Elementy planu komunikacji z interesariuszem

Patrząc na interesariuszy projektu w taki sam sposób jak edytor patrzy na swoich czytelników, profesjonaliści zarządzania projektami mogą zwiększyć wydajność, jednocześnie unikając konfliktów. Zrobić to można za pomocą efektywnego planu komunikacji z interesariuszem.

Rozwój dobrego planu

Plan komunikacji z interesariuszem jest ważny, szczególnie w niektórych metodykach zarządzania projektami, takich jak Agile czy Six Sigma. Kiedy zdefiniujesz interesariuszy projektu, musisz stworzyć dobry plan komunikacji. Na początek ściągnij StakeholderCommunication Plan Template.

Pamiętaj, że musisz zidentyfikować:
  • Kim są interesariusze i w jakim stopniu powinni być zaangażowani?
  • Jakie są potrzeby i zainteresowania każdego z interesariuszy?
  • Zrób analizę wpływów każdego z interesariuszy
  • Jak efektownie będziesz się komunikował z każdym z interesariuszy i jaką metodą?
  • Zdecyduj o częstości komunikacji


Spełnianie potrzeb "publiczności" interesariuszy

Uznaj swoich iteresariuszyza publiczność i podążaj za poniższymi radami:

  • Profesjonalni producenci mediów rozumieją jak stworzyć informację, aby spełnić potrzeby docelowej publiczności. Widzowie kanału wiadomości na kablówce chcą szczegółów na temat pieniędzy, polityki oraz zbrodni, aktualizowanych cały dzień. Czytelnicy porannej gazety mogą chcieć bardziej szczegółowego wglądu i opinii, kontekstu oraz analizy. Słuchacze radia lubią przemyślane wywiady.
  • W większości organizacji, komunikowanie statusu aktywnych projektów wymaga podobnej świadomości na temat publiczności. Jeśli zbyt dużo szczegółów zostanie przekazanych interesariuszom, którzy chcą tylko ostatecznych wyników, może to stworzyć pytania, które mogą znacznie opóźnić postęp projektu. Podobnie brak jasności w regularnej komunikacji projektu może zwiększyć ilość wymaganych spotkań i sesji informacyjnych, co zmniejsza produktywność.
  • We wczesnych fazach cyklu projektu, sponsorzy i zarządzający współpracują kiedy identyfikują interesariuszy. Jednakże, w wielu projektach pojawia się brak stałej komunikacji ze wszystkimi interesariuszami.


Utwórz swój plan poprzez zadanie odpowiednich pytań.

  • Kim są interesariusze? Sponsorzy, członkowie zespołu, klienci, członkowie społeczności często pojawiają się na liście udziałowców. Posiadacze akcji i członkowie pracy mogą również wymagać pewnej formalnej komunikacji, ale są poza listą "kluczowych" interesariuszy.
  • Jakie szczegóły muszą być zakomunikowane każdej z grup? W zależności od poziomu zaangażowania udziałowców, mogą wymagać różnych szczegółów i interakcji.
  • Kiedy zespół musi komunikować się z każdą z grup interesariuszy? Niektórzy interesariusze wymagają codziennej uwagi, podczas gdy inni mogą jedynie wymagań pasywnej komunikacji raz na kilka miesięcy. Jednakże, w dzisiejszym sieciowym społeczeństwie, niektórzy interesariusze mogą wybrać stały przypływ informacji na temat projektu, poprzez specjalne narzędzia systemowe.
  • Gdzie interesariusze otrzymają swoje komunikaty? Mimo że łatwym wydaje się przepchnąć informacje tym samym kanałem, takim jak e-mail, interesariusze często wymagają połączenia przez różne media. Według ekspertów, dobre zespoły dostarczają wiele sposobów interesariuszom na aktualizacje, od drukowanych listów aż do pilnych wiadomości sms.
  • Jak członkowie zespołu będą komunikować się z interesariuszami? Niektórzy kierownicy projektu decydują się na odpowiedź na to pytanie kolejnym "kto", poprzez skupienie się na członkach zespołu, których zadaniem jest utrzymanie komunikacji z interesariuszami. Na przykład, koordynator komunikacji projektu może być odpowiedzialny za przesłanie kluczowych informacji przez wszystkie kanały. W innych przypadkach, kierownik projektu może odpowiadać za nadzór nad komunikacją poprzez wielu członków zespołu.


Bez odpowiedniego przepływu informacji, projekty mogą umrzeć, szczególnie w dużych, konkurencyjnych organizacjach.

Źródło

www.brighthubpm.com