Jaka jest naprawdę wartość informacji?

Wielu Czytelników zapewne nie uwierzy, że taka sytuacja mogła się zdarzyć w kraju, którego przedstawiciel stoi na czele Rady Europejskiej, a spośród ponad 400 wyższych uczelni prawie połowa wiąże się w jakiś sposób z organizacją i zarządzaniem. A jednak zdarzyło się...

Spis treści

Odsłona I

Pewna krajowa bardzo znana instytucja zapragnęła obywatelskich konsultacji w kwestii organizacji. Na miejsce spotkania wybrano salę w Parlamencie. Spotkaniu miały patronować zacne instytucje naukowe, państwowe, pozarządowe, a spotkanie mieli uświetnić przedstawiciele tychże instytucji. Po ustaleniu terminu i miejsca spotkania ukazały się całostronicowe zaproszenia w prasie na ten temat: wymieniano cele spotkania, nazwiska i stanowiska zaproszonych gości, porządek obrad itd.

Odsłona II

Niestety zapomniano o jednym ważnym szczególe, nie podano informacji, o której godzinie rozpoczyna się to spotkanie. Przedstawicielka NGO zajmującego się od niemal 100 lat organizacją i zarządzaniem chciała koniecznie wziąć udział w spotkaniu, ale nigdzie nie było e-maila, ani telefonu do organizatora. Zadzwoniła więc do działu ogłoszeń jednej z gazet, które umieściły ogłoszenie. Odpowiedziano jej, że za treść ogłoszeń gazeta nie odpowiada, a poza tym nie mają takich informacji.

Odsłona III

Następny telefon wykonała do Parlamentu, ale tam dowiedziała się, że należy zapytaćw administracji, ponieważ to oni wynajmowali salę, więc wiedzą, jaki jest czas spotkania. Uzyskała odpowiedź: „nie udzielamy informacji o spotkaniach organizowanych przez instytucje zewnętrzne”.

Odsłona IV

Z następnego telefonu (do koleżanki pracującej w Sejmie) dowiedziała się, że zwykle sale wynajmowane są od godziny 9.00, co nie zawsze oznacza, że o takiej porze rozpoczyna się spotkanie. Instytucja, która wynajęła salę musi mieć czas na aranżację Sali do swoich potrzeb.

Podsumowanie

W tym „ciągu” niedoinformowania zawiniło wiele osób:
  • organizator spotkania,• przewodniczący obrad,
  • wynajmujący salę,
  • osoba dająca ogłoszenie do prasy
  • oraz inne osoby, które miały to „zaproszenie” w rękach i nie zauważyły braku tej jakże istotnej informacji.


Wnioski

Z obserwacji takich zdarzeń wnoszę, że główną winą została obarczona sekretarka lub asystentka. W zasadzie z dwóch powodów:
  1. w hierarchii wymienionych osób pracujących nad projektem ona znajduje się najniżej,
  2. to jej zadaniem jest dbałość o szczegóły w dużym przedsięwzięciu. Spotkanie rozpoczęło się o 11.00, kilkadziesiąt osób straciło mnóstwo czasu...