E – faktura – oszczędność czasu i pieniędzy

Grono firm decydujących się na wysyłanie e-faktur, stale się powiększa. Czy już wkrótce tradycyjna koperta odejdzie w zapomnienie?

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawionych w formie papierowej są niebagatelne. Łatwiej, szybciej i oszczędniej można je dostarczyć w formie elektronicznej.

Zalety e-faktury



Decydując się na wysyłanie e-faktur nie tylko znacznie zmniejszamy koszty dystrybucji, ale też oszczędzamy powierzchnię potrzebną do archiwizacji. Dodatkowo zyskujemy czas. Szybszy proces wystawiania i dostarczania e-faktur sprawia, że mamy możliwość zaplanowania wydatków z dużym wyprzedzeniem. Poza tym przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużytego papieru. Dzięki temu nasza firma może być postrzegana jako przyjazna środowisku naturalnemu.

Zanim wyślesz e-fakurę



Jeśli chcemy zamienić tradycyjną fakurę na tę bardziej nowoczesną, musimy spełnić kilka ważnych warunków:
  • akceptacja adresata - każdy odbiorca powinien potwierdzić chęć otrzymywania e-faktur. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie i jest ona ważna do odwołania.
  • autentyczność pochodzenia - pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. By spełnić ten warunek, przedsiębiorcy wysyłają dokument e- mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem
  • integralność treści - zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie będą zmanipulowane
  • właściwa archiwizacja - zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej.


Źródło

www.officemanager.pl