Jak pisać służbowe e-maile

Nie jest nowością fakt, że poczta elektroniczna stała się jednym z najbardziej popularnych form komunikacji, wypierając te bardziej tradycyjne. Korzysta z niej każdy internauta, w każdym wieku i o każdym satusie społecznym. Jednak nie zawsze wiemy, jak powinien wyglądać e-mail. Okazuje się, że to nie jest aż tak prosta sprawa. Świadomość poprawnie napisanej wiadomości elektronicznej jest szczególnie ważna w kontaktach służbowych, taka wiadomość dodaje nam prestiżu, a jej odbiorca czuje, że ma do czynienia z profesjonalistą. Oto kilka zasad dotyczących poprawnie skonstruowanej e-wiadomości.

1. Temat

Nie należy zostawiać pustego miejsca w polu służącym do wpisania tematu wiadomości.Ta funkcja ułatwia odbiorcy określenie celu wiadomości nawet bez wcześniejszego otwierania jej. Ważne jest to, by dobrze temat skonstruować, błędnie napisany może spowodować potraktowanie wiadomości jako spam, a taka wiadomość do odbiorcy nie dotrze.W temacie należy przekazać jak najwięcej informacji poprzez jak najmniejszą ilość słów. Starajmy się, by był on dobrze sprecyzowany.

Poprawny temat: spotkanie w sprawie projektu nr 2.

Błędny temat: chcielibyśmy ustalić datę spotkania w sprawie projektu nr 2.

2. Przywitanie

Z nim zazwyczaj jest najwięcej kłopotu i najczęściej nie zdajemy sobie z tego sprawy. Przywitanie powinno być odpowiednio dopasowane do odbiorcy. Jeżeli nasza wiadomośćma charakter służbowy i piszemy do osoby, której nie znamy, najlepiej jest użyć formuły „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Gdy odbiorca jest nam znany, ale nie jest nam bliski, możemy użyć tej formuły w połączeniu z jego nazwiskiem (np. Szanowny Panie Kowalski).

Jeżeli nasza wiadomość kierowana jest do jakiegoś stowarzyszenia i nie wiemy, kto będzie odbiorcą, używamy formuły „Szanowni Państwo” (zamiast często błędnie wstawianego „bezpłciowego” Witam, które nie jest w sytuacji oficjalnej dobrymwyborem).

Do bliższych współpracowników zwracamy się w mailu po imieniu, koniecznie w formie wołacza, np.: Katarzyno, Kasiu, Arku, Michale.Po formule przywitania najlepiej jest postawić przecinek, następnie przejść do nowego wiersza i zacząć wiadomość małą literą. Zakończenie przywitania wykrzyknikiem często odbierane jest jako niegrzeczne.

3. Treść właściwa

Treść właściwą należy sformułować tak, by była krótka i zawierała wszystkie niezbędnedo przekazania informacje. Ważna jest jakość, a nie ilość. Osoba, do której kierujemy wiadomość może mieć w skrzynce dużo korespondencji i prawdopodobnie nie będzie miała czasu na czytanie wiadomości, którą uzna za długą i mało konkretną. Starajmy się zawrzeć istotę sprawy już w pierwszych zdaniach wiadomości.

4. Zakończenie i podpis

E-mail należy zakończyć tak, aby nie spoufalać się z odbiorcą. Podpisujemy się zawsze imieniem i nazwiskiem. W wiadomości formalnej/służbowej unikamy „pozdrowień”i „uścisków”, a wykorzystujemy formuły grzecznościowe takie, jak: „z poważaniem”,„z wyrazami szacunku”, po których następuje nasze imię i nazwisko. Nie stawiamy po nich przecinków! W podpisie należy podać również swoje stanowisko lub nazwę firmy, adres e‐mail, numer telefonu i adres strony internetowej (jeśli taką posiadamy).

Źródło