Elektroniczny obieg dokumentów – to trzeba wiedzieć

 Elektroniczny obieg dokumentów – to trzeba wiedzieć
Wdrażanie w firmach elektronicznego obiegu dokumentów to coraz częstsza praktyka. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż gromadzenie pokaźnych zbiorów makulatury staje się trudne do wykonania, sekretariaty i kancelarie firm są wręcz zalewane papierami, które często muszą czekać wiele dni na to, aż ktoś się nimi zajmie. Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem tej sytuacji.

Sprawny obieg dokumentów ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Biura, do których trafiają dziesiątki faktur, umów, protokołów stoją przed bardzo trudnym zadaniem dystrybucji tych papierów po całej organizacji. Nie jest to tak dużym problemem, kiedy firma nie jest zbyt rozbudowana. Gorzej, gdy struktura przedsiębiorstwa jest wielopoziomowa, wtedy nie trudno o długie przetrzymywanie dokumentów, bądź nawet ich zagubienie.

Elektroniczny obieg dokumentów to w pewnym stopniu ewolucja firmy, eliminacja tradycyjnej, papierowej dokumentacji to duże wyzwanie, wymagające zaangażowania od pracowników. Cały proces należy rozpocząć od spotkań z firmą, która wdrażaniem systemu ma się zająć. Bardzo ważne jest szczegółowe omówienie problemu, jasne określenie potrzeb i wymagań oraz dokładne przedstawienie struktury firmy, drogi, jaką odbywają dokumenty i obowiązków poszczególnych pracowników. Ci ostatni są niezwykle ważnym elementem przygotowań do wdrożenia. Pracowników należy włączyć w konsultacje, to oni na co dzień będą obsługiwać system.

Następnie ma miejsce stopniowe wdrażanie systemu. Etapowość tych prac ma ogromne znaczenie, nie można zablokować pracy organizacji, musi być ona utrzymana. Jednocześnie, trudno jest określić długość trwania tego procesu, wszystko zależne jest od wielkości i złożoności firmy.

Jednym z najważniejszych etapów wdrożenia elektronicznego systemu dokumentów jest szkolenie pracowników. Firma wdrażająca system powinna przeprowadzić w firmie klienta przynajmniej kilkugodzinne szkolenie, wyjaśniające zasady działania nowego systemu. Jest to ważne, gdyż niezrozumiały system będzie przez pracowników negatywnie odebrany, traktowany jak utrudnienie, a nie pomoc w codziennej pracy. Firma wdrażająca system obiegu dokumentów powinna również świadczyć usługi wsparcia posprzedażowego w postaci dodatkowych szkoleń, serwisu i consultingu.Tak wdrożony system powinien przynieść firmie same korzyści, wśród których najważniejsze to:

- stały nadzór i dostęp do zarchiwizowanych w systemie dokumentów,

- polepszenie komunikacji pomiędzy działami,

- zmniejszenie liczby dokumentów papierowych,

- oszczędność czasu, a tym samym zwiększenie wydajności organizacji,

- ograniczenie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentów.

Źródło

nf.pl/manager