Wyniki sondy na temat wykorzystania systemów wspierających zarządzanie projektami i portfelem projektów w polskich firmach

Fundacja Governica przygotowała przy współpracy merytorycznej z firmą WHITECOM benchmark wykorzystania systemów wspierających procesy projektowe i portfelowe w polskich organizacjach. Sonda została przeprowadzona z wykorzystaniem formularza internetowego. Poniżej prezentujemy pełne wyniki badania. Zachęcamy także do zapoznania się z infografiką przedstawiającą najważniejsze wnioski z sondy.

Spis treści

Wprowadzenie

Formularz został wypełniony przez osoby reprezentujące 66 firm i instytucji, w których projekty odgrywają znaczącą rolę. Respondenci reprezentują branże:

  • informatyczną, w tym producentów oprogramowania, usługodawców, doradztwo (22 firmy),
  • finansową, w tym banki, ubezpieczenia i inne usługi finansowe (11 firm),
  • produkcję, w tym spożywczą, motoryzacyjną i farmację (10 firm),
  • handel i usługi, w tym sieci detaliczne, e-handel, usługi transportowe i medyczne (7 firm),
  • budownictwo i energetyka (6 firm),
  • telekomunikacyjną, obejmującą dostawców usług telekomunikacyjnych (5 firm),
  • instytucje państwowe, w tym urzędy, spółki Skarbu Państwa i uczelnie (5 instytucji).


Istotnym punktem odniesienia dla benchmarku był czas działania PMO w danej organizacji. Przyjęliśmy przedziały:
  • dłużej niż 10 lat (9 firm),
  • 6-10 lat (10 firm),
  • 3-6 lat (19 firm),
  • 1-3 lat (11 firm),
  • poniżej 1 roku (6 firm),
  • oficjalnie jeszcze nie ma takiej jednostki (11 firm).


Wykorzystanie systemów wspierających procesy projektowe i portfelowe



Całościowy obraz, bez podziału na branże i czas funkcjonowania PMO w firmie, wykorzystania systemów wspierających procesy projektowe i portfelowe w polskich organizacjach przedstawia poniższy wykres. Pytaliśmy o korzystanie z systemu lub systemów wspierających PMO i Kierowników Projektów w dziedzinie:

  • zarządzania projektami (np. system do harmonogramowania projektów)
  • zarządzania portfelem projektów (np. system do zbierania, analizy i priorytetyzacji projektów przy zachowaniu ograniczeń budżetowych czy zasobowych)
  • zarządzania zasobami (np. system do przydzielania zasobów organizacji do projektów oraz określania dostępności zasobów organizacji w czasie)
  • pracy w projektach, przechowywania dokumentacji (np. dyski sieciowe z folderami projektowymi, intranetowe witryny projektowe)


Można było wybrać więcej niż jedną odpowiedź, podać własną lub poinformować, że nie funkcjonuje żadne wyspecjalizowane narzędzie.



Wyniki pokazują, że tylko bardzo niewielki odsetek firm nie korzysta z żadnego wyspecjalizowanego narzędzia, mimo że aż w 17% ankietowanych organizacji nie funkcjonuje PMO jako formalna jednostka. Okazuje się, że narzędzi nie wykorzystują także nieliczne firmy z dłuższym stażem (1-6 lat).

Najwięcej organizacji (85%) korzysta z rozwiązań wspierających bieżące działania projektowe, przechowywanie dokumentacji itp. Można się spodziewać, że są one wykorzystywane również w innych obszarach działalności operacyjnej, nie tylko w projektach. W drugiej kolejności firmy korzystają z narzędzi do zarządzania projektami. Wykorzystuje je ok. 75% firm.



Czas funkcjonowania PMO w organizacji zasadniczo wpływa na wykorzystywanie narzędzi do zarządzania zasobami i portfelem projektów. Wpływ na narzędzia do pracy w projekcie mieści się w granicach błędu metody.

