Asystentka wczoraj i dziś

Pracując przez wiele lat w Państwowym Studium Stenotypii i Języków Obcych, określanym często jako „szkoła sekretarek”, byłam świadkiem metamorfozy tego zawodu. Zaryzykuję nawet stwierdzenie, że byłam mimowolnym uczestnikiem tego procesu, biorąc udział w tworzeniu programów nauczania, organizując European Association of Proffessional Secretaries, a potem działając lub sympatyzując z działaniami European Management Assistants, organizacji zrzeszającej asystentki i inne zawody wspomagające kadrę zarządzającą w 20 państwach europejskich. - mówi pani dr Halina Füchsel[1]

Finowie próbowali zdefiniować różnice między zawodem sekretarki i asystentki. Według definicji ich ministerstwa pracy różnica polega jedynie na stopniu samodzielności w wykonywaniu zadań zleconych przez szefa. Czynne asystentki twierdzą, że określenie stanowiska jest uznaniowe i często zależy od zatrudnianej osoby.

Krótko mówiąc, asystentka (asystent) udziela pomocy swojemu mistrzowi w wykonywaniu zadań. Rzeczywistość wskazuje, że zakres tej pomocy zależy od wielu czynników, a przede wszystkim od umiejętności asystentki. Zaryzykuję stwierdzenie, że najważniejszym czynnikiem jest poziom zaufania do jej umiejętności wyrażony przez szefa. Z tym jest różnie:
  • jedni szefowie drobiazgowo sprawdzają poczynania asystentki w zakresie rozwiązania problemu, prosząc np. o przedstawienie projektu pisma przed jego opracowaniem,
  • inni wymagają informacji o poszczególnych etapach działania w podobnej sytuacji: kiedy będzie wysłane, do kogo, e-mailem czy na papierze, a jeśli tak, to na jakim, z czyim podpisem itp.,
  • a jeszcze inni stwierdzają krótko: „Proszę zrobić tak, żeby było dobrze”.


Ci ostatni najpełniej wpływają na rozwój zawodowy asystentki. Z początku bywa to dolegliwe, bo asystentka przyjmuje na siebie odpowiedzialność za sposób wykonywania zadania, ale pozwala jej to na „rozwinięcie skrzydeł”. Tak jest we wszystkich zawodach. Na każdym stanowisku pracy trening czyni mistrza.

Podjęliśmy się zadania trochę „na wyrost”, gdyż asystentki pracują w różnych firmach, mają w nich różny status, a ich praca polega na rozwiązywaniu wielu zagadnień, które mogą być różnie oceniane. To, co w kancelarii prawnej jest priorytetem (np. przygotowanie dokumentacji do podpisania aktu notarialnego), może wcale nie wystąpić w fundacji zajmującej się pomocą osobom niepełnosprawnym.

Ostatnio opowiadała mi asystentka zarządu w dużej korporacji, że rozmowa z ekspertem ds. zwolnień grupowych przebiegała w bardzo chłodnej wręcz wrogiej atmosferze z tego powodu, że posadzono go na wprost okna (zgodnie z zasadami savoir-vivre), ale okno nie było przysłonięte i słońce świeciło mu prosto w oczy, utrudniając rozmowę. Czasami z pozoru nieistotny drobiazg (mimo wysokiego poziomu przygotowania zawodowego) wpływa na skuteczność naszych zabiegów.

Źródło: Halina Füchsel (red. prowadzący): Poradnik asystentki, czyli efektywne zarządzanie biurem