Jak raportować projekt?

 Jak raportować projekt?
Udało się, wielogodzinny trud tworzenia raportu dobiegł końca. Twój raport wydaje się być doskonały, zawierać wszystkie najważniejsze elementy, jesteś więc niemalże pewny, że szef Cię doceni i będzie z Ciebie bardzo zadowolony. W tym momencie pojawia się jednak ryzyko, że popadniesz w zbyt wielką euforię i prezentując swój raport zaprzepaścisz szansę na sukces. Jak prezentować raport, aby stał się on przepustką do udanej kariery zawodowej, by nie zniszczył Twojej dobrej opinii w organizacji?

Podczas prezentowania osiągnięć Twojego zespołu raportowego czy też projektowego zdarza się, że nie wszyscy uczestnicy spotkania są zainteresowani omawianym tematem. Niektórzy po kryjomu ziewają, inni wpatrują się w laptopa, udając, że słuchają. Oznaczać to może, że nie udało Ci się zainteresować wszystkich tematem spotkania. A to z kolei może oznaczać, że cały trud przygotowanego materiału był niepotrzebny. Jak nie dopuścić do takiej sytuacji?

Pierwszym krokiem jest wyraźne podkreślenie, jak wiele pracy zostało wykonane, ile pracy zespół włożył w przygotowanie projektu. Dobrym rozwiązaniem jest szybkie wprowadzenie uczestników spotkania w prezentowany temat, wskazanie najważniejszych punktów, które zostaną omówione. W ten sposób uczestnicy spotkania będą wiedzieć, czego mogą się spodziewać oraz jaki będzie jego przebieg.

Krok drugi to odpowiedni sposób zaprezentowania raportu. Przede wszystkim nie możesz przynudzać, staraj się mówić w jasny i zrozumiały, a zarazem interesujący sposób, podziel projekt na kluczowe dla interesariuszy elementy, takie jak na przykład linia produkcyjna, media i surowce, automatyzacja, walidacja procesu i produktu. Dzięki temu wiadomo będzie, kiedy poszczególne elementy projektu się zakończą.

Krokiem trzecim jest kontynuowanie raportowania wszelkich postępów w projekcie w dotychczasowy sposób. Opisując zachodzące w projekcie zmiany, należy przestrzegać wyżej wymienionych zasad, aby skutecznie przedstawić osiągane rezultaty.

Stosując się do powyższych zaleceń można wiele zyskać, w tym przede wszystkim profesjonalny wizerunek człowieka doskonale zorientowanego w temacie. Ponadto, zdecydowanemu skróceniu ulegnie czas spotkań poświęconych omawianiu raportów. Dozując ilość przekazywanych informacji, będziesz mógł skupić uczestników spotkania na tym, co najważniejsze w temacie.

Nie warto unicestwiać tak dużej ilości pracy poprzez niewłaściwe jej zaprezentowanie. Jak widać, nie potrzeba wcale wiele, aby przedstawić osiągnięcia zespołu projektowego w zdecydowanie bardziej atrakcyjny sposób.

Źródło

4px.pl