Idealny system IT dla działu personalnego

 Idealny system IT dla działu personalnego
Systemy IT w działach personalnych mogą znacznie usprawnić pracę. Jakimi kryteriami powinniśmy kierować się wybierając aplikację? Przede wszystkim system IT powinien być funkcjonalny i dostosowany do potrzeb danej organizacji.

Przejęcie wielu zadań przez maszyny i odbiurokratyzowanie działów HR daje wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Obecnie systemy IT w działach kadr nie tylko wspomagają rozliczanie płac, ale też wiele czynności administracyjnych, na przykład procedury przyjmowania nowych ludzi do pracy, wystawianie zaświadczeń o zarobkach, rozliczanie czasu pracy. Zarządzający coraz częściej oczekują od systemu IT usprawnienia pracy z zakresu tzw. miękkiego HR, czyli rekrutacji, ocen pracowniczych, czy szkoleń.

Cechy idealnego systemu

Idealny system IT dla działu personalnego powinien być:

Otwarty, pozwalający na zmiany. Firmowi informatycy w zależności od potrzeb powinni mieć możliwość ingerowania w system i dopisywania funkcji, które zautomatyzują najbardziej potrzebne elementy pracy HR-owców.

Szybki, nie zawieszający się. Nic bardziej nie denerwuje użytkownika, jak obracająca się w kółko klepsydra – znak, że program się ładuje, ściąga potrzebne dane.

Łatwy w obsłudze. Program nie powinien wymagać od użytkownika dużej wiedzy. Zatem musi być intuicyjny, obrazkowy, żeby nawet nowoprzyjęty do pracy człowiek bez większego problemu mógł przy jego pomocy pracować. Poza tym powinien umożliwiać dostęp do własnej e-teczki osobowej każdemu pracownikowi, bez względu na miejsce w organizacji, żeby ten mógł podejrzeć np. liczbę wykorzystanych dni urlopowych.

Sprytny, z funkcjami przypominania i opcjami nie pozwalającymi na popełnienie w łatwy sposób błędu. Użytkownicy chcą, żeby system organizował im pracę i przypominał co pilnie muszą zrobić oraz nie pozwalał na popełnienie błędu (np. naciśnięcie przypadkowego klawisza, wybranie innej funkcji niż się chciało).

Bezpieczny i funkcjonalny. Oczekując bezpieczeństwa, użytkownicy mają na myśli nie tylko kwestie sprzętowe, czy ochrony przed złośliwymi programami. Chcą mieć pewność, że system pracuje w oparciu o aktualne przepisy podatkowe i branżowe, a jeśli pracownik na danym stanowisku musi mieć konkretne uprawnienia, bo tak zdecydował ustawodawca w nowelizacji jakieś ustawy, system natychmiast o to zapyta.

Integralny z innymi systemami i kompatybilny z urządzeniami mobilnymi. Oprogramowanie HR-owe musi współdziałać z innymi systemami, zaciągać dane na przykład z rachunkowości czy być obsługiwane z poziomu urządzeń mobilnych.

Wybór najlepszej aplikacji

Osoby odpowiedzialne za wybór systemu IT dla działu personalnego, powinny dokładnie zapoznać się z aplikacjami dostępnymi na rynku – dowiedzieć się, jakie posiadają funkcje i możliwości. Kryterium kluczowym przy podejmowaniu decyzji powinna być jednak odpowiedź na pytanie, który z systemów najlepiej zaspokoi potrzeby danej organizacji.

Źródło

„Strategie biznesu”, Numer 8/9/2013