Jak zdalnie zarządzać projektem?

W dzisiejszych czasach coraz więcej organizacji ma możliwość umiejscowić zespoły, pracujące nad danym projektem, w różnych placówkach na całym świecie.

Jest to możliwe dzięki zaawansowanych technologiach, takich jak tzw. chmura obliczeniowa. Jednakże nawet z takimi udogodnieniami większość kierowników projektów napotyka wiele trudności, gdy ma do czynienia z oddalonymi od siebie placówkami. Bariery pojawiają się i będą się pojawiać, kiedy projekt jest w stanie ciągłych zmian. Oto różne sugestie jak kierownicy projektu mogą zarządzać odległymi od siebie zespołami.

  1. Budowa silnego zespołu. Wyznacz takiego nadzorującego projektem, który ma doświadczenie w pracy z odległymi od siebie zespołami. Jego umiejętności i doświadczenie są niezmiernie ważne, w celu skoordynowania wszystkich elementów. Jednakże nawet najlepszy nadzorujący nie wystarczy, jeżeli nie ma silnego zespołu. Członkowie zespołu powinni posiadać niezbędne umiejętności, takie jak komunikacja i motywacja do pracy z zespołem. Mimo, że nie jest to łatwe zadanie, kierownik projektu powinien promować pozytywną pracę zespołową pomiędzy wszystkimi członkami zespołu.
  2. Zacznij tak, jak chciałbyś pracować do końca. Jest to bardzo ważne dla wszystkich zespołów, ale jeszcze bardziej dla zespołów, mających współpracować zdalnie. Jasne wyłożenie fundamentalnych kwestii już na początku może zapewnić rozwianie wszystkich wątpliwości, co pomoże w dalszej komunikacji.
  3. Regularne spotkania. Upewnij się, że wszyscy członkowie projektu będą w stanie udzielić prawdziwych i pełnych informacji publicznie. To rozwiązanie może nie być wygodne dla wszystkich, jednak zwoływanie co jakiś czas spotkań, na których uczestnicy mogą uzupełnić nawzajem swoje informacje o postępach jest niezbędne w przypadku prowadzenia zespołów na dystans. Dla pojedynczych osób, dla których spotkanie się twarzą w twarz jest niemożliwe, spotkania na Skype powinny rozwiązać problem. Takie spotkania nie muszą trwać długo, rozrysowanie planu i trzymanie się go zapewni poruszenie wszystkich potrzebnych kwestii. Dzięki temu można zapobiec błędom w przepływie informacji czy nieporozumieniom podczas prowadzenia długoterminowego projektu.
  4. Zapewnij odpowiednie sposoby komunikowania się. Komunikacja jest kluczem w działaniu zespołów, pracujących na dużą odległość. Kanały komunikacji muszą być bardzo klarowne pomiędzy jednostkami. Dobrym sposobem przezwyciężania barier odległości jest utrzymywanie stałego systemu porozumiewania się w zespole np. za pomocą Skype’a, e-maili i, tam gdzie to możliwe, wewnętrznego intranetu firmowego. Kolejnym elementem komunikacji jest Feedback. Używanie takich rozwiązań jak Google Docs da wszystkim osobom zaangażowanym w projekt możliwość zostawiania komentarzy oraz wnoszenia poprawek do dokumentów. Silna, wielopasmowa komunikacja połączy wszystkie elementy i sprawi, że projekt będzie mógł się rozwijać.
  5. Konsekwentna komunikacja. Aby poszerzać zastosowanie powyższej rady, wskazane jest ustalenie grafiku, kiedy komunikacja musi nastąpić. Kierownik projektu musi być konsekwentny i zwoływać spotkania, wymieniać maile i utrzymywać kontakt telefoniczny z przełożonymi zespołów i/lub członkami grupy, regularnie powiadamiając ich o wszystkich wydarzeniach. To pozwoli na poinformowanie wszystkich uczestników na bieżąco na temat postępów i o tym, co jest od nich wymagane.
  6. Negatywne skutki braku motywacji. Oddalonym od siebie uczestnikom projektu może zabraknąć motywacji. Ze względu na to bardzo ważne jest, aby kierownik projektu potrafił ich motywować. Brak motywacji może mieć wiele skutków, odciskających się na płynności rozwoju projektu, co spowoduje poślizg w czasie realizacji.
  7. Uwzględnij strefy czasowe. Jeżeli zespoły biorące udział w projekcie znajdują się po dwóch różnych stronach świata, połowa będzie spać podczas gdy druga połowa pracuje. Z tego powodu bardzo ważne jest, aby rozłożyć grafik pracy tak, by pasował do strefy czasowej. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której członkowie jednej grupy muszą czekać z wykonaniem swojej pracy na efekty pracy innej grupy, znajdującej się na drugim krańcu świata.
  8. Wyznaczaj cele aby lepiej zarządzać. Upewnij się, że wszystkie grupy rozumieją, na jakie terminy wyznaczone jest skończenie poszczególnych części projektu i czy zdają sobie sprawę, jaka jest ich rola w osiągnięciu tych terminów. Kiedy tylko te cele zostaną osiągnięte, zwięzły raport, zawierający informacje na temat poszczególnych kroków i komplikacji, jakie napotkał projekt, pomoże w osiągnięciu postawionych przed zespołem celów.


Źródło

www.asq.org