Audyt procesu realizacji projektów

pixabay.com
pixabay.com
Praca Project Managerów jest bardzo złożona, wymaga wielu umiejętności i zdolności szerokiego spojrzenia na wykonywane obowiązki. Ponadto, realizacja samego projektu również składa się z wielu etapów, które wykonywane są przez różne osoby. Dlatego też, aby nic nie umknęło uwadze Project Managera, warto wdrożyć kontrolę przebiegu realizacji projektów, dzięki której będzie można wychwycić wszelkie nieprawidłowości i rozwiązać problemy.

Z uwagi na złożoność procesu zarządzania projektami każdy audyt prowadzony w celu zbadania jakości i poprawności wykonywanych prac wydaje się być przedsięwzięciem jak najbardziej słusznym. Audyty takie mogą być przeprowadzane przez samych Project Managerów, zespoły złożone z pracowników firmy bądź przez podmioty zewnętrzne. Niezależnie od tego, kto taki audyt będzie wykonywał, warto się do niego odpowiednio przyłożyć, by nie był to stracony czas. Warto również zastanowić się, jaki rodzaj audytu najlepiej będzie odpowiadał potrzebom aktualnie realizowanych projektów. Wyróżnić można przynajmniej kilka rodzajów audytów:

Project performance audyt – jest to rodzaj kontroli prowadzonych działań oraz dokumentów, na których się pracuje. Audyt ten kładzie główny nacisk na ocenę i potwierdzenie zdolności projektu do realizacji określonych celów. Podczas tego typu kontroli prowadzi się również analizę aspektów biznesowych i finansowych, najlepiej wykonywaną przez osobę z zewnątrz.

Pre-project audyt – jest to rodzaj kontroli realizowanej po etapie planowania a przed rozpoczęciem prac projektowych. Audyt ten ma głównie na celu potwierdzenie gotowości do startu projektu, najczęściej wykonywany jest przez samego Project Managera.

Post-project audyt – weryfikacja ta odbywa się po zamknięciu etapu realizacji projektu, gdy założone cele zostały już zaakceptowane. Audyt ten kładzie nacisk na potwierdzenie gotowości do zamknięcia prac związanych z całym procesem realizacji projektu, najczęściej jest wykonywany przez Project Managerów.

Wskazane powyżej trzy rodzaje audytu prowadzone są w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu. Warto natomiast wspomnieć o audycie mającym na celu kompleksowe badanie metodologii zarządzania projektami przyjętymi w firmie. Project management audyt to właśnie taki rodzaj kontroli, która pozwoli ocenić skuteczność wdrożonych metod i ewentualnie je ulepszyć.

Poświęcenie czasu na wykonywanie powyższych kontroli być może będzie nieco uciążliwe, jednak w konsekwencji może uchronić przed popełnieniem istotnych błędów w procesie realizacji projektów. Może więc warto zrealizować prace nieco wolniej, ale za to dokładniej, zwracając uwagę i eliminując wszelkie nieprawidłowości.

Źródło

pmlife.pl