Wykaz akt

Wykaz akt – jeden z podstawowych normatywów organizujących pracę biurową (inne to Instrukcja kancelaryjna i Instrukcja archiwalna). Służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jako pomoc w pracy kancelaryjnej (biurowej) zaczęto używać go w początkach XIX wieku.

Spis treści

Systemy wykazu akt



  • alfabetyczno–rzeczowy wykaz akt - jeden z pierwszych systemów, teczki przechowywane były alfabetycznie,
  • wykaz akt strukturalnych - polega on na tym, że każda komórka organizacyjna zakładu tworzy na własny użytek odrębny spis Dokumentów (akt). W tym obrębie akta ułożone są w zależności od znaczenia. Z wykazami z innych komórek tworzy wykaz akt dla całego zakładu,
  • jednolity rzeczowy wykaz akt - obecnie najpowszechniejszy. Jest to druga podstawowa norma regulująca organizacją biurowości w danej jednostce organizacyjnej (pierwszą jest Instrukcja kancelaryjna, do której stanowi on najczęściej załącznik uzgadniany w podobnym trybie).

Jednolity rzeczowy wykaz akt



Stanowi on jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu lub instytucji, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku ich działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Dzieli całość wytwarzanej w danej instytucji dokumentacji na maksymalnie 10 grup zasadniczych oznaczonych symbolami od 0 do 9, klasy pierwszego rzędu i kolejnych rzędów dzielą się na dalsze klasy, przy czym ich liczba, w zależności od potrzeb może być mniejsza od 10. Pierwsze 4 klasy pierwszego rzędu wykazu akt obejmują zawsze tylko tzw. akta typowe, tzn. występujące we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Klasami tymi są grupy rzeczowe akt obejmujące:

0 – Zarządzanie

1 – Kadry

2 – Środki rzeczowe

3 – Ekonomikę

Każda z klas pierwszego rzędu dzieli się na klasy drugiego rzędu, które obejmują hasła już bardziej szczegółowe, przez dodanie do symbolu klasyfikacyjnego pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0-9, tj. 00-99. Tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu nie oznaczają jeszcze tytułów teczek, ponieważ byłyby one zbyt ogólne i nieadekwatne do ich treści. Dlatego klasy drugiego rzędu ulegają dalszemu podziałowi, w wyniku czego możemy otrzymać klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu można, w miarę potrzeby, tworzyć klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000-9999 i klasy dalszych rzędów.

Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem (symbolem) akt, co klasy końcowe w wykazie. Akta tematycznie jednorodne z różnych komórek organizacyjnych instytucji będą posiadały ten sam symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) i tytuł teczki, tj. nazwę hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt. Wyróżniać je będą symbole literowe, niekiedy cyfrowe, stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. Dlatego zalecane jest, aby poszczególne komórki urzędu czy innej instytucji sporządziły dla własnych potrzeb szczegółowy wyciąg z wykazu akt, który będzie zawierał tylko odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne występujące w ich działalności.

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Przykładowy wykaz akt typowych (załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych)

Bibliografia

  • Wykaz akt, Wikipedia pl
  • S. Kłysa (red.): Archiwistyka praktyczna dla archiwów zakładowych, Wydawnictwo Ośrodek Szkolenia Archiwistów Zakładowych, Poznań 1986
  • Z. Pustuła (red.): Porządkowanie zasobu archiwów zakładowych państwowych jednostek organizacyjnych, Warszawa 1989.
  • W. Maciejewska (red.): Polski Słownik Archiwalny, Warszawa - Łódź 1974
  • Z. Pustuła (red.): Kancelaria i archiwum zakładowe, Wydawnictwo Archiwum Państwowe, Warszawa 2000
  • M. Jarząbek (red.): Polski Słownik Archaizmów, Warszawa 1999
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.