Informacja zwrotna kluczem do właściwej komunikacji

 Informacja zwrotna kluczem do właściwej komunikacji
Informacja zwrotna, z angielskiego nazywana feedback’iem, to najprościej mówiąc, przekazywanie ludziom swoich spostrzeżeń dotyczących wykonywanych przez nich obowiązków, ich postawy i zachowania. Udzielanie takiej informacji ma na celu przede wszystkim zwiększanie kompetencji oraz samoświadomości osób informowanych. W pracy menedżera umiejętność przekazywania informacji zwrotnej swoim pracownikom to podstawa.

Niestety, bardzo często zdarza się, że realia typowego dnia pracy menedżera nie pozwalają na przeprowadzenie otwartej i szczerej rozmowy w spokojnej atmosferze. Dominujący dziś pośpiech i konieczność wykonania zadań „na wczoraj” sprawia, że jeżeli w ogóle dojdzie do rozmowy szefa z pracownikiem, zazwyczaj jest ona bardzo pobieżna, przeprowadzana w pośpiechu, najczęściej skażona negatywnymi emocjami. W takiej sytuacji lepiej wcale nie rozmawiać, chociaż i to może być przyczyną do wielu nieporozumień na linii przełożony-podwładny. Brak komunikacji zwrotnej w firmie może spowodować m. in. wzrost frustracji u pracowników, spadek motywacji do rzetelnego wykonywania obowiązków, poczucie nieistotności i bezwartościowości swojej pracy. Aby tego uniknąć, dobry menadżer powinien regularnie przeprowadzać ze swoimi pracownikami rozmowy. By były skuteczne, muszą spełniać kilka najważniejszych warunków:

- informację zwrotną należy przekazywać w odpowiednim czasie i warunkach. Należy więc zaprosić pracownika do miejsca, w którym nikt nie będzie słuchał rozmowy i w niej przeszkadzał. Ważne jest również wygospodarowanie odpowiedniej ilości czasu, nie może to być rozmowa przeprowadzona w biegu, na korytarzu.

- informacja ta powinna odnosić się do konkretnych faktów i sytuacji. Mówienie o samych ogólnikach, szczególnie gdy rozmowa dotyczy negatywnych aspektów pracy, może tylko wzbudzić w pracowniku sprzeciw i frustrację. Ponadto, najlepiej aby informację zwrotną przekazywać w miarę regularnie. Mówienie o zdarzeniach bardzo odległych w przeszłości również na niewiele się zda, pracownik może ich zwyczajnie nie pamiętać.

- informacja zwrotna nie powinna być pozbawiona ładunku emocjonalnego, ważne jest jednak, aby emocje nie wzięły góry nad merytoryczną stroną rozmowy. Pracownik oczekuje od menedżera rzeczowej wymiany informacji, a nie kilku wykrzyczanych zdań, które mogą tylko zepsuć atmosferę w miejscu pracy, zamiast ją uleczyć.

Bardzo dobrym podsumowaniem najważniejszych zasad udzielania informacji zwrotnej jest teza „bądź miękki w stosunku do ludzi, twardy wobec problemów”. Ta zasada powinna przyświecać każdemu menedżerowi, któremu zależy na zdrowej atmosferze w swoim zespole i na wysokiej wydajności współpracowników.

Źródło

ark-doradztwo.pl

nf.pl/kariera