Gdzie powinno znajdować się biuro projektów?

 Gdzie powinno znajdować się biuro projektów?
Biuro projektów jest jednostką organizacyjną w przedsiębiorstwach, zajmującą się procesem zatwierdzania, realizacji i rozliczania projektów. Jego umiejscowienie w strukturze firmy ma jednak kluczowe znaczenie dla pełnienia głównej roli, jaka ma być tej jednostce dedykowana. Dlatego zadanie sobie pytania, gdzie powinno być miejsce biura projektów w strukturze przedsiębiorstwa, wcale nie jest dziwnym, czy retorycznym pytaniem. Warto na nie odpowiedzieć.

Biuro projektów, w zależności od charakteru firmy, może pełnić jedną z trzech, zasadniczych ról: doradczą, wykonawczą, bądź kontrolną. To, jaka funkcja będzie w biurze dominować zależy od zarządu firmy, który ustala kształt przedsiębiorstwa, nadaje mu strukturę i określa budowę.

Funkcja doradcza może być sprawowana praktycznie z każdego poziomu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W tym wypadku biuro projektów powinno być w stanie współpracować z wszystkimi pozostałymi komórkami, być na bieżąco z odbywającymi się w nich procesami.

Funkcja wykonawcza biura projektów związana jest przede wszystkim z powołaniem komórki organizacyjnej dostarczającej kompetencji i kadr wykorzystywanych w przeróżnych miejscach organizacji. W tym przypadku spotkać się można z różnym umiejscawianiem biura projektów, może być ono bezpośrednio pod zarządem, bądź też w pionie, wydziale, który prowadzi największą liczbę projektów.

Funkcja kontrolna biura projektów może być rozumiana na kilka sposobów. W najwęższym znaczeniu odnosi się tylko do kontroli terminów realizacji i budżetów, dlatego też w tym przypadku biuro często bywa lokowane w komórce kontrolingu, jako jego wyodrębniona część. Szersze rozumienie funkcji kontrolnej biura projektów związane jest z ulokowaniem go tam, gdzie występuje największa liczba projektów, czyli analogicznie jak w funkcji wykonawczej. Natomiast najszersze znaczenie funkcji kontrolnej odnosi się do umożliwienia wykonywania przez biuro projektów audytów wewnętrznych. W takich przypadkach komórka ta powinna być ulokowana bezpośrednio pod zarządem.

Co równie istotne, należy pamiętać, aby nie łączyć kilku funkcji w jednym biurze projektów. Funkcja wykonawcza nie powinna współistnieć z funkcją kontrolną. Jeżeli jedno biuro będzie realizować projekty i jednocześnie sprawować nad nimi kontrolę, może dojść do dysfunkcji całej organizacji. Podobnie sytuacja ma się przy łączeniu funkcji doradczej i kontrolnej. Udzielona porada może zostać odebrana jako polecenie organu kontrolnego, przez co może zostać zrealizowana w zupełnie inny sposób.Niezależnie jednak od tego, jaką funkcję pełnić będzie biuro projektów, jak również jakie miejsce w strukturze firmy zostanie mu przyznane, komórka ta zawsze powinna posiadać bogatą wiedzę na temat projektów w organizacji. Dzięki temu prace projektowe będą przebiegać łatwiej, a kontakt pomiędzy komórkami nie będzie niczym zakłócony.

Źródło

4pm.pl