Asystentka w międzynarodowym środowisku

Asystentka w międzynarodowym środowisku - zainspirowane artykułem 4 przykazania dobrej asystentki porównanie współpracy asystentki z szefem, w zależności od jego obszaru kulturowego. Przykłady kultury anglosaskiej, romańskiej, burskiej i oczywiście polskiej. Niejako przy okazji tematu głównego rozróżnienie charakteru pracy asystentki, od asystentki personalnej.

Tytułem wstępu

Kiedy w Polsce zaczynały wyrastać jak grzyby po deszczu, prywatne firmy poszukujące atrakcyjnych i dyspozycyjnych absolwentek z doświadczeniem zawodowym, miałam masę zabawnej lektury. Pracę było łatwo znaleźć, a wymagania pracodawców często ograniczały się do bardzo podstawowych: podawania kawy, odbierania telefonów i ładnego wyglądu. To był dowód na to jedynie, jak raczkujący przedsiębiorcy mało wiedzą o funkcji asystentki. Dziś, w dobie totalnej globalizacji funkcja ta uległa przeobrażeniu. Myślę, że sporo zawdzięczamy inwestorom z krajów, w których wolny rynek ukształtował się znacznie wcześniej. Dziś Asystentka, Sekretarka czy Recepcjonistka, choć nadal nie tak bardzo jakbym sobie tego życzyła, jest postrzegana jako ważne ogniwo spajające organizm firmy ze światem zewnętrznym. Wiele możemy przeczytać na temat cech pożądanych u idealnej asystentki. Oczekujemy, że będzie potrafiła ustawiać priorytety, będzie dobrze zorganizowana, taktowna i wrażliwa na potrzeby pracodawcy.

Sama znajomość języka nie wystarczy

Do powyższych dodałabym jeszcze kilka, które zwykle nabywamy wraz z rosnącym doświadczeniem. Mam na myśli przewidywanie konsekwencji i przysłowiowe już „czytanie w myślach przełożonego”, szybkie reagowanie w sytuacjach kryzysowych i umiejętność pracy w międzynarodowym środowisku. Dziś skupię się na tej ostatniej, gdyż nie kończy się ona jedynie na znajomości języka obcego.

Miałam okazję pracować z osobami różnych narodowości. Z racji innego pochodzenia, każda z nich miała nieco inną mentalność, sposób komunikowania się i nawiązywania relacji w pracy.

Asystentka personalna

Polscy menedżerowie są zazwyczaj bardzo wymagający, rzadko chwalą swoich podwładnych, często zlecają asystentkom załatwianie spraw prywatnych. Wtedy zawsze pojawia się konflikt wewnętrzny, zwłaszcza jeśli istnieje drugi szef, który zleca sprawy typowo służbowe. Myślę, że przyczyną jest słabe rozróżnienie charakteru pracy asystentki, od asystentki personalnej. Kiedy pracowałam z dużej firmie mającej biuro także w Londynie, zadałam koleżance pytanie jak praca asystentki wygląda w ich kraju. W ten sposób dowiedziałam się, że istnieje podział, o którym wspomniałam powyżej. Definiuje on niejako, czego możemy się spodziewać przyjmując posadę tzw. ’’PA’’. To jest właśnie osoba, która zajmuje się wszystkimi sprawami swojego szefa. Pracuje z jedną osobą i jest odpowiedzialna nie tylko za umawianie spotkań służbowych, ale także za organizację wakacji swojego szefa lub pomoc w zakupie prezentów dla rodziny. Wszystko zależy oczywiście od charakteru osoby oraz firmy, dla której PA pracuje. „Zwykła” asystentka zajmie się zazwyczaj załatwianiem jedynie spraw dotyczących firmy.

