Wykorzystanie samochodów prywatnych

Wykorzystanie samochodów prywatnych – wykorzystanie samochodów prywatnych w celach służbowych powinno być odpowiednio udokumentowane. Pracodawca ma różne możliwości rozliczania tego typu wydatków w zależności od tego, czy przejazdy dotyczą podróży lokalnych, czy zamiejscowych.

Spis treści

Przejazdy lokalne

Zwrot Kosztów używania przez pracownika w celach służbowych prywatnego samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru, wymaga podpisania między pracodawcą a pracownikiem umowy cywilnoprawnej. Rozliczając te koszty w ramach przejazdów lokalnych, Pracodawca może stosować:
  • miesięczny ryczałt pieniężny,
  • rozliczać faktycznie przejechane kilometry.

Ryczałt miesięczny



Rozliczenia dokonywane na podstawie miesięcznego ryczałtu powinny odbywać się po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać:
  • dane dotyczące pojazdu: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny,
  • określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podroży służbowej lub innej nieobecności,
  • określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziesta drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podroży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Limit kilometrów ustala Pracodawca. Istnieją jednak pewne ograniczenia. Z zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten nie może przekroczyć:
  • 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.


Limit dla pojazdów w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, ale nie może przekroczyć 1.500 km. Natomiast w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołowa lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony maksymalnie do 3.000 km.

Kilometrówka

W przypadku obliczania kilometrówki pracownik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Koszty przejazdów pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
  • dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm — 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm — 0,8358 zł,
  • dla motocykla — 0,2302 zł,
  • dla motoroweru — 0,1382 zł.


Stawki te ulegają zmianie zgodnie z planowanym średniorocznym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych, ustalonym w ustawie Budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa.

Podróże zamiejscowe



W przypadku podróży służbowej (delegacji), na wniosek pracownika, Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd pracownika prywatnym środkiem transportu. Przyznanie ryczałtu za jazdy lokalne nie wyklucza osobnego rozliczania kosztów wyjazdów zamiejscowych (tzw. "delegacji"), ponieważ jeden wyjazd do odległej o 150 km miejscowości pochłonąłby cały miesięczny limit pracownika (300 km w miejscowościach do 100 tysięcy mieszkańców). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot Kosztów przejazdu zgodnie z faktycznie przejechanymi kilometrami.

Rozliczanie podróży zamiejscowych zazwyczaj dokonuje się w oparciu o odległości na mapach drogowych. Dopuszczalne jest wyznaczenie jako miejsca początku lub końca podróży służbowej nie siedziby firmy pracodawcy, tylko miejsca zamieszkania pracownika.

Konsekwencje podatkowe

Wypłacane pracownikowi kwoty, z tytułu użytkowania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych, nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu[1]. Podlegają one natomiast opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy. Zarówno ryczałt miesięczny, jak i kilometrówka, nie podlegają oskładkowaniu. To samo dotyczy jazd zamiejscowych, które nie podlegają również opodatkowaniu[2].

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.