6 zasad bezpiecznego niszczenia danych w biurze

Badania firmy HSM pokazują, że aż 23% doradców finansowych nie dysponuje procedurami z zakresu ochrony danych. Z kolei aż 11% pracowników wyrzuca dokumenty bezpośrednio do kosza. W celu zminimalizowania ryzyka wycieku cennych informacji z przedsiębiorstwa, warto wdrożyć sześć głównych zasad bezpiecznego niszczenia danych.

  1. Stwórz zasady niszczenia danych w biurze. Dobrą praktyką jest stworzenie dokumentu zawierającego wytyczne obowiązujące podczas niszczenia danych w firmie. Każdy nowy i obecny pracownik powinien z takim dokumentem się zapoznać; warto także pomyśleć o przeprowadzeniu szkolenia w tym zakresie.
  2. Określ, czy dane niszczyć na miejscu czy na zewnątrz. Utylizacja dokumentów w przedsiębiorstwie jest jedynym sposobem, który zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych i eliminuje ryzyko ich kradzieży. Warto jednak wiedzieć, że na rynku działa wiele firm oferujących tego typu usługi. Można uczestniczyć w procesie niszczenia dokumentów lub zażądać dowodów ich zutylizowania.
  3. Określ kategorie niszczonych nośników. Należy zwrócić uwagę, na jakich nośnikach zapisywane są dane w firmie. Warto wziąć pod uwagę wyniki tych obserwacji podczas zakupu niszczarki. Ważne, by sprzęt umożliwiał utylizację wszystkich nośników, którymi posługuje się przedsiębiorstwo.
  4. Określ klasy ochrony niszczonych dokumentów. Przed niszczeniem dokumentów, należy wskazać jakiego rodzaju dokumenty są przetwarzane w firmie, co zdeterminuje ich klasę ochrony. W zależności od nadanej klasy ochrony dokumenty trzeba niszczyć w urządzeniu spełniającym określony stopień bezpieczeństwa.
  5. Wybierz urządzenia adekwatne do określonej klasy ochrony dokumentów. Należy dobrać sprzęt odpowiedni dla poszczególnej klasy ochrony danych. Każda klasa wskazuje właściwe dla niej trzy stopnie bezpieczeństwa oraz definiuje siedem stopni tajności. Im wyższy stopień tajności, tym większe poczucie bezpieczeństwa.
  6. Określ miejsca niszczenia dokumentów oraz model urządzeniowy działów. Warto zastanowić się nad lokalizacją miejsca, w którym będą utylizowane dokumenty. Dokonując wyboru w tym zakresie, należy wziąć pod uwagę klasy i poziomy ochrony oraz stopnie bezpieczeństwa, jakich wymagają poszczególne dokumenty i nośniki.


Źródło