Dokumenty online. Zmiany w prawie

 Dokumenty online. Zmiany w prawie
Zmiany w przepisach dotyczących VAT wprowadzone na początku 2013 roku ułatwiają posługiwanie się elektronicznymi dokumentami.

Według nowych przepisów, nie trzeba już zaznaczać, który egzemplarz e-faktury jest oryginałem, a który kopią, zbędny stał się dopisek „VAT” i wystarczy teraz po prostu pisać „Faktura”. Najważniejsze jednak, że dokumenty nie muszą być potwierdzone kwalifikowanymi podpisami ani systemem elektronicznej wymiany danych EDI.

Ważna integralność i autentyczność

Istotne jest, by dokumenty online były autentyczne, integralne i czytelne. Integralność zapewnia format zapisu, a sposób przesłania – autentyczność wystawionego dokumentu. Faktura może więc być zapisana jako PDF, bo taki plik zabezpieczony jest przed edycją i nie można ingerować w jego treść. Może to być także zabezpieczony hasłem dokument Excela. Odpada zaś zwykły format tekstowy czy dokument Worda. Aby faktura została uznana za autentyczną, w praktyce wystarczy przesłać ją z ustalonego, znanego stronom adresu e-mail. Musi być także czytelna od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania.

Wcześniejsze rozporządzenia nakładały również obowiązek przechowywania elektronicznych dokumentów w takiej formie, w jakiej zostały one otrzymane. Powodowało to, że faktura otrzymana drogą elektroniczną i wydrukowana mogła być w różnych sytuacjach uznawana za nieważną. Teraz można ją wydrukować i traktować jak każdą inną fakturę. Zmiany w prawie dotyczą także akceptacji elektronicznej formy otrzymywanych dokumentów. Nie trzeba już pisemnej zgody na taki sposób fakturowania.

Źródło

„Biznes w sieci. Poradnik”, nr 02/2013