12 zasad skutecznych negocjacji

Negocjacje to trudna sztuka. Skutecznej komunikacji biznesowej można się jednak nauczyć. Trzeba tylko pamiętać o kilku ważnych zasadach.

Podstawą nowoczesnego biznesu jest umiejętność zawierania korzystnego porozumienia. Dotyczy to zarówno negocjacji z partnerami biznesowymi, jak i rozmów z pracownikami i klientami. Jak osiągnąć zamierzone cele, zachowując jednocześnie dobre relacje z rozmówcami? Oto kilka przydatnych rad:

1. Przygotuj się – eksperci zgodnie twierdzą, że na sukces negocjacji składa się przede wszystkim dobre przygotowanie. Przed przystąpieniem do stołu trzeba zrobić dokładną analizę drugiej strony. Przygotowując się do negocjacji powinieneś skupić się na trzech rzeczach: aktualnej sytuacji podmiotu (firmy), z którym podejmujesz negocjacje, ocenie pozycji partnerów oraz osobach negocjatorów. Jeżeli w grę wchodzi np. firma handlowa, poznaj jej politykę, historię rozwoju, sprawdź, jaką ma pozycję na rynku, obroty, zyski, strukturę sprzedaży i zakupów. Doświadczeni negocjatorzy wiedzą, że przygotowania trwają znacznie dłużej niż same rozmowy. Dobry research to podstawa! Dysponując wiedzą na temat firmy z którą chcemy współpracować, nie tylko możesz zrobić dobre wrażenie na początku, ale też w trakcie negocjowania warunków, łatwiej Ci będzie modyfikować cele i punkty odejścia.

2. Zastanów się, co chcesz osiągnąć – musisz wiedzieć, jakie cele chcesz zrealizować podczas negocjacji. Sporządź listę kluczowych spraw, które powinny być rozstrzygnięte. Najlepiej by była ona jak najbardziej szczegółowa. Ustalając priorytety powinieneś wziąć pod uwagę dotychczasowe rozmowy z kontrahentami (jeżeli takie były) oraz porady ekspertów. Podstawą dobrych negocjacji jest analiza własnych interesów.

3. Zdobądź jak najwięcej informacji na temat rozmówców – przed przystąpieniem do negocjacji warto nie tylko dowiedzieć się jak najwięcej rzeczy na temat firmy, ale też dobrze jest uzyskać jakieś informacje na temat przedstawicieli tejże instytucji. Inaczej bowiem negocjuje się z osobą konkretną, która nie lubi wodolejstwa i ma dla nas tylko kilka minut, bo śpieszy się na kolejne spotkanie; a inaczej z kimś wylewnym, emocjonalnym i skłonnym do dygresji.

4. Miej alternatywę – przed przystąpieniem do negocjacji rozważ wszystkie możliwości inne niż obecnie negocjowana transakcja, które zaspokoją Twoje potrzeby i interesy w podobny sposób. Z alternatywą w kieszeni poczujesz się pewnie, będziesz mniej zestresowany i bardziej odważnie przedstawisz swoje propozycje. Ważne jest, abyś wiedział jaka jest twoja BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) – czyli alternatywa, najlepszy sposób działania, który zaspokoiłby twoje interesy, gdybyś nie podszedł do negocjacji lub zerwał je. Jak mamy dobry plan B, możemy nawet postawić wszystko na jedną kartę i odejść od stołu.

5. Ustal wcześniej, kiedy powiesz stop – jest to ważne zwłaszcza podczas negocjowania warunków finansowych. Zastanów się wcześniej na co absolutnie nie możesz się zgodzić np. poniżej jakiej kwoty nie zejdziesz. Pamiętaj o własnych potrzebach i interesach.

6. Weź pod uwagę różne scenariusze wydarzeń – dzięki temu będziesz przygotowany na różne ewentualności. Scenariusz optymistyczny zakłada, że osiągniemy wszystko na czym nam zależało lub jeszcze więcej niż chcieliśmy. Scenariusz realistyczny to taki, kiedy zrealizujemy nasze cele, ale kosztem pewnych ustępstw. W scenariuszu pesymistycznym zaś powinniśmy skupić się na osiągnięciu naszego minimum, na tym, by wygrać to, co jest możliwe.

7. Wejdź w buty drugiej strony – jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji, zastanów się co i dlaczego będzie chciał osiągnąć nasz partner biznesowy. Trzeba przeanalizować jego cele i interesy. Warto spojrzeć szerzej i odpowiedzieć na pytania: Czy ma on jakąś alternatywę do wyboru, poza naszą propozycją? Jeśli tak, to jakie? Można też pomyśleć, co my mamy takiego do zaoferowania, czego nie mają inni, biorąc przy tym pod uwagę przebieg dotychczasowej współpracy oraz strategię firmy, którą reprezentujemy. Podczas rozmowy dopytuj rozmówcę o jego intencje i sposób postrzegania sytuacji. Dzięki temu łatwiej Ci będzie przekonać go do swoich racji.

8. Aktywnie słuchaj – parafrazuj, upewniaj się, że dobrze zrozumiałeś. Sam też dbaj o to, żeby być zrozumianym.

9. Bądź elastyczny – koncepcja negocjacji opiera się na dążeniu do kompromisu. Dąż do tego, aby obie strony siedzące przy stole były zadowolone. Pozycja nasza lub partnera może się zmieniać nawet w trakcie prowadzenia rozmów. Dlatego pamiętaj o swoich interesach, ale też bądź otwarty na propozycje drugiej strony. Dobrze jest pomyśleć też, jak my byśmy negocjowali, gdybyśmy byli na miejscu osoby, z którą rozmawiamy. Łatwiej nam będzie wtedy, podczas rozmowy przewidzieć następny krok partnera.

10. Pamiętaj: negocjacje to nie walka – nie traktuj negocjacji zero-jedynkowo – wygrana – przegrana, bo przez to tracisz możliwości zaspokojenia swoich interesów. Koncentrowanie się na swoim stanowisku i zmuszanie drugiej strony do poddania się doprowadzi raczej do konfliktu niż konstruktywnych rozwiązań.

11. Podejdź do sprawy kreatywnie – postaraj się znaleźć kilka twórczych opcji, które będą zaspokajać zarówno Twoje potrzeby, jak i drugiej strony. Pamiętaj, że w negocjacjach chodzi o najlepsze rozwiązania i pokonywanie wspólnych problemów, a nie stawianie na swoim.

12. Unikaj konfliktów - skuteczna metoda negocjacji prowadzi nie tylko do mądrych rozwiązań, ale też do dobrych relacji między stronami. Dlatego w trakcie negocjacji bardzo ważne jest panowanie nad emocjami. Postaraj się zachować pokerową twarz i spokojnie przedstawić swoje propozycje i towarzyszące im argumenty. W trakcie negocjacji, nie atakuj rozmówcy i nie stosuj tonu oskarżycielskiego. W przeciwnym razie, cel spotkania zamieni się na walkę i wzajemne punktowanie kosztem merytorycznych rozwiązań.

Źródło