Jak oszczędzać na druku?

 Jak oszczędzać na druku?
Czy można coś zrobić, by firmowe rachunki za druk zmalały? Jest kilka sposobów. Warto je poznać, gdyż rocznie można zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika.

Jak wynika z zeszłorocznego raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, rodzimy biznes zużywa miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, czyli 650 kartek na pracownika. Wszystko byłoby w porządku, gdyby każda zadrukowana karta była potrzebna. Okazuje się jednak, że jeden dokument jest powielany w firmach aż 19 razy, choć na ogół nie potrzeba tak dużej liczby kopii.

Rozpoznanie problemu

Aby rozpocząć redukcję lub optymalizację kosztów druku w firmie, trzeba wiedzieć, jaki procent wydatków pochłania druk. Poza tym warto zastanowić się, co jest powodem dużych rachunków, może to być nieekonomiczny sprzęt lub niewłaściwe jego użytkowanie. Po rozpoznaniu przyczyny, można przejść do działania.

Rozwiązanie

Wiele firm, szukając oszczędności, decyduje się na zakup taniego sprzętu drukującego. Ale to nie cena powinna być najważniejsza przy wyborze drukarki, lecz koszt jej eksploatacji. Firmy, które chcą oszczędzać, powinny wziąć pod uwagę TCO, czyli całkowite koszty druku, obejmujące m.in. materiały eksploatacyjne, rachunki za prąd i serwis. Dobrze jest też wybierać wielofunkcyjne urządzenia, służące zarówno do drukowania, jak i do kopiowania, faksowania i skanowania. Urządzenia wielofunkcyjne zespolone z platformami technologicznymi przedsiębiorstw mogą się także stać punktem wyjścia informacji do systemów obsługujących klientów. Dokumenty są skanowane i indeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści i automatyczne nadawanie im dalszego biegu zależnie od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, korespondencję, zapisuje się na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane dystrybuuje i archiwizuje w formie elektronicznej.

Druk pod kontrolą

Niestety nawet najlepszy sprzęt nie pomoże, jeśli pracownicy nie zaczną oszczędzać. Warto więc nadać im uprawnienia w zakresie druku. Chodzić może zarówno o odgórne określenie limitu drukowanych stron na osobę, jak i o zarządzanie dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego.

Źródło

pb.pl/