KPI pomocne przy zarządzaniu organizacją

pixabay.com
pixabay.com
KPI (ang. Key Performance Indicators) czyli kluczowe wskaźniki efektywności są doskonałym narzędziem wspierającym zarządzanie w niemalże każdym obszarze funkcjonowania organizacji. Najprościej mówiąc, wskaźniki efektywności to różnego rodzaju mierniki, dzięki którym można zbadać i ocenić konkretny obszar organizacji, jego efektywność, zachodzące procesy lub ogólne zmiany wynikające z następstwa czasu. KPI to proste narzędzie, które może dać pełen obraz organizacji, służący dalszemu jej usprawnianiu.

Choć KPI uważane jest za jedno z łatwiejszych narzędzi wspierających zarządzanie organizacją, do tematu należy podejść z odpowiednią uwagą, by prostego narzędzia nie zmienić w zbyt rozbudowaną strukturę, która nie przyniesie już żadnych korzyści. Kluczowym problemem, a zarazem wyzwaniem związanym z KPI jest odpowiedni i umiejętny dobór mierników. Nie sztuką jest wymyślenie dziesięciu czy dwudziestu różnego rodzaju wskaźników, które w ostatecznym rozrachunku nie wniosą już nic wartościowego. Sztuką jest wyselekcjonowanie tych kilku wskaźników, które w przystępny sposób zaprezentują potrzebne dane, zobrazują problem. Ideą KPI jest bowiem szybkie i skuteczne uzyskanie informacji zarządczej, a nie zasypywanie mnóstwem liczb i wykresów. KPI ma być narzędziem prostym, intuicyjnym, szybkim, przebieranie w gąszczu mnóstwa danych mija się więc z celem całego przedsięwzięcia.

Jak więc prawidłowo podejść do tematu wyznaczania właściwych wskaźników? Najważniejszym krokiem jest określenie celu, który chcemy osiągnąć. Czasami warto być nieco bardziej szczegółowym i wyznaczyć również mikro-cele, które pozwolą dookreślić cel główny. Jeżeli więc przyjętym celem jest zwiększenie sprzedaży za pośrednictwem strony internetowej, mikro-celem może być zwiększenie liczby odwiedzających stronę, bądź zmniejszenie liczby porzuceń strony. Widać więc, że przy dobrze wyznaczonym celu, KPI same się nasuwają. Na początku badania danego obszaru warto jednak wziąć pod uwagę większą liczbę wskaźników i dopiero w trakcie trwania analiz wykluczyć te, które nie wnoszą w pracę nic nowego, a tylko zamazują pożądany obraz.

Sama praca nad KPI również powinna być odpowiednio zaplanowana i przemyślana. KPI mogą służyć do analizowania praktycznie każdego obszaru. Dlatego też w wielu przypadkach są one tworzone pod konkretny dział czy departament organizacji, pod konkretną kampanię reklamową lub w celu rozliczenia konkretnego projektu. Pracując na tak przygotowanych wskaźnikach warto mieć na uwadze, czego właściwie one dotyczą, by nie wyciągnąć błędnych wniosków i przez to nie ocenić źle sytuacji.KPI mogą posłużyć jako skuteczne narzędzie analityczno-badawcze. Wystarczy tylko odpowiednio podejść do kwestii wyznaczania wskaźników, by poprzez uzyskanie danych nie dołożyć sobie pracy, a wręcz przeciwnie, znacznie ją sobie ułatwić.

Źródło

consider.pl