową dokumentacją?

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej bierze pod uwagę zezwolenie na przechowywanie akt pracowniczych jedynie w wersji elektronicznej. Obowiązujące obecnie przepisy jasno stwierdzają, że dokumenty muszą być przechowywane w wersji papierowej.

Obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej, to ustawowy nakaz, który w niektórych przypadkach zobowiązuje pracodawcę do magazynowania takich dokumentów nawet przez 50 lat. Natomiast dokumentacja w wersji elektronicznej może stanowić jedynie uzupełnienie tej pierwszej. Niniejszy przepis jest dość uciążliwy dla przedsiębiorców, którzy ponoszą koszta składowania i przesyłania akt w materialnej postaci oraz dla administracji firm, która obciążana jest opieką nad często niepotrzebnymi nikomu dokumentami.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad tym, aby digitalizację dokumentów pracowniczych upowszechnić, rezygnując przy tym z akt w wersji papierowej. Pozwoli to nie tylko zredukować koszta i odciążyć administrację, ale również zabezpieczyć zawarte w papierowych teczkach informacje. Obecnie to pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo danych pracowniczych, również w przypadku pożaru, czy powodzi. Często doprowadza to do sytuacji, w której przedsiębiorcy zlecają opiekę nad aktami firmom zewnętrznym, co generuje dodatkowe koszty.

Za Grzegorzem Byszewskim, ekspertem Pracodawców RP, warto również zauważyć że "należy zachować jakiś okres przejściowy, kiedy obydwie formy są dopuszczalne. Umożliwiając ucyfrowienie dokumentacji trzeba by pozostawić jeszcze kilka, kilkanaście nawet lat podwójnego obiegu. Czyli mali przedsiębiorcy, rzemieślnicy, którzy często nie potrzebują komputera mogliby przetrzymywać taką dokumentację w formie papierowej. Osoby często są też mniej mobilne, prowadzą zakłady w domu, więc nie mają problemu z przetrzymywaniem tych dokumentów. Z czasem zapewne zamieniłyby się one w elektroniczne, ale tutaj nie trzeba się śpieszyć."

Źródło