Dokumenty oddane w ręce specjalistów z zewnątrz

 Dokumenty oddane w ręce specjalistów z zewnątrz
Nadmiar biurokracji, konieczność zatrudniania wielu specjalistów administracyjnych, czas potrzebny do zarządzania całym cyklem życia dokumentu – to kwestie, które spędzają sen z powiek przedsiębiorcom. Wielu z tych problemów można uniknąć, dzięki zastosowaniu outsourcingu zarządzania dokumentami. Coraz więcej organizacji decyduje się na ten krok.

Sektor usług z zakresu zarządzania dokumentami i tzw. obsługi back-office odnotowuje w ostatnich latach dwucyfrowe wzrosty. Według danych firmy Ipsos z tego rodzaju outsourcingu korzysta już 25 proc. firm. Jakie są główne korzyści z outsourcingu zarządzania dokumentami?

Redukcja kosztów - Tradycyjnie outsourcing stosowany jest wówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są tańsze od wewnętrznych. Ekspert z zewnątrz pracuje tylko wówczas, gdy jest rzeczywiście potrzebny.

Profesjonalizm wykonania - Ekspert skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych, porad innych ekspertów.

Koncentracja na priorytetach – Dzięki skorzystaniu z oferty zewnętrznego dostawcy usług zarządzania dokumentami, pracownicy firmy mogą skupić się na wykonywaniu innych, ważniejszych zadań i celów.

Efektywnie wykorzystany czas

Outsourcing zarządzania dokumentami może skutkować zwiększeniem wydajności przedsiębiorstwa. Firma zyskuje przede wszystkim czas, a osiągnięte korzyści wynikają z efektu skali (outsobiorca realizuje swoje usługi dla co najmniej kilku podmiotów) i koncentracji na podstawowym biznesie (outsobiorca specjalizuje się w tym obszarze, my w swoim). Pracownicy mogą poświęcić swoją energię na realizację celów strategicznych organizacji. Zarządzający powinni jednak trzymać rękę na pulsie jeżeli chodzi o wszystkie działania związane z firmą, również kwestie tzw. „papierologii”. Błędne jest podejście „outsourcowaliśmy to i mamy to z głowy”. Można delegować wiele zadań, ale nie powinno delegować się odpowiedzialności.

Źródło

manager.nf.pl