Jaki jest nasz zawód?

Wydaje się, że jest to nowy trend w stale ewoluującym profilu tego zawodu. Rola osób zajmujących się administracją jest podkreślana w wielu krajach i na różnych kontynentach. European Management Assistant – Poland otrzymuje zaproszenia na szkolenia „rozsiane” dosłownie po całym świecie. We wrześniu i październiku 2014 r. odbyło się szereg szkoleń w następujących miejscach:

• Australia w mieście Canberra,
• Botswana – miasto Gabarone,
• RSA – Johanesburg,
• UK – Londyn,
• USA – Nowy Jork,
• UEA (czyli Zjednoczone Emiraty Arabskie) – Dubaj
• Zambia – Livingstone.

Taki stan rzeczy ilustruje potrzeby organów i ludzi zajmujących się administrowaniem. Mogłoby się wydawać, że kwalifikacje osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjnych w wymienionych wyżej krajach będą różne z uwagi na różnice międzykulturowe i stopień rozwoju ekonomicznego. Tymczasem tematyka tych szkoleń jest podobna.

Zajrzyjmy, jaką tematykę proponują organizatorzy w różnych krajach.

1. Organizatorzy stawiają na umiejętność systematycznego przybliżania związku teorii z praktyką poprzez SREDIM, czyli:
• S –Select the area/process that requires attention (wybierz obszar/proces, który wymaga rozwoju) nasi trenerzy określają ją jako zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów).
• R – Record the current situation (odnotuj bieżącą sytuację).
• E – Examine and analyse the existing situation (przeanalizuj bieżącą sytuację)
• D – Develop, design and evaluate alternative solutions (zaprojektuj, opracuj i oceń alternatywy rozwiązań)
• I – Implement the chosen solution (wdróż wybrane rozwiązanie).
• M – Maintain and monitor the implemented solution (utrzymuj i monitoruj

wdrożone rozwiązanie)

1. Rodzaje struktur organizacyjnych oraz porady dotyczące procesów zarządzania we wszystkich jego fazach.
2. Monitorowanie, mierzenie i porównywanie efektywności przepływu informacji.
3. Zmieniająca się rola pracownika biurowego m.in. określanie ryzyk i ich eliminowanie.
4. Planowanie, zestawianie, unikanie i eliminowanie sytuacji kryzysowych.
5. Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów.

W zakresie relacji międzynarodowych są proponowane następujące tematy:

1. Szeroko pojęte ćwiczenia w zakresie języka angielskiego – wymowa, ton, rozmowy telefoniczne, pytania i wyjaśnienia, wyrażanie opinii, dyskusje.
2. Ćwiczenia w zakresie korespondencji biznesowej w tym netykieta.
3. Pisanie sprawozdań i protokołów (w tym z użyciem narzędzi rejestracji głosu).

No i oczywiście public relations bez których żadna firma nie może istnieć. W tym zakresie tematyka jest podobna do tematów proponowanych na naszych szkoleniach:

1. Rodzaje środków PR i adekwatne do sytuacji ich wykorzystanie.
2. Postępowanie w sytuacjach kryzysowych..
3. Wykorzystanie internetu.
4. Efektywne wywiady.
5. Dostosowanie środka PR do rodzaju i celów organizacji.

Omówione wyżej tematy zajmują 4 dni szkolenia. Końcowy (piąty) dzień warsztatów obejmuje zaprojektowanie warsztatów zarządzania z uwzględnieniem następujących elementów:

• Podstawy i definicja projektu oraz jego fazy, zespół realizujący, identyfikacja ryzyk itp.
• Przygotowanie i wprowadzenie w życie projektu – określenie czasu, „kamieni milowych” i „ścieżek krytycznych”, ustalenie systemu kierowania, budżetu.
• Struktura zespołu – role i odpowiedzialność.
• Prowadzenie ćwiczeń kluczowych dla zarządzania – style zarządzania, efektywna komunikacja, eliminowanie konfliktów.
• Monitorowanie i kontrolowanie projektu.
• Identyfikowanie sytuacji kluczowych w realizacji projektu i przewidywanie ryzyk.
• Przewidywanie i określanie „klęsk” w realizacji projektu.

U nas taka tematyka stanowi treść rocznych studiów podyplomowych „Menedżer Zarządzania Procesami Jakościowymi i obejmuje ponad 200 godzin wykładów i warsztatów. Zagraniczni organizatorzy przeznaczają na nią z górą 40 godzin. Zatem zakładają, że uczestnicy warsztatów posiadają szeroką bazę wiedzy na temat zarządzania, aby ono było nie tylko efektowne, ale także efektywne. Stąd nasuwa się spostrzeżenie, że nie traktują wyższych studiów dla asystentek jak niepotrzebny balast.

Niestety na podstawie doświadczeń zbieranych przy okazji otwarcia takich studiów w Warszawskiej Szkole Zarządzania-Szkole Wyższej dowiadujemy się, że praca sekretarki i asystentki nie wymaga specjalistycznych studiów, wystarczą odpowiednie warunki fizyczne. Tak przynajmniej wynika z opinii niektórych menedżerów. Twierdzą oni, że sekretarkom-asystentkom „w głowach się poprzewracało”. No cóż, Polska zawsze stała mądrością przysłów i nieodparcie nasuwa się powiedzenie „jaki pan, taki kram”.