Mit wielozadaniowości

Wydaje się, że wielozadaniowość, czyli umiejętność robienia wielu rzeczy na raz, to umiejętność pożądana w wielu zawodach. Badania wskazują jednak, że codziennie marnujemy aż 30% swojego czasu na przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami.

Jak ustrzec się błędów?

Gdy robimy wiele rzeczy na raz nierzadko zdarza się, że nasza koncentracja spada i ostatecznie nie jesteśmy zadowoleni z efektów. Jest to niebezpieczne zwłaszcza, gdy pracujemy nad jakimś ważnym projektem. Jak do tego nie dopuścić?

  • U stal priorytety i kończ to, co zacząłeś - W większości wypadków kolejne zadanie, którego się podjęliśmy wcale nie było aż tak istotne. Tak naprawdę nic nie stało na przeszkodzie, byśmy najpierw dokończyli swoje działanie, a dopiero potem zajęli się kolejnymi. Dlatego tak ważne jest ustalenie tego, które zadania są najważniejsze do wykonania, a które mogą poczekać.


  • Nie rozpraszaj się - Teoretycznie, telefon od klienta, który odbieramy np. podczas przygotowywania ważnego raportu, zajmuje nam 3 minuty. - W praktyce jednak potrzebujemy później nawet 20 minut, by wrócić do poziomu 100% swojego zaangażowania. Czyli ta krótka rozmowa kosztowała nas nie 3, a nawet 23 minuty. Tak duże marnotrawstwo szybko okazać się może widoczne – mówi właściciel CEO Solutions.


  • Wyeliminuj „przeszkadzajki” – Powinniśmy zastanowić się, co tak naprawdę wybija nas na co dzień z rytmu i jaki w rzeczywistości mamy na to wpływ. Przeszkadzający koledzy w pracy, radio grające na parapecie, dźwięk dzwoniącego telefonu czy wyskakujące na ekranie powiadomienie o nowej wiadomości e-mail? Większość z tych elementów da się łatwo wyeliminować. Na początek warto wprowadzić zasadę „złotej godziny”, podczas której skupiamy się wyłącznie na wykonywanym zadaniu. Sygnały dźwiękowe pozostają wtedy wyłączone, powiadomienia dezaktywowane, a współpracownicy poproszeni o nieprzeszkadzanie.


  • Nie zostawiaj najważniejszych rzeczy na ostatnią chwilę - Najważniejsze czynności należy wykonywać z samego rana. Wtedy bowiem nasz umysł jest świeży i wypoczęty, a dodatkowo mamy możliwość racjonalnego projektowania swojego czasu na cały dzień.


  • Podziel zadania na części - Kolejną rzeczą, którą z pewnością powinniśmy sobie przyswoić, jest umiejętność dzielenia dużych, absorbujących zadań na mniejsze, realne do osiągnięcia etapy.


  • Ważne zadania wykonuj po kolei – Jeżeli zaczynamy jednocześnie realizację kilku istotnych zadań, nie tylko będziemy się rozpraszać, ale też istnieje duże prawdopodobieństwo, że czegoś nie skończymy. Narażamy się tym samym nie tylko na stratę czasu (i nierzadko pieniędzy), ale także na stres i frustrację.


Wielozadaniowość tak, ale

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy wielozadaniowość jest dobra czy zła. Na pewno nie jest wskazane wykonywanie wielu czynności jednocześnie i ciągłe reagowanie na bodźce płynące z otoczenia, w sytuacji, gdy pracujemy nad ważnym projektem, który wymaga stuprocentowej koncentracji. „Mniejsze” zadania można wykonywać jednocześnie. Zawsze powinniśmy jednak przeanalizować swoje indywidualne możliwości koncentracji i starać się pracować tak, by nadmiernie nie tracić czasu, na rzeczy mało istotne.

Linki sponsorowane

  • Agile Management 2014 - konferencja poświęcona zwinnym (ang. agile) koncepcjom zarządzania, która odbędzie się 18-19 września w Warszawie. W jej trakcie mowa będzie między innymi o wielozadaniowości.


Źródło