Bardzo interesujący jest wpływ na wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami. Nawet w organizacjach, gdzie formalnie nie istnieje PMO, narzędzia te wybiera ponad 60% ankietowanych, aby po jego wprowadzeniu wzrosnąć do 100%, co jest przejawem znaczącej formalizacji działania. W miarę dojrzewania organizacje koncentrują się na coraz bardziej zaawansowanych narzędziach, których moduły zapewniają tę funkcjonalność. W przedziale 6-10 lat organizacje osiągają najwyższą dojrzałość, stąd „powrót” do narzędzi wspierających zarządzanie projektami. Organizacje o stażu ponad 10 lat zaczynają stopniowo ewoluować w kierunku podejścia zwinnego, stąd odnotowuje się kolejną falę spadku. Podobne zjawisko obserwowane jest w przypadku narządzi do zarządzania portfelem projektów.

Odmienne trendy występują w przypadku narządzi do zarządzania zasobami. Ponad 50% organizacji nie posiadających biura projektów zarządza zasobami poszczególnych projektów (prawdopodobnie przy okazji zarządzania zasobami departamentów). Po wprowadzeniu PMO bardziej zaawansowane podejście (pula zasobów portfela projektów) powoduje zmianę wymagań na narzędzie, stąd liczba wykorzystujących rośnie niejako od nowa.

Rozwiązania kompleksowe vs. oddzielne narzędzia



Kolejne pytanie, które zadaliśmy respondentom dotyczyło kompleksowości narzędzi.Z narzędzia kompleksowego korzysta 18 firm (29%), natomiast oddzielne narzędzia wykorzystują43 firmy (69%). Jedna firma do zarządzania projektami stosuje narzędzia przygotowane w MS Excel.



PMO, jak wszystkie inne komórki, sukcesywnie ewoluuje, a do zachodzących zmian dostosowywane są narzędzia. Nie wiedząc, jak szybko i daleko zajdą zmiany, trudno jest kupić „docelowe” narzędzie wspierające. Wdrażanie rozwiązań następuje więc kilkakrotnie w tym okresie. Efekty pokazuje poniższy wykres, prezentujący procent firm stosujących lub nie rozwiązania kompleksowe w podziale na czas funkcjonowania PMO w firmie.

Ciekawie prezentuje się wysoki (30%) wynik rozwiązań kompleksowych w organizacjach, w których oficjalnie nie ma jeszcze PMO. Wynika to prawdopodobnie z potrzeby organizacji do usystematyzowania obszaru projektów, zaś praktyka pokazuje, że często łatwiej jest wdrożyć system niż utworzyć nową komórkę organizacyjną w firmie. To mogą być systemy wdrożone np. w IT, kontrolingu, czy departamencie strategii, i w przyszłości utworzone zostanie PMO.

Nie zaobserwowano korelacji wykorzystania rozwiązań kompleksowych bądź nie w zależności od branży.



Wybór rozwiązań ze względu na formę implementacji



Sprawdziliśmy również, w jaki sposób korzysta się z omawianych narzędzi w organizacji. Dowiedzieliśmy się, że:
  • w 5 firmach (8% badanych) jest to rozwiązanie desktopowe - tylko na komputerze portfolio managera/szefa PMO,
  • w 46 firmach (74% badanych) jest to rozwiązanie lokalne, w postaci systemu zainstalowanego na serwerach firmy, dostępne z sieci lokalnej,
  • w 11 firmach (18% badanych) jest to rozwiązanie chmurowe, w postaci systemu zainstalowanego na serwerach producenta, dostępne przez Internet.




Poniższy wykres przedstawia, jak zmienia się charakter korzystania z rozwiązań w zależności od czasu funkcjonowania PMO w organizacji.



