Jak się przygotować do e-kontroli

 Jak się przygotować do e-kontroli
Za niespełna dwa miesiące ruszają w firmach pierwsze e-kontrole podatkowe. Na razie urząd skarbowy będzie mógł żądać firmowej dokumentacji w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego tylko od dużych przedsiębiorstw, ale Sejm właśnie uchwalił nowelizację, zgodnie z którą także średni i mali przedsiębiorcy będą musieli być gotowi do tego już od początku 2017 r. To o półtora roku wcześniej niż pierwotnie zakładano. Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania w spółce Macrologic, który jest polskim dostawcą systemów ERP, radzi, jak przygotować firmę do wprowadzenia nowej procedury tak, aby nie narazić się na ewentualne konsekwencje prawne.

Po pierwsze, sprawdź, od kiedy będziesz podlegać e-kontrolom . Do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) powinny przygotować się wszystkie firmy – zarówno te duże, jak i średnie, małe i mikro. Najwcześniej, bo już od 1 lipca br., e-kontrolami objęte zostaną te przedsiębiorstwa, które zatrudniają ponad 250 pracowników. Obowiązek ten będzie dotyczył także tych mniejszych firm, których roczny obrót netto wynosi ponad 50 milionów euro lub suma aktywów bilansu przekracza 43 milionów euro.

Średni i mali przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowanie do e-kontroli. Zgodnie z przepisami, przyjętymi przez Sejm w ostatni piątek, od początku 2017 r. będą oni zobligowani do przekazywania danych na żądanie urzędu skarbowego w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. To duża zmiana, bo wcześniejsze przepisy nakładały na nich taki obowiązek od 1 lipca 2018 r. Firmy te mają więc tylko 9 miesięcy na przygotowanie swoich organizacji i systemów do nowego prawa.

Po drugie, zidentyfikuj źródła i proces zbierania danych w swojej firmie . Dokonaj przede wszystkim przeglądu procedur dotyczących zasad polityki rachunkowości . Ważne będą informacje, w jaki sposób są pozyskiwane dane, np. do ksiąg rachunkowych, magazynu, a także wyciągi bankowe, faktury, inne dokumenty oraz jak są one ujmowane w systemie VAT. Ustalenie procedur sprawi, że uzyskasz cenną wiedzę na temat tego, co jeszcze należy doprecyzować, tak aby złożona deklaracja, a następnie utworzony Jednolity Plik Kontrolny były ze sobą spójne.

Po trzecie, skontaktuj się z producentem oprogramowania w celu aktualizacji obecnego systemu księgowego . Dzięki niej do dotychczasowego oprogramowania zostanie dodana funkcjonalność dotycząca możliwości generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. W zależności od rodzaju i zakresu umowy serwisowej zawartej z dostawcą oprogramowania otrzymasz ją bezpłatnie albo będziesz musiał ponieść koszty jej wdrożenia. Firmy, które pracują na starych wersjach systemu, powinny zadbać o dokonanie upgrade’u, gdyż do starszych wersji nie będą wykonywane aktualizacje umożliwiające generowanie pliku JPK. Dobrze zrobić to już dziś, bo realizacja takiego projektu informatycznego wymaga czasu, a w momencie otrzymania wezwania do e-kontroli możesz nie zdążyć już z dokonaniem niezbędnych aktualizacji.

Po czwarte, wygeneruj próbne pliki w celu przetestowania oraz ich zweryfikowania . Po 1 lipca br. urząd skarbowy może zwrócić się potencjalnie do każdego przedsiębiorcy, którego dotyczy nowe prawo, po dokumenty w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dlatego warto wcześniej przetestować działanie systemu. Pozwoli to na dokładne sprawdzenie, czy dane potrzebne do kontroli generują się poprawnie.

Po piąte, pamiętaj, że to przedsiębiorca, czyli podatnik odpowiada za jakość przekazanych danych i to w jego interesie jest jak najlepsze przygotowanie się do kontroli. Brak przekazania JPK na wezwanie kontroli skarbowej będzie skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową . Dobrze zatem, jeśli w procesie przygotowania organizacyjnego możemy liczyć na wsparcie dostawcy systemu informatycznego, który wykona odpowiednie analizy i doradzi najlepsze rozwiązania.