Jeszcze raz o biurze

Z badań prowadzonych przez European Management Assistants na terenie 26 krajów członkowskich wynika, że bezrobocie dotyka przede wszystkim osoby szczebla pośredniego pomiędzy szczeblem najwyższym i sekretariatem. Automatyzacja wielu procesów eliminuje osoby zatrudnione na szczeblu tzw. kierowniczym, a ich obowiązki przejmują osoby zatrudnione w biurze, sekretariacie. To powoduje stały wzrost wymogów wobec umiejętności osób zatrudnionych na tych stanowiskach.

Obserwujemy odchodzenie od tradycyjnej nazwy – sekretarka na rzecz określeń takich jak:
  • asystentka dyrektora, asystentka prezesa, asystentka zarządu,
  • kierownik biura, kierownik ds. administracyjnych,
  • specjalista ds. administracyjnych, inspektor,
  • koordynator ds. organizacyjnych (już nie wspomnę o różnych określeniach anglojęzycznych).
Stosuje się wiele jeszcze innych nazw, ponieważ określenie stanowiska jest indywidualną sprawą szefa danej jednostki organizacyjnej i bywa określane w tzw. regulaminie pracy. Takie nazwy stanowiska umożliwiają rozwój zawodowy osób je zajmujących i pozwalają na tzw. awans pionowy, co nie jest możliwe w zawodzie sekretarki. W wielu krajach stosuje się określenia – junior secretary (młodsza sekretarka), senior secretary (starsza sekretarka), ale u nas występują bardzo rzadko i stosuje się je głównie w dużych korporacjach)

Mimo tak ważnej roli biura/sekretariatu obsługa tej komórki nie cieszy się ogólnym szacunkiem. Większość osób, zarówno starych (czemu się nie dziwię, bo tkwią w stereotypie sprzed pół wieku), jak i młodych (zapatrzonych w zarządzanie) bagatelizuje rolę biura/sekretariatu, jakby nie zdając sobie sprawy z tego, że właśnie tutaj zaczyna się i kończy zarządzanie. Większość spraw (których śladem jest list, e-mail, kalkulacja kosztów biura, zawiadomienie o zebraniu, protokół rozmów i wiele innych) „przechodzi” przez tę komórkę.

Na obieg informacji w procesie zarządzana składają się przecież: informacja, decyzja, polecenie, działanie, kontrola i następna informacja. Warunkiem podjęcia skutecznej decyzji jest więc przede wszystkim dobrze przygotowana informacja, na każdym szczeblu zarządzania.

Moje gorzkie refleksje na temat niedoceniania tej ważnej komórki regulacyjnej każdej firmy, jaką stanowi biuro/sekretariat, powodują głośno wyrażane w mediach, na wykładach akademickich i szkoleniach lekceważące opinie. Sekretarka ma ładnie wyglądać, stosować firmowy dress code, być uprzejma, tworzyć wizerunek firmy, natomiast niewiele się mówi o cechach osobowości, a także umiejętnościach twardych w tym zakresie.

Zwykle przesyłany do EUMA w celu zaopiniowania program szkolenia (realizowany przez różne „centra” lub „instytuty”w nazwie) obowiązkowo zawiera „sztukę makijażu, wizażu i stylizacji” sygnalizując, że w tym zawodzie ważne jest opakowanie, a nie meritum, czyli umiejętności.

Nie jestem przeciwna urodzie i dbałości o siebie na tym stanowisku, ale to nie może być jedyny atut osoby, która do niego aspiruje. Jeśli pracodawca na tym poprzestaje, to trudno się dziwić, że tak ważna praca jest bagatelizowana, a samą zatrudnioną traktuje się jako ozdobę, której obowiązkiem jest prezentowanie walorów zewnętrznych.

Prawdą jest, że żyjemy w czasach kultu młodości, urody, przygody, konsumpcji, ale też poobserwujmy, jakie są tego konsekwencje (szczególnie w biurze). Z jednej strony posądzenia o mobbing i molestowanie, z drugiej zaś rozczarowania, że młodość nie idziew parze z rozwagą: poufne informacje wyciekły, w kalendarzu szefa pojawiły się błędyw ustaleniu terminów, w kalkulacji konferencji nie ujęto wszystkich kosztów, a na zaproszeniu nie uwzględniono tytułów zawodowych lub naukowych uczestników.