Sonda pokazuje, że z czasem zmniejsza się wykorzystanie narzędzi desktopowych, najpierw na rzecz rozwiązań chmurowych, a następnie rozwiązań lokalnych. 80% organizacji funkcjonujących od 6 do 10 lat i 90% organizacji funkcjonujących dłużej korzysta z rozwiązań lokalnych. Pozostałe z tych firm korzystają z rozwiązań chmurowych. Z rozwiązań desktopowych nie korzystają organizacje, w których nie ma PMO, ponieważ tym samym nie ma szefa PMO.

Wybór producenta narzędzi



Ostatnie pytanie dotyczyło wiodącego producenta narzędzi PMO działających w organizacji. Sugerowaliśmy kilku największych, dając równocześnie możliwość dopisania innych. Sonda wskazała Microsoft, jako jedynego posiadającego znaczące udziały w rynku – jego rozwiązania stosuje 53% ankietowanych. Reszta rynku jest podzielona pomiędzy dostawców dużych (CA Technologies, HP, Oracle, SAP, itp.) – w sumie 14%, oraz małych i średnich, w tym open source (np. P2ware Planner Suite, JIRA, Bugzilla) – w sumie 33%. W ostatniej grupie znalazły się również własne narzędzia, np. opracowane z wykorzystaniem arkusza MS Excel.



Bardzo podobny rozkład występuje bez względu na czas istnienia PMO, przy czym bardzo nowe organizacje w zasadzie nie stosują dużych systemów.

Warto zwrócić uwagę na przedstawiony poniżej rozkład wybranych producentów ze względu na branżę firmy, w której PMO działa. W instytucjach państwowych wśród wszystkich udzielonych odpowiedzi 80% wskazywało na Microsoft i 20% na innych dużych dostawców, przy czym żadna z firm państwowych nie korzysta z usług małych producentów. Przeciwnym biegunem jest branża IT (i w mniejszym stopniu branża finansowa), gdzie zdecydowanie dominują mali dostawcy, oprogramowanie Microsoft jest drugim w kolejności wybieranym rozwiązaniem, a inne duże firmy niewielkim procentem uzupełniają stosowane możliwości.



Podsumowanie



Z powyższego badania wynika, że organizacje są świadome potrzeby wspierania obszaru projektów przez systemy IT, nawet przy braku wyspecjalizowanej komórki, jaką jest PMO. Niezależnie od stażu istnienia PMO w organizacji, pośród takich systemów dominują rozwiązania firmy Microsoft instalowane na lokalnych serwerach. Widać też rosnące zainteresowanie rozwiązaniami opartymi na chmurze, szczególnie wśród organizacji zainteresowanych uruchomieniem PMO.

Wyniki badania wskazują na duży potencjał optymalizacji systemów działających w organizacjach, gdzie PMO funkcjonuje od wielu lat; zwykle PMO w czasie swojego funkcjonowania wdraża nowe usługi, ma coraz większe potrzeby zbierania danych czy raportowania, w wyniku czego do oryginalnego rozwiązania dokładane są kolejne systemy – to uzasadniałoby malejącą tendencję rozwiązań kompleksowych już po 1 roku od uruchomienia PMO w organizacji. Dokonanie optymalizacji istniejących rozwiązań, czy aktualizacja do rozwiązania kompleksowego mogą znacząco poprawić funkcjonowanie organizacji, np. zmniejszając pracochłonność projektowej i portfelowej „biurokracji”.

Ciekawą obserwacją jest fakt, że organizacje najpierw wdrażają systemy, a dopiero później PMO. Warto zwrócić uwagę, że dobrze zdefiniowane procesy w organizacji (w czym pomaga wdrożenie PMO) powinno być podstawą do automatyzacji procesów w narzędziach IT. Z naszych doświadczeń doradczych wynika, że najlepszą formą rozwoju firmy w tym zakresie jest przygotowanie i później realizacja planu rozwoju PMO, który jasno określa funkcje, procesy i systemy, które będą wspierały kierowników projektów i wszystkie osoby zaangażowane w procesy zarządzania projektami i portfelem projektów w firmie w codziennej pracy.