9 kroków do udanej zmiany

 9 kroków do udanej zmiany
Stale zmieniająca się rzeczywistość sprawia, że od biznesowego lidera oczekuje się już nie tylko umiejętności planowania, motywowania i kontrolowania. Musi on umieć coś więcej – musi umieć wprowadzać zmiany i skutecznie zmianami zarządzać.

O tym, że zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie nie jest prostym zadaniem świadczą statystyki. 70 % procent projektów wdrażania zmian kończy się porażką lub nie przynosi pożądanych rezultatów. Ludzie boją się zmian, często stawiają opór. Dlaczego tak się dzieje? Muszą wyjść ze swojej bezpiecznej strefy komfortu. W dodatku nie wiedzą co się stanie, czy w wyniku proponowanej zmiany czegoś nie utracą. Liczne biznesowe przykłady pokazują jednak, że zmiany często wychodzą pracownikom na dobre, w wyniku czego zyskują całe firmy. Co zatem sprawia, że wprowadzanie zmian kończy się fiaskiem? Najważniejszą rolę podczas tego procesu pełni lider – osoba, która zmiany proponuje i próbuje wdrożyć. Nie do przecenienia są tutaj jego umiejętności interpersonalne. Od tego jak zmiany zostaną zakomunikowane w dużym stopniu zależy czy zostaną skutecznie wprowadzone w życie. Najczęściej popełnianym błędem w tej kwestii jest niedostateczne poinformowanie pracowników o celu zmian. Zwyczajnie nie wiedzą oni, po co zmiany mają być wprowadzane. John Kotter - amerykański profesor, autor wielu książek biznesowych, poza niewłaściwą komunikacją, za czynniki utrudniające wprowadzenie zmian uznaje jeszcze m.in.: stworzenie niedostatecznie silnej koalicji liderów zmiany, brak wizji przekształceń oraz brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów. Wiemy jakie są przyczyny porażek. Jak zatem zarządzać zmianami w organizacji, by było to skuteczne? Lider, który wprowadza zmiany powinien pamiętać o kilku zasadach:

Krok 1 – Opracuj wizję. Przy wprowadzaniu zmian niezwykle istotne jest, by osoby, które je wdrażają wiedziały, co będzie na końcu tej nieprostej drogi. Mogą im być rzucane kłody pod nogi i pewnie nie raz się potkną, ale muszą wiedzieć do czego zmierzają. Swoją wizję muszą przekazać pracownikom, którzy powinni otrzymać informację o tym, jakie będą korzyści z wprowadzenia zmian. Dzięki temu łatwiej im będzie zrozumieć zasadność podejmowanych działań. Podwładni muszą widzieć, że zmiany mają sens i nie odbędą się bez ich zaangażowania.

Krok 2 – Zbuduj zespół zarządzający zmianą. Co dwie głowy, to nie jedna. W proces wprowadzania zmian w organizacji warto zaangażować kilka osób. Najlepiej jeśli uda się zebrać ludzi, którzy dobrze znają organizację, mają wiedzę branżową, ale jednocześnie są ekspertami z różnych dziedzin. Pozwoli to na spojrzenie z różnych perspektyw na omawiane kwestie.

Krok 3 – Wywołaj poczucie pilności. Trudno nam będzie przekonać pracowników do zmiany, jeżeli nie będę mieli oni przekonania, że różnego rodzaju przekształcenia czy wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych, jest konieczne. Nie zaleca się straszenia, ale trzeba poinformować pracowników o negatywnych skutkach wynikających z nie wprowadzenia zmian.

