Jak świadomie korzystać ze służbowej karty płatniczej?

 Jak świadomie korzystać ze służbowej karty płatniczej?
Dla wielu firm udostępnienie pracownikom kart płatniczych to duże udogodnienie. W ten sposób można uniknąć niewygodnego, często skomplikowanego procesu przyznawania zaliczek i delegacji na podróże służbowe, czy też podstawowe wydatki. Jednak, decydując się na karty płatnicze, należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach, aby później nie żałować swojej decyzji.

Karta kredytowa lub obciążeniowa daje firmom dostęp do darmowych kredytów z odroczonym terminem spłaty, często nawet o blisko sześćdziesiąt dni. To również wygodne narzędzie, zapewniające pracownikom łatwe rozliczanie wydatków poniesionych podczas wyjazdów służbowych. W praktyce jednak trzeba uważać, aby karty te nie stały się źródłem wypływania nadmiernej ilości gotówki z firmy. By do tego nie dopuścić, trzeba być zapobiegawczym i zawczasu przygotować regulamin korzystania z kart płatniczych. Należy w nim określić, kiedy i w jakim celu pracownik taką kartą może się posłużyć oraz ustalić sposoby i terminy dostarczania rozliczeń wydatków z kart służbowych.

Kolejnym krokiem powinno być ustalenie limitu kwoty, jaką do dyspozycji ma pracownik posługujący się kartą. Ponadto, warto również ustalić miejsca, w których z takich kart można korzystać, na przykład wyłącznie na stacjach benzynowych w przypadku kart dedykowanych kierowcom. Wydawcy kart płatniczych coraz częściej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów firmowych, ustalając sztywne zasady użytkowania kart, dla przykładu blokując karty po przekroczeniu określonego limitu w takich miejscach jak kasyna, kluby, dyskoteki.

Pomocnym narzędziem przy prowadzeniu kontroli wydatków z kart służbowych jest ewidencja wydatków. Pracownikowi, któremu przyznaje się kartę, należałoby zlecić prowadzenie takiej ewidencji. I choć może to być odebrane jako chęć ścisłej kontroli nad przebiegiem firmowych wyjazdów, jest to również forma zabezpieczenia się na wypadek reklamacji związanych z pomyłkowymi obciążeniami karty. Dlatego też przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy karty, warto sprawdzić, czy wydawca oferuje dostęp do wyciągów on-line dla administratora ze strony firmy, na przykład dla działu księgowości.

Przede wszystkim jednak należy uczulić pracowników, którym wręcza się karty płatnicze, na zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa związanych z płatnościami elektronicznymi. Pracownik powinien poczuwać się do odpowiedzialności za posiadanie tego typu udogodnienia, jest to przecież wyraz zaufania pracodawcy do zatrudnianych osób. A już bezdyskusyjnym powinno być dla właściciela firmy wykupowanie ubezpieczeń na wypadek utraty karty przez użytkownika. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji, to wystawca bierze na siebie odpowiedzialność za wszelkie koszty związane z nieuprawnionym korzystaniem z karty płatniczej.

Źródło

nf.pl/przedsiebiorca