Czy sekretarka to asystentka

25 stycznia mieliśmy „Międzynarodowy Dzień Sekretarki”. Z tej okazji były kwiaty, prezenty i dobre słowa dla sekretarek i asystentek, wywiady w radio, jednym słowem docenienie osób pracujących w tym zawodzie. Świetnie, tylko, że to są w większości „półprawdy” – ani on międzynarodowy, bo wymyślili go Amerykanie dla siebie, ani sekretarki, bo odnosi się do nieco innego zawodu. W Europie dzień ten jest obchodzony w różnych terminach w różnych krajach od stycznia (w Polsce 15 stycznia), do maja (w Słowenii). Artykuł niniejszy to zbiór refleksji pani dr Haliny Füchsel, doradcy Zarządu EUMA-POLAND.

Spis treści

Zdniem IAAP

IAAP (ang. Stowarzyszenie Association of Administrative Professional), zostało założone w 1942 jako NSA, czyli National Secretaries International w USA. To Stowarzyszenie jeszcze dwukrotnie zmieniało nazwę: w 1982 zmieniono nazwę na PSI – Professional International Association, a następnie w 1998 roku, na wspomniane wyżej IAAP.

Stowarzyszenie zrzesza „profesjonalistów administracji”, którzy (jak to definiuje statut) „pracują na różnych stanowiskach pracy, począwszy od asystentki administracyjnej poprzez asystentkę wykonawczą (ang. executive assistant), sekretarkę, sekretarkę wykonawczą (ang. executive secretary), informacyjno-administracyjnego koordynatora, biurowego administratora oraz wielu innych stanowiskach”.

Do obowiązków tych pracowników należy: odpowiedzialność za realizację administracyjnych zadań i koordynacja informacji dla zapewnienia wsparcia biura związanego z działaniem w otoczeniu i dla otoczenia. Równocześnie dbają one swój personalny i profesjonalny rozwój w wybranej dziedzinie zawodowej.

Według międzynarodowej klasyfikacji

ISCO, czyli Międzynarodowy Standard Klasyfikacyjny Zawodów, jest narzędziem służącym do ustalania grup zawodowych stosownie do zadań i obowiązków podejmowanych w pracy. W ISCO-88 są dwa tytuły zawodowe określające pracę sekretarki i asystentki z odpowiednimi tytułami tj. sekretarki – 4115 oraz administracyjne sekretarki i związane z nimi zawody – 3431. Widzimy więc, że tytuły różnią się nieznacznie, ale poziom kompetencji jest znacząco różny. Ta pierwsza jest klasyfikowana jako urzędnik biurowy z odpowiednimi umiejętnościami, ta druga – jako administracyjny profesjonalista w różnych dziedzinach.

Dobre praktyki

Ogólnie możemy powiedzieć, że zadania asystentki są bardzo zróżnicowane. Jedne z nich są uniwersalne dla wszystkich krajów i firm, inne charakterystyczne dla kraju, firmy, poziomu zarządzania, stanowiska lub specyfiki pozycji.

W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie rozwiązano spory kompetencyjne między asystentkami, ich szefami, mediami w prosty sposób, dzieląc stanowiska asystenckie na:
  • asystentki prawne - po prawniczych studiach zawodowych, czyli po uzyskaniu przynajmniej tytułu licencjata,
  • asystentki medyczne - w dawnej nomenklaturze była nazwa felczer, którą nadawano po 3 latach studiów medycznych,
  • asystentki administracyjne - przynajmniej po licencjacie w zakresie prawa i administracji itd.


Taki podział umożliwia dobre przygotowanie do zawodu (i nikt się nie dziwi temu, że asystentka nie wie wszystkiego z każdej dziedziny). Nikt nikomu nie wchodzi w drogę, nie obśmiewa publicznie braku odpowiednich kwalifikacji, bo one są różne w różnych dziedzinach pracy.

Profesjonalne przygotowanie

Płaszczyzna zawodowa w pracy asystentki, poza działalnością wynikającą z dziedziny wiedzy, obejmuje wszystkie atrybuty pracy biurowej oraz niektóre elementy zarządzania, takie jak np. planowanie, organizowanie, kontrola. W zależności od tego, jaki jest szef, te elementy układają się w różny sposób. Na pewno główne decyzje są zastrzeżone dla zwierzchników, ale np. zaplanowanie czynności, ustalenie terminów, przygotowanie stosownej dokumentacji mogą być traktowane jako działania decyzyjne. Byłam kiedyś świadkiem rozmowy asystentki medycznej z lekarzem, podczas której ona grzecznie poprosiła o to, aby miała wyłączność w ustalaniu terminu zabiegu. Wtedy, gdy robił to lekarz i asystentka zdarzyło się, że pacjentowi ustalono dwa terminy operacji.Bardzo trudno jest więc przeprowadzić rozdzielenie czynności decyzyjnych od czynności odtwórczych, bo zależą od konkretnych okoliczności. Ponadto będą z pewnością występowały w różnych proporcjach i konfiguracjach.

Warszawska Szkoła Zarządzania-Szkoła Wyższa (która jako jedyna uczelnia ma specjalizację „zarządzanie biurem” zamierza otworzyć wkrótce rekrutację na studia podyplomowe „Organizacja i zarządzanie pracą w biurze wg standardów europejskich”. W ten sposób będzie można wypełnić lukę pomiędzy przygotowaniem „uczelnianym” i przygotowaniem zawodowym.