Zapasy

Zapas – określona miarami ilościowymi lub wartościowymi ilość dóbr znajdująca się w ściśle określonej lokalizacji, które na chwilę obecną nie są wykorzystywane, lecz ich obecność pozwoli na osiągnięcie określonych celów [1].

Spis treści

Składowe części zapasów

Materiały



Stanowią niezbędny składnik w prowadzeniu procesu produkcyjnego. Brak materiałów może prowadzić do przestojów w tymże procesie, a w związku z tym do generowania wysokich kosztów.

Celem nabycia materiałów przez jednostkę (zwłaszcza wytwórczą) jest użytkowanie ich w procesie produkcyjnym. Z punktu widzenia podmiotu gospodarczego, do materiałów zalicza się zakupione od obcych kontrahentów lub też wyprodukowane przez komórki pomocnicze własnego przedsiębiorstwa: surowce i inne materiały podstawowe, materiały pomocnicze, paliwa, części zamienne służące do naprawy maszyn i urządzeń, opakowania. Do materiałów zaliczyć można również produkty uboczne i odzyski, jakie otrzymała firma w procesie produkcji czy likwidacji środków trwałych w sytuacji gdy kwalifikują się one do zużycia na własne potrzeby lub do sprzedaży.

Cechy charakterystyczne materiałów:
  • konieczne do wykonywania procesu produkcji wedle ustalonego harmonogramu;
  • można transportować je masowo co wiąże się z obniżeniem kosztów;
  • można je składować jako zapas bezpieczeństwa i/lub dla celów spekulacyjnych.

Towary



Wytworzone przez konkretną jednostkę i stanowiące jej własność wyroby gotowe lub usługi przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym, znajdujące się w magazynach lub punktach sprzedaży. Sprzedaż towarów dokumentowana jest fakturą, rachunkiem lub paragonem. Wydawanie natomiast, zwłaszcza w jednostkach hurtowych, jest dokumentowane dowodem wydawania towarów Wz.

W ewidencji materiały i towary księguje się w cenach nabycia, kosztach wytworzenia lub w cenach zakupu. W ciągu roku obrotowego mogą być one ujmowane również w stałych cenach ewidencyjnych.

Produkcja w toku



Niedokończone produkty lub usługi, które ulegną przekształceniu w trakcie cyklu operacyjnego w wyroby lub usługi gotowe. Do produkcji w toku zalicza się także niezakończone inwestycje.

Dla kredytodawcy produkcja w toku jest najmniej pożądaną formą zapasów, gdyż materiały i surowce podlegają zwrotowi do dostawcy bądź sprzedaży hurtowej, wyroby gotowe można zbyć na rynku natomiast produkcja w toku nie posiada de facto dla nikogo żadnej wartości. Gdy dochodzi do likwidacji przedsiębiorstwa generuje ona najmniej środków pieniężnych, co zmusza firmę do finansowania jej z własnych zasobów wchodzących w skład kapitału obrotowego.

Cechy charakterystyczne produkcji w toku:
  • złożona z wyrobów będących w trakcie produkcji;
  • uzależniona od technologii procesu produkcji;
  • podlega redukcji poprzez zarządzanie zapasami w systemie Just In Time

Wyroby gotowe



Końcowy etap w trójstopniowym procesie produkcji. Zalicza się je do najłatwiej zbywalnej, czyli najbardziej płynnej, kategorii zapasów. W procesie operacyjnym, w momencie sprzedaży, ulegają przekształceniu w należności z tytułu dostaw i usług. Istotne jest, aby obrót nimi był zharmonizowany z istniejącym w danym okresie popytem rynkowym. Zbyt długie pozostawanie wyrobów gotowych w składzie może przyczynić się to do zmniejszenia ich wartości użytkowej lub handlowej. Zbycie takich wyrobów jest bardzo trudne i wymaga od działu sprzedaży zwiększonego wysiłku lub też w ostateczności obniżki ceny wyrobu.

Cechy charakterystyczne wyrobów gotowych:
  • ich przeznaczeniem jest sprzedaż na rynku;
  • posiadanie ich odpowiedniej ilości jest gwarantem uniknięcia niedoborów;
  • w przypadku zakupów spontanicznych zwiększają sprzedaż.


Zarządzanie zapasami

Racjonalne gospodarowanie zapasami wymaga, aby utrzymywać je na możliwie jak najniższym poziomie ze względu na fakt, iż generują one istotne koszty. Z drugiej zaś strony utrzymanie ciągłości produkcji i sprzedaży zmusza przedsiębiorstwa do utrzymania pewnego minimalnego ich poziomu. Nieprawidłowa gospodarka zapasami prowadzi do generowania zapasów nadmiernych i zbędnych, które generują koszty

Koszty

Spośród kosztów związanych z zarządzaniem zapasami można wyróżnić trzy grupy:
  • koszty utrzymywania zapasów;
  • koszty uzupełniania zapasów;
  • koszty braku zapasów.

Koszty utrzymania zapasów

Do kosztów utrzymania zapasów zalicza się:
  • koszty kapitałowe – utraconych korzyści z kapitału;
  • koszty magazynowania (personel, amortyzacja budynków, zużycie materiałów pomocniczych, czynsze);
  • koszty przeładunku i przemieszczania zapasów;
  • koszty ubezpieczenia;
  • koszty zużycia i starzenia się zapasów.

Koszty uzupełniania zapasów

Koszty zamawiania (uzupełniania) – powstają w wyniku składania i realizacji zamówień. Dotyczą założenia i odbioru zamówienia, korespondencji wewnątrz firmy, rozmów telefonicznych, odbioru przesyłek.

Koszty braku zapasów

Grupa kosztów wyróżniana w niektórych rozważaniach dotyczących zarządzania zapasami. Uwzględniają one m.in. koszt utraty klienta związane z niezrealizowanym zamówieniem.



Bibliografia

  • Małgorzata Wyczesana: Zapasy, Encyklopedia zarządzania
  • Zapasy, Wikipedia pl
  • S. Krzyżaniak: Podstawy zarządzania zapasami w przykładachInstytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2005
  • A. Dębska - Rup: Rachunkowość kapitałowa spółek handlowych, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1999
  • R. Patterson: Kompendium terminów z zakresu rachunkowości i finansów, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce Warszawa 2002
  • M. Bonham (red.): Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej w interpretacjach i przykładach, Wydawnictwo prawnicze LexisNexis Sp. z o.o, 2005
  • I. Olchowicz: Podstawy rachunkowości część I, Difin, Warszawa 1996
  • T. Waśniewski, W. Gos: Rachunkowość przedsiębiorstw tom II, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa 2002
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.