Krok 4 – Rozmawiaj z ludźmi. Od dawna wiadomo, że w zarządzaniu niezwykle istotne jest przekazywanie informacji zwrotnej. Osoba wprowadzająca zmiany powinna rozmawiać ze swoim zespołem. Otwarta komunikacja pozwoli na jasne określenie planu działania, rozwianie wszelkich wątpliwości, poznanie punktu widzenia pracowników oraz nie dopuści do powstania ewentualnych problemów. Ważna jest również umiejętność mądrego delegowania zadań. Trzeba zdawać sobie sprawę z decydującej roli, jaką w komunikowaniu zmian swoim pracownikom odgrywają menedżerowie niższego i średniego szczebla. Osoby nie zajmujące najwyższych stanowisk powinny brać udział w tworzeniu standardów. Kierunek zmian powinien jednak wyznaczyć lider.

Krok 5 Traktuj pracowników indywidualnie. Ludzie są różni. Rozwiązanie, które sprawdzi się w przypadku jednej osoby, niekoniecznie przyniesie oczekiwany skutek w przypadku innej. Dlatego bardzo ważne jest by na każdym etapie wprowadzania zmian menedżer słuchał opinii i uwag pracowników, tak by wypracować system pracy satysfakcjonujący obie strony (osobę wprowadzającą zmianę i pracownika, który tę zmianę stosuje).

Krok 6 Motywuj pracowników. By zmiany zakończyły się sukcesem, trzeba przekonać do nich pracowników. Należy tutaj zadbać o to, by byli zmotywowani. Jeśli nie ma możliwości zapłaty za dodatkową pracę lub godziny nadliczbowe, trzeba pomyśleć o bonusach pozamaterialnych, np. możliwości awansu lub podnoszenia kwalifikacji.

Krok 7 – Zwracaj uwagę na małe sukcesy. Zmiany należy wprowadzać stopniowo. Dzięki temu personel będzie mieć czas na przyzwyczajenie się i przystosowanie do nowej sytuacji. Podczas realizacji długofalowej wizji ważne jest też by doceniać krótkoterminowe sukcesy. Warto chwalić i nagradzać pracowników za dobrze wykonaną pracę. Każdy, nawet najmniejszy, sukces pojedynczej osoby ma wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Docenienie małych kroków, ma wartość informacyjną dla przedsiębiorstwa (wiadomo, gdzie zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty) oraz motywującą dla poszczególnych pracowników (udała się mała rzecz, wyjdzie też trudniejsze zadanie).

Krok 8 – Nie spoczywaj na laurach. Praca lidera wprowadzającego zmiany nie powinna skończyć się, gdy zakończą się one sukcesem. Cały czas musi on monitorować sytuację, sprawdzać czy na pewno wszystkie rozwiązania działają i reagować na zaistniałe trudności. Poza tym powinien myśleć, jak jeszcze można udoskonalić pracę.Krok 9 Stwórz nową kulturę. Jeżeli uda się przekonać pracowników do zmian, prawdopodobnie uda się stworzyć zespół ludzi: nie myślących schematycznie, otwartych na nowe cele i wyzwania oraz dążących do rozwoju osobistego i rozwoju firmy, w której pracują.

Dla wielowymiarowego sukcesu

Ponieważ bardzo trudno jest zmienić ludzkie nawyki i przyzwyczajenia, trudno jest wprowadzić zmiany w organizacji. Nie wystarczy o zmianie poinformować, trzeba ją odpowiednio zarządzić. Dzięki temu łatwiej będzie przewidzieć jej rezultaty. Zarządzanie zmianą wymaga silnego przywództwa. Lider powinien nieustannie widzieć cel zmian i powinien zadbać by cel ten widzieli również pracownicy, których zmiana dotyczy. Poza tym przywódca musi zdawać sobie sprawę z tego, że wprowadzanie zmian to proces długotrwały. Musi być przestrzeń na planowanie, dyskusję, korygowanie informacji oraz informację zwrotną. W zarządzaniu zmianą doskonale sprawdza się metoda małych kroków i nagradzanie pojedynczych sukcesów. Wszystko to zwiększa szansę na wielowymiarowy sukces całej organizacji.

Aleksandra Kolasa