Kultura komunikacji

Kolejnym zagadnieniem jest sposób komunikowania się ze współpracownikami. Bardzo podobała mi się praca z koleżankami ze Stanów Zjednoczonych, które otwarcie chwaliły mój wkład w działanie firmy. Gdy skrytykowałam samą siebie w rozmowie telefonicznej i przeprosiłam z góry za ewentualne błędy wynikające z braku mojego doświadczenia w sprawach księgowo-podatkowych usłyszałam coś, co odebrało mi mowę. Zostałam pochwalona za pracę, którą wykonuję dla firmy. Zrobiło mi się tak przyjemnie, że chciało mi się więcej pracować. Zazwyczaj dostawałam prosty komunikat, co ułatwiało mi pracę. Trudniej natomiast było mi zrozumieć styl komunikacji anglosaskiej. Wszyscy zwracają się do siebie bardzo miło, są poprawni politycznie, ale wyłuskanie niezadowolenia z całej konwersacji graniczyło dla mnie czasem z cudem. W Wielkiej Brytanii bowiem styl komunikacji jest odmienny od polskiego. Niezadowolenie jest wyrażane w sposób tak subtelny, że dla osoby niewprawionej może pozostać niezauważone. Obywatele Wielkiej Brytanii bowiem nie lubią chyba brać udziału w otwartej konfrontacji. Oznacza to tyle, że uwaga zostanie skonstruowana w sposób ’’zwróć proszę uwagę na…’’ lub ’’czy możesz proszę sprawdzić swoje obliczenia na stronie…’’ aniżeli ’’nie podoba mi się sposób załatwienia tej sprawy’’ lub ’’moim zdaniem, to zostało źle policzone’’. O ile w Polsce komunikat bezpośredni jest powszechnie stosowany, to w Wielkiej Brytanii jest wręcz nieakceptowany i wywołuje nieprzyjemne sytuacje.Współpracuję także z osobami pochodzenia francuskiego. Wiedziona poprzednimi doświadczeniami zdecydowałam się na ostrożne budowanie tej relacji biznesowej. Decyzja była dobra, ponieważ jak się później dowiedziałam, Francuzi nie lubią sytuacji konfliktowych, a wszelkie problemy zazwyczaj starają się rozwiązywać polubownie. To, co my Polacy traktujemy jako twardą wymianę zdań, oni mogą rozumieć jako kłótnię. Stąd krótka droga do niepotrzebnych nieporozumień.

Kiedy już wydawało mi się, że o pracy z obcokrajowcami wiem wystarczająco dużo, na mojej drodze pojawił się klient z Republiki Południowej Afryki. Wtedy okazało się, że w kwestii różnic kulturowych mam jeszcze wiele do nadrobienia. W tej relacji chwalę sobie przede wszystkim bezpośredni komunikat, co się podoba, a co nie. Pewna impulsywność także mi odpowiada, bowiem ja sama często jej ulegam. Jest ona jednak połączona z szybkim przemijaniem, co oznacza wybuch, a potem powrót do serdeczności i uśmiechów. Dlaczego? Po co się gniewać, skoro powiedzieliśmy sobie otwarcie co nam się nie podoba?

Zamiast podsumowania

Na koniec dodam, że powyższe spostrzeżenia dotyczą jedynie sytuacji, w których sama się znalazłam. Jestem daleka od generalizowania, bowiem także w Polsce jest wiele osób, które nie potrafią otwarcie artykułować swoich potrzeb lub chcą być tak miłe, że nigdy nie powiedzą co im naprawdę przeszkadza. Jedno jest pewne, każda narodowość ma pewne cechy wspólne, uwarunkowane kulturą i sposobem wychowania. Nie zakładajmy więc, że skoro ktoś przyjeżdża do Polski z pewnością będzie wiedział jak z nami rozmawiać. Zrozumienie powyższego ułatwi życie każdej asystentce, sekretarce czy recepcjonistce, której przyjdzie pracować z obcokrajowcami.

Zachęcam do dzielenia się swoimi doświadczeniami. Czym dla Was jest praca w środowisku międzynarodowym i jakie wyzwania stawia przed Wami w kontekście komunikacji?