Jak zapanować nad czasem?

 Jak zapanować nad czasem?
Każdy z nas z pewnością nieraz wypowiedział znane sformułowanie „czas przelatuje mi między palcami…” W natłoku codziennych obowiązków zawodowych niejednokrotnie chcielibyśmy, by doba trwała przynajmniej o kilka godzin dłużej, żeby zdążyć pozałatwiać wszystkie sprawy. Może się jednak okazać, że wcale nie potrzeba wydłużać dnia, wystarczy tylko umiejętnie zarządzać czasem, a wtedy na pewno ze wszystkim się wyrobimy.

Kiedy zauważamy, że w trakcie wykonywania zawodowych obowiązków brakuje nam czasu, warto zastanowić się, czy przyczyną tego jest faktycznie nadmiar zadań, czy może problem jednak tkwi gdzie indziej, na przykład w nieodpowiednim planowaniu i zarządzaniu czasem.

Przede wszystkim należy przeanalizować, krok po kroku, dzień spędzony w pracy. Zastanówmy się, jak wiele czasu zmarnowaliśmy na rozmowy z kolegami, przerwy w pracy, przeglądanie Internetu i zwyczajne „nic nierobienie”. Oczywiście, czasem należy nieco zwolnić, zrelaksować się, ważne jednak, aby takich przerw nie było za dużo. Zasadą numer jeden jest więc wyeliminowanie tak zwanych „pożeraczy czasu”.

Kolejna zasada efektywnego zarządzania czasem to umiejętne planowanie dnia. Dobrym pomysłem jest prowadzenie kalendarza, w którym notować będziemy wszystkie najważniejsze punkty do zrealizowania. Pomoże to ocenić, jak wiele już zrobiliśmy i co nam jeszcze pozostało. Dzięki takiemu planowaniu będziemy mogli też zauważyć, jak wiele czasu poświęciliśmy na konkretne czynności i następnym razem zrobić to szybciej.

Zasada trzecia to ustalenie priorytetów. Nie każde zadanie jest tak samo ważne, niektóre z nich należą do kategorii „na wczoraj”, inne mogą jeszcze spokojnie poczekać na swoją kolej. Pomocnym do ustalenia priorytetów narzędziem jest Macierz Eisenhowera, w której wyróżnia się cztery kategorie zadań:

1. Ważne i pilne – czyli te, którymi zająć powinniśmy się w pierwszej kolejności,

2. Ważne i niepilne – to zadania o wysokiej wadze, jednak nie znajdujące się pod presją czasu,

3. Nieważne i pilne – to liczne „błahostki”, które wymagają szybkiego załatwienia, jednak ich waga nie jest zbyt wysoka,

4. Nieważne i niepilne – czyli wspomniane wyżej „pożeracze czasu”, które należy maksymalnie wyeliminować.

Czwartą, przydatną zasadą zarządzania czasem jest asertywność. Powiedzenie „nie” w chwilach, gdy brakuje nam czasu na prawidłowe wykonanie swoich obowiązków, powinno być dla nas czymś naturalnym. Każdy z nas potrzebuje chwili koncentracji, dzięki której wykonywanie zadań przebiega zdecydowanie sprawniej. Zgadzanie się na wykonywanie zlecanych w międzyczasie zadań wydłuży cały proces i wprowadzi chaos w plan dnia.

Wdrożenie powyższych zasad w codzienny harmonogram dnia powinno zdecydowanie ułatwić odpowiednie gospodarowanie czasem. Czasem okazuje się, że potrzeba kilku niewielkich zmian, by czasu było pod dostatkiem.

Źródło

4pm.pl