Jak redagować studium wykonalności?

na materiałach z www.pleszka.pl
na materiałach z www.pleszka.pl

Jak redagować studium wykonalności?

W zgodnej ocenie wszystkich, którzy mieli okazję pisać studium wykonalności, łatwo podczas tego złożonego procesu popełnić błąd decydujący o jakości całej pracy. Dlatego warto pamiętać, że są sposoby, które ułatwiają redagowanie takiego dokumentu.

Dlaczego redagowanie studium wykonalności jest trudne?

Pamiętam jak dziś, szczere zdziwienie pewnego mojego klienta, po tym jak oświadczyłem mu, że nie jestem w stanie "trzasnąć mu studyjka" w trzy dni. Po dłuższej rozmowie zrozumiał, że to nie moja fanaberia, a po prostu w tak krótkim czasie nie dałoby się sensownie zredagować studium dla dużego projektu (o którym klient miał zresztą dość wstępne wyobrażenie).

Niestety, ciągle (aczkolwiek coraz rzadziej) spotyka się podejście, sprowadzające studium do "szablonowego eurokwitu" wymaganego w związku z finansowaniem z Funduszy UE. A każdy kto zetknął się z tematem potwierdzi, że Studium wykonalności nie jest dokumentem prostym, standardowym i łatwym w redakcji. Wynika to moim zdaniem z dwóch powodów:
  1. Pojęcie „wykonalność” ocenia przedsięwzięcie z różnych perspektyw. Studium wykonalności. Jest zatem dokumentem przekrojowym, łączącym w spójną całość wyniki wielu różnych analiz m.in. technicznej, ekonomicznej, organizacyjnej. Jako, że nie istnieją "przedsięwzięcia wykonalne z założenia", wynik tej analizy jest jest kluczowy dla decyzji inwestycyjnej: potwierdzenia, że przedsięwzięcie osiągnie zakładane cele w istniejących uwarunkowaniach.
  2. Praca nad studium nie jest bynajmniej liniowa. Podczas analizy wykonalności zdarzają się zmiany koncepcji i nawroty, a może się okazać wręcz, że przedsięwzięcie jest niewykonane. Można ten proces zobrazować w postaci poniższego algorytmu:




Studium jest dokumentem przekrojowym, którego zawartość można podzielić logicznie na 4 części (które mogą być oczywiście w rożny sposób odwzorowane w danym dokumencie), realizowane w procesach o odmiennym charakterze:
  1. W części diagnostycznej, realizujemy badania weryfikujące stan aktualny w obszarze przedsięwzięcia, w szczególności zagadnienia wymagające rozwiązania, a także wpływ otoczenia na przedsięwzięcie. Badania i analizy obejmują też konsultacje i warsztaty z interesariuszami przedsięwzięcia;
  2. Cześć koncepcyjna, to zdefiniowanie celów przedsięwzięcia (jako sposobów rozwiązania zdiagnozowanych zagadnień), określanie rezultatów, produktów i korzyści z realizacji przedsięwzięcia. W przypadku projektów finansowanych ze środków UE to tu oceniamy zgodność przedsięwzięcia z celami właściwej polityki UE i jego wpisywanie się mechanizmy danego strumienia finansowania projektów;
  3. Część analityczna, to sporządzenie analizy wykonalności przedsięwzięcia (TELOS) na podstawie możliwych wariantów rozwiązania problemów opisanych w części koncepcyjnej, w kontekście uwarunkowań, trendów i najlepszych praktyk;
  4. Część planistyczna, to zaplanowanie przedsięwzięcia dla wariantu optymalnego ustalonego w wyniku analizy TELOS.


Jak zorganizować prace nad studium wykonalności?

Biorąc pod uwagę powyższe, chciałbym zaproponować pewien schemat organizacji pracy nad studium wykonalności. Jest to model, w którym następuje rozdzielenie (ale nie oddzielenie!) prac redakcyjnych od prac merytorycznych (o charakterze badawczym, koncepcyjnym, analitycznym i planistycznym). Model ten opiera się na utworzeniu Redaktora Studium jako roli wspomagającej Kierownika Projektu / Kierownika Programu.



W modelu tym Kierownik odpowiada za wykonywanie wszystkich czynności zarządzania projektem/programem tak, aby zapewnić osiągnięcie jego celów w ramach założonego zakresu prac, w założonym czasie oraz budżecie. Kierownik nadzoruje również od strony merytorycznej opracowywanie studium.

Kierownikowi podlegają specjaliści opracowujący za merytoryczne opracowanie poszczególnych części studium. Ich liczba i role pełnione w procesie, różnią się zależnie od wielkości i specyfiki przedsięwzięcia. Może oczywiście być tak, że dana osoba spełnia kilka ról. Najczęstsze role obsadzane przez dedykowane osoby to te, które wymagają wiedzy wysoko specjalistycznej:
  • Specjalista ds. analizy finansowej - co obejmuje analizę finansową i ekonomiczną;
  • Specjalista ds. analizy środowiskowej – w przypadku sporządzenia analizy oddziaływania na środowisko;
  • Specjalista ds. analizy technicznej – zajmujący się opracowaniem technicznej propozycji rozwiązania;
  • Specjalista ds. prawnych – wspierający prace w obszarze analizy instytucjonalno-prawnej.


To są oczywiście najczęściej spotykane przypadki. W dużych i złożonych przedsięwzięciach, studia sporządzają zespoły składające się z kilkunastu specjalistów z różnych dziedzin. Właśnie w dużych i złożonych projektach szczególnie sprawdza się rola Redaktora wspomagającego Kierownika w obszarze zadań związanych z:
  • Nadzorem nad terminowością i jakością redagowanych dokumentów cząstkowych („wsadów”);
  • Weryfikacją jakości studium jako całości i badaniem jego zgodności z wymaganiami dla tego typu dokumentów obowiązujących w danym naborze;
  • Redagowaniem całości dokumentu studium na bazie zatwierdzonych materiałów i zarządzaniem jego wersjami
  • Końcową redakcją i weryfikacją studium i przekazanie studium do zatwierdzenia


Podsumowanie

Model "z Redaktorem", został zweryfikowany przeze mnie praktycznie w pracy nad kilkoma studiami. Nie jest on oczywiście pozbawiony wad: ustalenia wymaga zwłaszcza kwestia komunikacji w takim zespole po to, aby uniknąć "dwuwładzy". Niemniej sprawdza się praktycznie, zwłaszcza w dużych i złożonych projektach, w których Redaktor wspomagany przez własny zespół, pozwala Kierownikowi skopić się na merytorycznej wartości dokumentu.